Passo numero 2 SEIRI – NEATNESS –PULIZIA (ORDINARE)

Mettere via le cose come si dovrebbe.

Dopo esserti liberato di tutte le cose di cui non hai bisogno, la domanda successiva è decidere quante e quali cose mettere e dove. Questa è la pulizia. In quanto tale, la pulizia significa mettere via le cose tenendo a mente efficienza, qualità e sicurezza, e significa ricercare il modo ottimale per mettere via le cose.

Ci sono innumerevoli esempi di organizzazione e ordine nella vita di tutti i giorni.

I parcheggi sono uno. Tutte le auto sono parcheggiate in modo efficiente in modo che una qualsiasi di esse possa essere spostata quando necessario.

Il modo in cui sono sistemati i libri in biblioteca è un altro.

Così come la pianificazione sistematica del layout, la gestione del magazzino, la disposizione degli utensili sul posto di lavoro e persino il modo in cui le cose sono sistemate sugli scaffali del supermercato.

Non è un concetto difficile da visualizzare e apprezzare. È solo difficile da fare.

Ma non è nemmeno difficile se si seguono tre semplici regole

1) Decidi dove appartengono le cose

Il primo passo è decidere dove vanno le cose. Ovviamente, devono esserci dei criteri per decidere questo, perché l’assenza di criteri e di qualsiasi schema renderà impossibile per le persone ricordare dove dovrebbero essere le cose e significherà che ci vorrà molto più tempo per rimettere le cose a posto o per tirarle fuori. Tuttavia ci sono molte possibilità e selezionare quella che è meglio per te richiederà un po’ di studio.

2)Decidi come riporre le cose

Il passo successivo è decidere come riporre le cose. Questo è fondamentale per un deposito funzionale. Le cose devono essere riposte in modo che siano facili da trovare e da raggiungere. Il deposito deve essere fatto tenendo a mente il recupero.

3)Rispettare le regole e cioè le Put-Away Rules !

La terza regola è obbedire alle regole. Ciò significa rimettere sempre le cose al loro posto. Sembra semplice, e lo è se lo fai. È proprio farlo che è difficile. Che questo venga fatto o meno determinerà se l’organizzazione e la pulizia avranno successo o meno. Allo stesso tempo, la gestione dell’inventario è importante per vedere che non si esauriscano parti o prodotti.

Promuovere l’ordine

La procedura di base per l’ordine è (1) analizzare lo status quo, (2) decidere dove collocare le cose, (3) decidere come riporle e (4) far sì che tutti seguano le regole di riordino.

Comprendere e analizzare lo status quo

L’ordine è uno studio sull’efficienza. È una questione di quanto velocemente riesci a ottenere le cose di cui hai bisogno e quanto velocemente riesci a mettere via. Prendere una decisione arbitraria su dove mettere le cose non ti renderà più veloce. Invece, devi analizzare perché tirare fuori le cose e metterle via richiede così tanto tempo. Devi studiare questo sia per i nuovi lavoratori che per i veterani del tuo reparto, ufficio, posto di lavoro.

Devi ideare un sistema che tutti possano capire. Altrimenti, tutti i tuoi sforzi saranno vani.

Inizia con l’analisi.

Inizia analizzando come le persone prendono le cose e come le ripongono, e perché ci vuole così tanto tempo. Questo è particolarmente importante nei luoghi di lavoro che utilizzano molti utensili e materiali diversi, perché il tempo impiegato per tirare fuori le cose e riporle è tempo perso.

Ad esempio, se una persona tira fuori qualcosa o ripone qualcosa 200 volte al giorno e ogni volta impiega 30 secondi, si parla di 100 minuti, più di un’ora e mezza al giorno. Se il tempo medio potesse essere ridotto a 10 secondi, si potrebbe risparmiare più di un’ora.

Quando si ha a che fare con una produzione di piccoli lotti e una rapido tempi di consegna, ogni secondo conta. Un minuto speso a tirare fuori qualcosa e a riporlo potrebbe essere fatale. Un produttore che ha condotto uno studio dettagliato sulla logistica dei materiali e degli strumenti utilizzati nel processo di produzione ha scoperto che, c’era una varizione considerevole nel come le cose venivano svolte

In questo negozio, la percorrenza media era di 180 km. Hanno anche scoperto che realizzare tutte le posizioni dei prodotti tra 40 e 60 centimetri avrebbe prodotto un’efficienza notevolmente migliore. Quindi, hanno istituito un’organizzazione e un ordine per standardizzare il lavoro e migliorare il processo di lavoro, con risultati eccezzionali e riduzione della percorrenza del 60%.

Decidere dove vanno le cose

Sbarazzarsi delle cose di cui non hai bisogno

Il primo passo è dimezzare gli inventari. La regola dovrebbe essere quella di non avere più di un esemplare di una stessa parte a portata di mano in un dato momento. Più di uno è troppo.

Determinare il metodo analitico per la stratificazione e la disposizione dello stoccaggio

Ci sono alcune cose che vorrai avere a portata di mano e altre che possono essere più lontane. Questo è il tipo di stratificazione di cui c’è bisogno.

Le cose che sono a portata di mano devono davvero essere a portata di mano? Nel fare questo, è importante considerare il layout dell’intero edificio.

Le cose che vengono usate di frequente potrebbero essere meglio vicino alla porta.

Le cose pesanti dovrebbero essere dove possono essere spostate facilmente.

È fondamentale nel fare questa stratificazione che tu lavori all’interno di un quadro analitico sistematico.

Standardizzare la denominazione

Capita spesso che qualcosa abbia due nomi: il suo vero nome e il nome con cui tutti lo chiamano. In questi casi, decidi quale userai e quello sarà. Avere due nomi per la stessa cosa confonde solo le persone.

Quando ti stai liberando di qualcosa, è un buon momento per fare l’inventario e vedere quanti esemplari di ogni articolo hai.

Potrebbero esserci molte cose che non hanno un nome.

Potrebbero esserci momenti in cui due cose diverse hanno lo stesso nome.

 Potrebbero esserci momenti in cui diverse cose sono chiamate con lo stesso nome anche se ci sono piccole differenze tra loro. Fare l’inventario metterà in evidenza tutti questi problemi.

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Step 2: SEIRI – NEATNESS – CLEANLINESS (ORGANIZATION)

Put things away as they should be.
After getting rid of everything you don’t need, the next step is deciding how many and which items to keep and where to store them. This is cleanliness. As such, cleanliness means putting things away while keeping efficiency, quality, and safety in mind, and it involves finding the optimal way to store items.

There are countless examples of organization and order in everyday life.

• Parking lots are one example. All cars are parked efficiently so that any one of them can be moved when needed.
• The way books are arranged in a library is another.
• The systematic layout planning of warehouses, tool organization in workplaces, and even the arrangement of products on supermarket shelves all follow this principle.

It is not a difficult concept to visualize or appreciate—it is just difficult to implement.
But it is not even difficult if you follow three simple rules:

1) Decide where things belong

The first step is to decide where things should go. There must be criteria for making this decision because, without criteria or a clear system, people will struggle to remember where things should be, leading to wasted time when retrieving or storing them. However, there are many possibilities, and selecting the best one for your needs will require some analysis.

2) Decide how to store things

The next step is deciding how to store things. This is essential for a functional storage system. Items must be stored in a way that makes them easy to find and access. Storage should always be planned with retrieval in mind.

3) Follow the rules – the Put-Away Rules!

The third rule is to always follow the rules. This means consistently putting things back where they belong. It sounds simple—and it is, if you do it. The difficulty lies in making it a habit. Whether this is done or not will determine the success or failure of organization and cleanliness. At the same time, inventory management is crucial to ensure that parts or products do not run out.

Promoting Order

The basic procedure for maintaining order is:

1. Analyze the current situation
2. Decide where to place things
3. Decide how to store them
4. Ensure everyone follows the organization rules

Understanding and Analyzing the Current Situation

Order is a study in efficiency. It is about how quickly you can get what you need and how quickly you can put it away. Making an arbitrary decision on where to place things will not make you faster. Instead, you must analyze why retrieving and storing items takes so long. This applies to both new workers and experienced employees in your department, office, or workplace.

You must develop a system that everyone can understand. Otherwise, all your efforts will be wasted.

Start with analysis.
Begin by analyzing how people retrieve and store items and why it takes so long. This is especially important in workplaces that use many tools and materials, as time spent retrieving and storing items is wasted time.

For example, if a person retrieves or stores something 200 times a day, and each time takes 30 seconds, that adds up to 100 minutes—more than an hour and a half per day. If the average time could be reduced to 10 seconds, over an hour could be saved.

In small-batch production with fast turnaround times, every second counts. A single minute spent retrieving and storing an item could be critical.

A manufacturer who conducted a detailed study of the logistics of materials and tools in their production process discovered significant variations in how tasks were performed.

• In their facility, the average travel distance was 180 km per day.
• They also found that positioning all items between 40 and 60 cm in height significantly improved efficiency.
• As a result, they established an organization and order system to standardize work and improve workflow, leading to exceptional results and a 60% reduction in travel distance.

Deciding Where Items Should Go

Eliminate What You Don’t Need

The first step is halving inventory. The rule should be never to have more than one of the same item on hand at any given time. More than one is too much.

Determine an Analytical Method for Layering and Storage Arrangement

Some items need to be within easy reach, while others can be stored further away. This layering system is essential.

• Are the items within reach really where they should be?
• When organizing, it is crucial to consider the layout of the entire building.
• Frequently used items might be better placed near the entrance.
• Heavy items should be placed where they can be moved easily.

It is essential to approach layering systematically within a structured analytical framework.

Standardizing Naming Conventions

It is common for an item to have two names: its official name and the one people actually use. In such cases, choose one and stick with it. Having multiple names for the same item only creates confusion.

When you are eliminating unnecessary items, it is also a good time to take inventory and assess how many of each item you have.

• There may be many unnamed items.
• There may be cases where two different things share the same name.
• There may be items with slightly different variations but still referred to by the same name.

Conducting an inventory check will highlight all these issues.