5S: TUTTI DEVONO PARTECIPARE

Una premessa di successo

Le 5S sono un approccio alla risoluzione degli sprechi aziendali che solleva immediatamente una domanda: “Chi deve portare avanti un piano 5S?”.

Molte discussioni si sono focalizzate sui meriti della gestione top-down rispetto a quella bottom-up, ma affrontare la questione in questi termini significa non cogliere il punto. La gestione top-down non funziona se chi riceve gli ordini non opera in sintonia con la direzione. Allo stesso modo, è impossibile ottenere i benefici della gestione bottom-up senza l’impegno dei vertici aziendali.

In definitiva, il successo di un business si basa sempre su un concetto: è uno sport di squadra. Ogni persona deve conoscere il proprio ruolo e svolgerlo al meglio. Nelle squadre migliori, ciascun membro sa quale è il suo compito e lo porta avanti con determinazione.

L’effetto sinergico

Le squadre veramente eccellenti non sono composte esclusivamente da stelle. Nel calcio, ad esempio, un buon centravanti è inutile senza un rifinitore di talento, così come una solida difesa serve a poco senza un centrocampo capace di contenere gli attacchi avversari. La forza di una squadra risiede nella combinazione dei talenti, grandi o piccoli, che la compongono.

Un team eccezionale è più della somma delle sue parti: 1+1 può fare 3. Questo principio è spesso ricordato nelle tecniche di management per illustrare il concetto di valore aggiunto del lavoro di squadra. Al contrario, se i membri di un team perseguono obiettivi contrastanti o remano contro l’azienda, il risultato complessivo può essere inferiore alla somma delle singole prestazioni.

Per questo motivo, molte aziende giapponesi promuovono da decenni attività di qualità e partecipazione totale che coinvolgano tutti i lavoratori. Tuttavia, i risultati non sono sempre uniformi, a dimostrazione che questa è una sfida complessa.

Da qui nasce la necessità di creare un interesse diffuso attorno all’approccio delle 5S, trasformandolo in un movimento di base che cresca e si diffonda capillarmente. Questo movimento è indispensabile per coinvolgere tutti, consentendo di ottenere risultati significativi in tempi ragionevoli.

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Le cose difficili sono facili, ma le cose facili sfuggono

Se visiti industrie giapponesi, americane, tedesche o francesi che hanno adottato le 5S e il Visual Management, troverai molti cartelli che esortano a seguire i principi delle 5S, in particolare le prime tre: sgomberare, ordinare e pulire. Tuttavia, la diffusione di questi messaggi non garantisce risultati uniformi.

Le 5S sembrano semplici da capire e mettere in pratica. Perché, allora, è così difficile applicarle in modo sistematico e duraturo?

• Sembrano troppo facili: molte persone le sottovalutano, pensando che non richiedano impegno.
• Mancanza di formazione: spesso chi le adotta non riceve una preparazione adeguata e continua nel tempo.
• Approcci superficiali: chi insegna le 5S a volte si concentra esclusivamente sugli aspetti tecnici senza conoscere a fondo le attività svolte nelle aree di lavoro. Questo limita la capacità di riconoscere ed eliminare gli sprechi nascosti nei processi.

Se non sai o non vuoi applicare le 5S, potresti non essere in grado di svolgere correttamente neanche altri lavori più complessi. Questa affermazione potrebbe sembrare provocatoria, ma riflette una realtà comune: molte aziende non adottano le 5S o lo fanno solo in modo superficiale.

Anche nelle aziende dove le 5S sono formalmente applicate, è difficile verificare se il lavoro viene svolto davvero seguendo le procedure operative standard (SOP). L’unico modo è misurare i risultati finali. Tuttavia, se le apparecchiature di misurazione e ispezione non sono mantenute in condizioni impeccabili, è impossibile garantire l’accuratezza del lavoro.

In sintesi, anche i compiti più complessi devono partire dalle 5S. Per quanto possano sembrare “piccole cose”, è fondamentale non trascurarle e garantire che tutti contribuiscano alla loro implementazione.

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L’azienda che non gestisce le 5S va male

Osservando luoghi di lavoro non performanti, emergono alcune caratteristiche comuni:

• Relazioni interpersonali pessime.
• Ambiente di lavoro cupo, con personale esausto e alti tassi di assenteismo.
• Mancanza di suggerimenti per il miglioramento dei processi.
• Morale basso e qualità del lavoro scadente.
• Postazioni disordinate, strumenti fuori posto e materiali inutilizzati accumulati senza criterio.

Le 5S sono il primo indicatore dello stato di salute di un’azienda.

Quando vengono applicate correttamente, tutto funziona meglio. Quando vengono abbandonate, emergono problemi più grandi che avvelenano l’ambiente lavorativo.

Lo stato delle 5S rappresenta quindi una cartina di tornasole per valutare rapidamente l’efficienza di un luogo di lavoro.

Implementare le 5S è un passo essenziale per creare un ambiente di lavoro più ordinato, produttivo e motivante.

Lo Stato delle 5S: Una Finestra sulla Salute Aziendale

Osservare le condizioni delle 5S in un’azienda offre una visione precisa della sua salute organizzativa. Come consulente con anni di esperienza sul campo, posso affermare che il livello di implementazione e mantenimento delle 5S fornisce indicazioni affidabili sulla situazione generale.

Spesso mi capita di visitare aziende che sono al secondo o terzo tentativo di applicare le 5S. Alcune aree risultano efficienti e ben mantenute, altre invece mostrano un progressivo abbandono delle pratiche, mentre altre ancora sembrano essere in uno stato di stallo totale, come “malati terminali” di inefficienza.

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Azione e Reazione Senza Prevenzione

Nell’osservare il management aziendale, emerge spesso uno schema ripetitivo: gran parte del tempo viene dedicata a risolvere problemi già manifestati, cercando di “aggiustare” le cose con scelte rapide e a volte miopi.
Tuttavia, molte delle problematiche affrontate hanno cause semplici e facilmente risolvibili, se intercettate per tempo. Una soluzione che avrebbe richiesto 30 minuti all’inizio, finisce per richiedere tre giorni una volta che il problema si aggrava.
Perché questo accade così frequentemente? Si dice che “un grammo di prevenzione valga un chilo di cura”. Ignorare i segnali iniziali, come una scintilla o un’esca per un incendio, porta a situazioni critiche che richiedono interventi complessi.

Agire solo sui risultati visibili è inefficace senza un’analisi delle cause profonde. Le 5S ci insegnano proprio questo: spostare l’attenzione dai sintomi alle origini dei problemi, prevenendo il loro ripetersi attraverso una gestione meticolosa e continua.

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Le 5S Come Fondamenta di un’Azienda Sana

Nel modello della “casa Toyota”, la standardizzazione è alla base di tutto. Le 5S giocano un ruolo cruciale nella creazione e nel mantenimento degli standard operativi, sia a livello macro che micro.
Creare un ambiente ergonomico, efficiente e ben organizzato è essenziale per garantire la qualità dei prodotti. Questo richiede attenzione a dettagli apparentemente insignificanti, come l’uso di materiali privi di impurità o il corretto serraggio di bulloni.

Trascurare queste piccole accortezze non genera immediatamente difetti evidenti, ma con il tempo le conseguenze diventano ineludibili. L’attrito nei macchinari, vibrazioni anomale o un aumento del tasso di difetti sono solo alcuni segnali di una gestione superficiale. Questi problemi tendono a crescere come una valanga, diventando difficili da arrestare se non rilevati in tempo.

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Affrontare le Cause, Non Solo i Sintomi

La mancanza di urgenza nel risolvere piccoli problemi quotidiani conduce a crisi ricorrenti. Spesso, invece di esaminare e correggere le cause sottostanti, si reagisce ai sintomi con panico e soluzioni temporanee, aggravando la situazione.
Per spezzare questo ciclo, è fondamentale analizzare le incongruenze nelle procedure operative, incoraggiare il rispetto degli standard e migliorare il controllo operativo dei processi. Le 5S devono essere percepite non come semplici strumenti, ma come un fondamento indispensabile per il successo aziendale.

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5S: EVERYONE MUST PARTICIPATE

A Successful Premise
The 5S is an approach to solving business waste that immediately raises the question: “Who should lead a 5S plan?”
Many discussions have focused on the merits of top-down management versus bottom-up management, but addressing the issue in these terms means missing the point. Top-down management does not work if those receiving the orders are not in sync with the management. Similarly, it is impossible to achieve the benefits of bottom-up management without the commitment of the company’s leadership.
Ultimately, the success of a business is always based on one concept: it is a team sport. Everyone must know their role and do it well. In the best teams, each member knows their task and pursues it with determination.

The Synergistic Effect

Truly excellent teams are not made up only of stars. In soccer, for example, a good striker is useless without a talented playmaker, just as a solid defense is not very useful without a midfield capable of containing the opposing attacks. The strength of a team lies in the combination of talents, big or small, that make it up.
An exceptional team is more than the sum of its parts: 1+1 can make 3. This principle is often recalled in management techniques to illustrate the concept of added value through teamwork. Conversely, if team members pursue conflicting goals or work against the company, the overall result can be less than the sum of individual performances.
For this reason, many Japanese companies have promoted quality activities and total participation involving all workers for decades. However, results are not always uniform, proving that this is a complex challenge.
Hence, the need to create widespread interest around the 5S approach, turning it into a grassroots movement that grows and spreads widely. This movement is essential to engage everyone, allowing for meaningful results in reasonable timeframes.

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Difficult Things Are Easy, But Easy Things Slip Away

If you visit Japanese, American, German, or French industries that have adopted the 5S and Visual Management, you will find many signs urging adherence to the principles of the 5S, especially the first three: Sort, Set in Order, and Shine. However, the spread of these messages does not guarantee uniform results.
The 5S seem easy to understand and put into practice. So why is it so difficult to apply them systematically and sustainably?

• They seem too easy: many people underestimate them, thinking they require no effort.
• Lack of training: often, those who adopt them do not receive adequate and continuous training.
• Superficial approaches: those who teach the 5S sometimes focus solely on technical aspects without a deep understanding of the activities performed in the work areas. This limits the ability to recognize and eliminate hidden wastes in processes.
  If you do not know or do not want to apply the 5S, you might not be able to perform other, more complex tasks correctly either. This statement may seem provocative, but it reflects a common reality: many companies do not adopt the 5S, or they do so only superficially.
  Even in companies where the 5S are formally applied, it is difficult to verify if the work is really done according to the standard operating procedures (SOP). The only way is to measure the final results. However, if measurement and inspection equipment is not maintained in impeccable conditions, it is impossible to ensure the accuracy of the work.
  In summary, even the most complex tasks must start with the 5S. As small as they may seem, it is crucial not to neglect them and ensure that everyone contributes to their implementation.

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A Company That Doesn’t Manage the 5S Is in Trouble

By observing non-performing workplaces, some common characteristics emerge:

• Poor interpersonal relationships.
• A gloomy work environment with exhausted staff and high absenteeism rates.
• Lack of suggestions for process improvements.
• Low morale and poor work quality.
• Untidy workstations, misplaced tools, and unused materials accumulated haphazardly.
  The 5S are the first indicator of a company’s health. When properly applied, everything works better. When abandoned, bigger problems arise that poison the work environment.
  The state of the 5S is, therefore, a litmus test for quickly assessing the efficiency of a workplace.
  Implementing the 5S is a crucial step in creating a more organized, productive, and motivating work environment.
  The State of the 5S: A Window into Corporate Health
  Observing the conditions of the 5S in a company offers a clear view of its organizational health. As a consultant with years of field experience, I can affirm that the level of implementation and maintenance of the 5S provides reliable indications about the overall situation.
  I often visit companies that are on their second or third attempt to implement the 5S. Some areas are efficient and well-maintained, others show a gradual abandonment of practices, and still others appear to be in a state of complete stagnation, like “terminally ill” with inefficiency.

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Action and Reaction Without Prevention

When observing business management, a repetitive pattern often emerges: a large part of the time is spent solving already manifested problems, trying to “fix” things with quick and sometimes short-sighted choices.
However, many of the problems addressed have simple causes that could be easily solved if detected early. A solution that would have required 30 minutes at the beginning ends up taking three days once the problem worsens.
Why does this happen so frequently? It is said that “an ounce of prevention is worth a pound of cure.” Ignoring early signs, like a spark or a fire starter, leads to critical situations that require complex interventions.
Acting only on visible results is ineffective without an analysis of the root causes. The 5S teach us precisely this: to shift attention from symptoms to the origins of problems, preventing their recurrence through meticulous and continuous management.

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The 5S as the Foundation of a Healthy Company

In the “Toyota House” model, standardization is at the core of everything. The 5S play a crucial role in creating and maintaining operational standards, both at the macro and micro levels.
Creating an ergonomic, efficient, and well-organized environment is essential to guarantee product quality. This requires attention to seemingly insignificant details, like using materials free from impurities or properly tightening bolts.
Neglecting these small precautions doesn’t immediately generate obvious defects, but over time the consequences become inevitable. Friction in machinery, abnormal vibrations, or an increase in defect rates are just some signs of superficial management. These problems tend to grow like an avalanche, becoming difficult to stop if not detected in time.

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Addressing Causes, Not Just Symptoms

The lack of urgency in solving small daily problems leads to recurring crises. Often, instead of examining and correcting the underlying causes, the symptoms are reacted to with panic and temporary solutions, worsening the situation.
To break this cycle, it is essential to analyze inconsistencies in standard operating procedures, encourage compliance with standards, and improve the operational control of processes. The 5S should not be seen merely as tools, but as an indispensable foundation for business success.

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