La passeggiata del miglioramento continuo: un rituale nelle 5S Lean
In ogni azienda, piccola o grande che sia, il vero cambiamento nasce dai gesti ripetuti. Un rituale, infatti, non è solo un’abitudine: è un atto simbolico che dà senso, direzione e disciplina. Nella filosofia Lean e nelle 5S, i rituali quotidiani diventano strumenti potenti per creare cultura, mantenere ordine e soprattutto promuovere il miglioramento continuo.
Tra i più interessanti troviamo la cosiddetta passeggiata del miglioramento continuo, resa famosa da Paul Akers nel suo libro 2 Second Lean.
Che cos’è la passeggiata del miglioramento continuo
La tecnica proposta da Paul Akers è semplice quanto rivoluzionaria: dedicare ogni mattina qualche minuto a cercare un piccolo miglioramento che faccia risparmiare almeno due secondi di tempo nel lavoro quotidiano.
Come funziona
Il manager o il team leader fa un giro tra le postazioni.
Osserva i flussi di lavoro.
Coinvolge i collaboratori per individuare micro-problemi.
Si propone una soluzione rapida che migliori di pochi secondi un’attività.
È un approccio pratico e partecipativo che trasforma il miglioramento in un rituale collettivo, capace di rinforzare la cultura Lean giorno dopo giorno.
Perché è un rituale Lean
Un rituale si riconosce perché è:
Ripetitivo: si fa tutti i giorni, alla stessa ora.
Breve: dura pochi minuti, quindi non pesa sull’operatività.
Simbolico: trasmette un messaggio forte: “qui miglioriamo sempre, anche solo di due secondi”.
La passeggiata dei due secondi non è solo un metodo di analisi, ma un gesto che ricorda a tutti che la Lean non è un progetto temporaneo: è uno stile di vita aziendale.
La passeggiata dei 2 secondi e le 5S Lean
Ogni passo della passeggiata richiama direttamente le 5S:
Seiri – Separare
Eliminare strumenti e oggetti inutili che fanno perdere tempo.
Seiton – Riordinare
Organizzare i materiali in modo intuitivo e accessibile.
Seiso – Splendere
Pulire e controllare la postazione per evitare rallentamenti.
Seiketsu – Standardizzare
Trasformare i miglioramenti in regole condivise.
Shitsuke – Sostenere
Rendere la passeggiata un appuntamento fisso che allena alla disciplina.
Esempio pratico in magazzino
Immaginiamo un magazzino in Emilia-Romagna. Ogni mattina inizia con 10 minuti di passeggiata. Durante un giro, il responsabile nota che gli operatori devono fare due passi in più per prendere l’etichettatrice. La soluzione? Appendere il dispositivo direttamente vicino al banco di lavoro.
Risultato: un risparmio di pochi secondi per ogni etichetta. Impatto: moltiplicando per decine di ordini al giorno, il guadagno diventa enorme.
Questi micro-miglioramenti, sommati nel tempo, trasformano radicalmente la produttività. Ma soprattutto creano orgoglio e partecipazione: ogni lavoratore diventa protagonista del cambiamento.
I benefici dei rituali Lean
Riduzione degli sprechi in modo graduale e sostenibile.
Coinvolgimento del personale grazie a un approccio inclusivo.
Miglioramento della cultura aziendale, che diventa più attenta e disciplinata.
Risultati cumulativi, perché piccoli risparmi giornalieri producono grandi vantaggi nel lungo periodo.
Conclusione
Le 5S Lean non vivono solo di regole e checklist: hanno bisogno di rituali aziendali che rendano concreti i principi di ordine, disciplina e miglioramento.
La passeggiata del miglioramento continuo di Paul Akers è uno dei più potenti esempi: pochi minuti al giorno che cambiano per sempre la mentalità di un’organizzazione.
👉 E tu, nella tua azienda, hai già pensato a quale rituale Lean potrebbe fare la differenza ogni giorno?
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Cosa fa un Consulente di Visual Management: guida completa per le aziende
a cura di Davide Lega, consulente di logistica e visual management
Introduzione: perché oggi serve il Visual Management nelle aziende
Hai mai visitato un’azienda dove tutto è immediatamente comprensibile al primo sguardo? Dove i processi scorrono fluidi, i materiali sono al posto giusto e ogni collaboratore sa esattamente cosa fare?
Questa non è magia. È Visual Management, una delle leve più potenti del miglioramento continuo. Ed è qui che entra in gioco il consulente di Visual Management, come me: mi chiamo Davide Lega, e da oltre vent’anni lavoro in tutta Italia al fianco di piccole e medie imprese per rendere i processi più snelli, chiari e produttivi.
Cos’è il Visual Management: una definizione semplice
Il Visual Management è l’insieme di strumenti, tecniche e metodi che permettono di rendere visibile l’organizzazione del lavoro. Il principio è semplice: ciò che è visibile è gestibile.
Esempi:
Segnaletica di processo nei reparti produttivi
Layout visivi per flussi e aree funzionali
Lavagne KPI e strumenti per il monitoraggio in tempo reale
Cartellonistica per sicurezza, efficienza, controllo
Il ruolo del consulente di Visual Management
Come consulente specializzato in logistica e miglioramento visivo, il mio ruolo consiste nell’aiutare le aziende a:
Semplificare la comunicazione interna attraverso elementi visuali
Progettare strumenti standardizzati per la gestione quotidiana
Integrare il visual con la metodologia Lean, 5S e il Visuality
Diffondere una cultura aziendale più trasparente e responsabile
Il mio approccio è pratico, concreto e coinvolge direttamente i collaboratori.
Perché un’azienda dovrebbe affidarsi a un consulente di Visual Management
Ecco 5 motivi che spingono i miei clienti a contattarmi:
✅ Meno errori operativi
✅ Meno tempo sprecato in attese e incomprensioni
✅ Maggiore chiarezza organizzativa
✅ Collaboratori più coinvolti nei risultati aziendali
✅ Maggiore controllo da parte della direzione
Chi può beneficiare del mio supporto come consulente
Il mio lavoro si rivolge soprattutto a:
PMI manifatturiere e logistiche
Aziende con reparti produttivi e magazzini complessi
Imprese che vogliono implementare Lean o 5S o il Visuality
Realtà che hanno già iniziato un percorso di miglioramento continuo e vogliono consolidarlo
Il mio metodo di lavoro: 5 fasi per cambiare visione
Ecco le 5 fasi che seguo come consulente di Visual Management:
1. Audit
Osservazione sul campo, mappatura degli sprechi e delle criticità.
2. Progettazione
Disegno strumenti visuali su misura: layout, etichette, KPI board, standard visivi.
3. Coinvolgimento
Coinvolgo i collaboratori in workshop pratici: nessuna rivoluzione funziona senza partecipazione.
4. Implementazione
Test graduali e adattamenti continui.
5. Follow-up e formazione
Formazione operativa per mantenere attivo il sistema nel tempo.
Caso reale (Romagna): come ho migliorato un magazzino con il Visual Management
Un’azienda logistica romagnola mi ha contattato per migliorare il magazzino centrale. Attraverso un progetto di Visual Management mirato:
✅ Riduzione del 70% degli errori di prelievo
✅ Tempo di picking migliorato del 30%
✅ Maggiore autonomia operativa per gli operatori
Abbiamo installato un layout visuale a colori, lavagne visive, sistemi per la gestione visiva delle urgenze e KPI board con aggiornamento giornaliero.
Come scegliere un consulente di Visual Management
Scegli un consulente che abbia:
✅ Esperienza concreta sul campo ✅ Competenze Lean (5S, Kaizen, TPM, WCM, Visuality) ✅ Capacità di lavorare con le persone, non solo con i numeri ✅ Esperienza con aziende simili alla tua
Mi chiamo Davide Lega, e ogni progetto per me inizia da un ascolto vero. Nessuna azienda è uguale a un’altra: ogni sistema visivo deve nascere dalle esigenze reali del cliente.
Contattami
Se pensi che nella tua azienda serva più chiarezza, meno errori, e un’organizzazione visiva più efficiente, scrivimi.
Davide Lega è un consulente di logistica e visual management con oltre 20 anni di esperienza in PMI italiane. Autore di libri, formatore e divulgatore con il progetto Gazzetta Logistica, accompagna le imprese in percorsi pratici di miglioramento snello e visivo.
Studia la messa via degli oggetti n modo funzionale
La sistemazione funzionale è, ovviamente, ciò che viene fatto alla luce di considerazioni di qualità, sicurezza, efficienza e conservazione.
• Ci sono molte considerazioni sulla qualità a seconda delle caratteristiche di un particolare prodotto, ma la più importante è forse quella di fare attenzione a non confondere le cose con nomi diversi. Le persone sono molto inclini a commettere errori con oggetti simili.
• Ad esempio, se hai due prodotti gemelli affiancati, è molto difficile distinguerli. Allo stesso modo, gli oggetti che sembrano uguali, hanno nomi simili o numeri simili dovrebbero essere posizionati a una certa distanza l’uno dall’altro. Molto spesso è utile disegnare il contorno dell’utensile sulla tavoletta portautensili (tecnica della sagoma) per evitare qualsiasi confusione persistente, e si possono usare colori diversi. Un’altra possibilità sarebbe quella di avere delle linee e un pannello con i nomi, in modo che quando si preme il pulsante accanto al nome dello strumento, si accende una luce sulla scheda degli strumenti accanto allo strumento desiderato . È utile anche avere il numero della scheda e dello spazio accanto al nome dello strumento. Bisogna fare tutto il possibile per prevenire gli errori.
Nomi e luoghi
Anche se qualcosa non ha un nome formale, è inevitabile che esista un qualche tipo di nome con cui le persone che lo usano lo conoscono. E poiché tutti hanno un nome (anche se a volte diverso) per questo progetto, la mancanza di un nome non crea molta confusione quando le persone lavorano per conto proprio. Come tuttavia, la mancanza di un nome comune può causare seri problemi negli sforzi di squadra, ed è essenziale che tutto abbia un nome generalmente accettato e che tutti sappiano qual è quel nome. Se non ha un nome, non puoi assegnargli uno spazio e nessuno saprà dove trovarlo.
Nello svolgimento delle attività di 5S, è fondamentale che ogni cosa abbia sia un nome che una posizione. Questi nomi devono essere semplici e facili da capire. Devono anche essere rafforzati, ad esempio, facendoli scrivere sulle bacheche degli attrezzi e persino sugli attrezzi stessi.
• Nell’assegnazione dello spazio di archiviazione, designa non solo la posizione, ma anche lo scaffale. Decidi dove dovrebbe essere ogni cosa e assicurati che sia lì. Questo è fondamentale.
• I nomi degli elementi e delle posizioni vanno di pari passo. Quando la posizione di archiviazione è sullo strumento e il nome dello strumento è sulla posizione di archiviazione, sai che stai facendo progressi. Ogni cosa dovrebbe avere non solo il suo nome, ma anche la posizione esatta in cui è conservata.
Rendere facile estrarre e riporre le cose
• L’intero processo è pensato per rendere il lavoro più fluido, perché quando ogni cosa ha un posto e ogni cosa è al suo posto, c’è meno confusione e il lavoro procede più fluido. È utile avere diagrammi e luci di indicazione degli oggetti.
• È anche utile che le posizioni di stoccaggio non siano sparse ovunque. Le cose dovrebbero essere dove devono stare e il sistema dovrebbe essere comprensibile, indipendentemente dal fatto che le abbiate classificate per funzione, prodotto, processo o altro. È particolarmente importante che i set e i kit siano completi e che i pezzi di ricambio siano disponibili.
• Nella progettazione di strutture di stoccaggio, gli oggetti pesanti dovrebbero essere sul fondo o su carrelli in modo che siano facili da raggiungere . Altri oggetti potrebbero essere appesi a ganci e gli oggetti che vengono utilizzati di più dovrebbero essere i più facili da raggiungere.
• Avere le cose a portata di mano e facili da usare significa pensare al lavoro da svolgere. La maggior parte delle persone trova più facile prendere le cose che si trovano tra l’altezza del ginocchio e quella delle spalle. Sul lavoro stesso, le cose dovrebbero essere a portata di mano.
• È importante sfruttare al meglio tutto lo spazio di archiviazione che è disponibile. Ciò significa progettare spazi adatti a ciascun elemento. Ad esempio, gli oggetti lunghi richiedono cure particolari. Come ad esempio tubi flessibili, cavi e tutto ciò che sembra essere avvolto. È possibile appendere cinghie per ventilatori e altri anelli. E le piccole cose potrebbero dover essere conservate in contenitori, proprio come le scatole speciali che si possono realizzare per i set, così da essere certi che siano tutte presenti.
Questi sono solo alcuni piccoli accorgimenti su come decidere come devono essere riposte le cose.
DECIDE HOW THINGS SHOULD BE STORED Study the storage of objects in a functional way. Functional organization is, of course, done in light of quality, safety, efficiency, and preservation considerations.
There are many quality considerations depending on the characteristics of a particular product, but the most important one is perhaps to be careful not to confuse items with different names. People are very prone to making mistakes with similar objects.
For example, if you have two identical products side by side, it is very difficult to distinguish them. Similarly, items that look alike, have similar names, or similar numbers should be placed at a certain distance from each other. It is often helpful to draw the outline of the tool on the tool board (silhouette technique) to avoid any persistent confusion, and different colors can be used. Another possibility would be to have lines and a panel with names, so that when you press the button next to the tool’s name, a light turns on on the tool board next to the desired tool. It is also helpful to have the board and space number next to the tool’s name. Everything possible must be done to prevent mistakes.
Names and Locations Even if something doesn’t have a formal name, it is inevitable that some kind of name exists by which the people using it recognize it. And since everyone has a name (even if sometimes different) for this project, the lack of a name doesn’t create much confusion when people work on their own. However, the lack of a common name can cause serious problems in teamwork, and it is essential that everything has a generally accepted name and that everyone knows what that name is. If it doesn’t have a name, you can’t assign it a space, and no one will know where to find it.
In carrying out 5S activities, it is crucial that everything has both a name and a location. These names must be simple and easy to understand. They must also be reinforced, for example, by writing them on the tool boards and even on the tools themselves.
When assigning storage space, designate not only the location but also the shelf. Decide where everything should be and make sure it stays there. This is critical.
The names of items and locations go hand in hand. When the storage location is marked on the tool and the tool’s name is on the storage location, you know you are making progress. Everything should have not only its name but also the exact location where it is stored.
Making it easy to retrieve and store items
The entire process is designed to make work smoother because when everything has a place and everything is in its place, there is less confusion, and the work flows more smoothly. It is helpful to have diagrams and indicator lights for items.
It is also useful for storage locations not to be scattered everywhere. Things should be where they belong, and the system should be understandable, whether you classify them by function, product, process, or something else. It is particularly important that sets and kits are complete and that spare parts are available.
In designing storage structures, heavy items should be at the bottom or on carts so that they are easy to reach. Other items can be hung on hooks, and items that are used the most should be the easiest to access.
Having things within reach and easy to use means thinking about the work to be done. Most people find it easier to grab things located between knee and shoulder height. On the job itself, things should be within arm’s reach.
It is important to make the most of all available storage space. This means designing spaces suitable for each item. For example, long items require special care, such as hoses, cables, and anything that seems to be coiled. Fan belts and other loops can be hung. And small items may need to be stored in containers, just like the special boxes that can be made for sets to ensure that everything is present.
These are just a few small tips on how to decide how things should be stored.
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Passo numero 2 SEIRI – NEATNESS –PULIZIA (ORDINARE)
Mettere via le cose come si dovrebbe.
Dopo esserti liberato di tutte le cose di cui non hai bisogno, la domanda successiva è decidere quante e quali cose mettere e dove. Questa è la pulizia. In quanto tale, la pulizia significa mettere via le cose tenendo a mente efficienza, qualità e sicurezza, e significa ricercare il modo ottimale per mettere via le cose.
Ci sono innumerevoli esempi di organizzazione e ordine nella vita di tutti i giorni.
I parcheggi sono uno. Tutte le auto sono parcheggiate in modo efficiente in modo che una qualsiasi di esse possa essere spostata quando necessario.
Il modo in cui sono sistemati i libri in biblioteca è un altro.
Così come la pianificazione sistematica del layout, la gestione del magazzino, la disposizione degli utensili sul posto di lavoro e persino il modo in cui le cose sono sistemate sugli scaffali del supermercato.
Non è un concetto difficile da visualizzare e apprezzare. È solo difficile da fare.
Ma non è nemmeno difficile se si seguono tre semplici regole
1) Decidi dove appartengono le cose
Il primo passo è decidere dove vanno le cose. Ovviamente, devono esserci dei criteri per decidere questo, perché l’assenza di criteri e di qualsiasi schema renderà impossibile per le persone ricordare dove dovrebbero essere le cose e significherà che ci vorrà molto più tempo per rimettere le cose a posto o per tirarle fuori. Tuttavia ci sono molte possibilità e selezionare quella che è meglio per te richiederà un po’ di studio.
2)Decidi come riporre le cose
Il passo successivo è decidere come riporre le cose. Questo è fondamentale per un deposito funzionale. Le cose devono essere riposte in modo che siano facili da trovare e da raggiungere. Il deposito deve essere fatto tenendo a mente il recupero.
3)Rispettare le regole e cioè le Put-Away Rules !
La terza regola è obbedire alle regole. Ciò significa rimettere sempre le cose al loro posto. Sembra semplice, e lo è se lo fai. È proprio farlo che è difficile. Che questo venga fatto o meno determinerà se l’organizzazione e la pulizia avranno successo o meno. Allo stesso tempo, la gestione dell’inventario è importante per vedere che non si esauriscano parti o prodotti.
Promuovere l’ordine
La procedura di base per l’ordine è (1) analizzare lo status quo, (2) decidere dove collocare le cose, (3) decidere come riporle e (4) far sì che tutti seguano le regole di riordino.
Comprendere e analizzare lo status quo
L’ordine è uno studio sull’efficienza. È una questione di quanto velocemente riesci a ottenere le cose di cui hai bisogno e quanto velocemente riesci a mettere via. Prendere una decisione arbitraria su dove mettere le cose non ti renderà più veloce. Invece, devi analizzare perché tirare fuori le cose e metterle via richiede così tanto tempo. Devi studiare questo sia per i nuovi lavoratori che per i veterani del tuo reparto, ufficio, posto di lavoro.
Devi ideare un sistema che tutti possano capire. Altrimenti, tutti i tuoi sforzi saranno vani.
Inizia con l’analisi.
Inizia analizzando come le persone prendono le cose e come le ripongono, e perché ci vuole così tanto tempo. Questo è particolarmente importante nei luoghi di lavoro che utilizzano molti utensili e materiali diversi, perché il tempo impiegato per tirare fuori le cose e riporle è tempo perso.
Ad esempio, se una persona tira fuori qualcosa o ripone qualcosa 200 volte al giorno e ogni volta impiega 30 secondi, si parla di 100 minuti, più di un’ora e mezza al giorno. Se il tempo medio potesse essere ridotto a 10 secondi, si potrebbe risparmiare più di un’ora.
Quando si ha a che fare con una produzione di piccoli lotti e una rapido tempi di consegna, ogni secondo conta. Un minuto speso a tirare fuori qualcosa e a riporlo potrebbe essere fatale. Un produttore che ha condotto uno studio dettagliato sulla logistica dei materiali e degli strumenti utilizzati nel processo di produzione ha scoperto che, c’era una varizione considerevole nel come le cose venivano svolte
In questo negozio, la percorrenza media era di 180 km. Hanno anche scoperto che realizzare tutte le posizioni dei prodotti tra 40 e 60 centimetri avrebbe prodotto un’efficienza notevolmente migliore. Quindi, hanno istituito un’organizzazione e un ordine per standardizzare il lavoro e migliorare il processo di lavoro, con risultati eccezzionali e riduzione della percorrenza del 60%.
Decidere dove vanno le cose
Sbarazzarsi delle cose di cui non hai bisogno
Il primo passo è dimezzare gli inventari. La regola dovrebbe essere quella di non avere più di un esemplare di una stessa parte a portata di mano in un dato momento. Più di uno è troppo.
Determinare il metodo analitico per la stratificazione e la disposizione dello stoccaggio
Ci sono alcune cose che vorrai avere a portata di mano e altre che possono essere più lontane. Questo è il tipo di stratificazione di cui c’è bisogno.
Le cose che sono a portata di mano devono davvero essere a portata di mano? Nel fare questo, è importante considerare il layout dell’intero edificio.
Le cose che vengono usate di frequente potrebbero essere meglio vicino alla porta.
Le cose pesanti dovrebbero essere dove possono essere spostate facilmente.
È fondamentale nel fare questa stratificazione che tu lavori all’interno di un quadro analitico sistematico.
Standardizzare la denominazione
Capita spesso che qualcosa abbia due nomi: il suo vero nome e il nome con cui tutti lo chiamano. In questi casi, decidi quale userai e quello sarà. Avere due nomi per la stessa cosa confonde solo le persone.
Quando ti stai liberando di qualcosa, è un buon momento per fare l’inventario e vedere quanti esemplari di ogni articolo hai.
Potrebbero esserci molte cose che non hanno un nome.
Potrebbero esserci momenti in cui due cose diverse hanno lo stesso nome.
Potrebbero esserci momenti in cui diverse cose sono chiamate con lo stesso nome anche se ci sono piccole differenze tra loro. Fare l’inventario metterà in evidenza tutti questi problemi.
Put things away as they should be. After getting rid of everything you don’t need, the next step is deciding how many and which items to keep and where to store them. This is cleanliness. As such, cleanliness means putting things away while keeping efficiency, quality, and safety in mind, and it involves finding the optimal way to store items.
There are countless examples of organization and order in everyday life.
Parking lots are one example. All cars are parked efficiently so that any one of them can be moved when needed.
The way books are arranged in a library is another.
The systematic layout planning of warehouses, tool organization in workplaces, and even the arrangement of products on supermarket shelves all follow this principle.
It is not a difficult concept to visualize or appreciate—it is just difficult to implement. But it is not even difficult if you follow three simple rules:
1) Decide where things belong
The first step is to decide where things should go. There must be criteria for making this decision because, without criteria or a clear system, people will struggle to remember where things should be, leading to wasted time when retrieving or storing them. However, there are many possibilities, and selecting the best one for your needs will require some analysis.
2) Decide how to store things
The next step is deciding how to store things. This is essential for a functional storage system. Items must be stored in a way that makes them easy to find and access. Storage should always be planned with retrieval in mind.
3) Follow the rules – the Put-Away Rules!
The third rule is to always follow the rules. This means consistently putting things back where they belong. It sounds simple—and it is, if you do it. The difficulty lies in making it a habit. Whether this is done or not will determine the success or failure of organization and cleanliness. At the same time, inventory management is crucial to ensure that parts or products do not run out.
Promoting Order
The basic procedure for maintaining order is:
Analyze the current situation
Decide where to place things
Decide how to store them
Ensure everyone follows the organization rules
Understanding and Analyzing the Current Situation
Order is a study in efficiency. It is about how quickly you can get what you need and how quickly you can put it away. Making an arbitrary decision on where to place things will not make you faster. Instead, you must analyze why retrieving and storing items takes so long. This applies to both new workers and experienced employees in your department, office, or workplace.
You must develop a system that everyone can understand. Otherwise, all your efforts will be wasted.
Start with analysis. Begin by analyzing how people retrieve and store items and why it takes so long. This is especially important in workplaces that use many tools and materials, as time spent retrieving and storing items is wasted time.
For example, if a person retrieves or stores something 200 times a day, and each time takes 30 seconds, that adds up to 100 minutes—more than an hour and a half per day. If the average time could be reduced to 10 seconds, over an hour could be saved.
In small-batch production with fast turnaround times, every second counts. A single minute spent retrieving and storing an item could be critical.
A manufacturer who conducted a detailed study of the logistics of materials and tools in their production process discovered significant variations in how tasks were performed.
In their facility, the average travel distance was 180 km per day.
They also found that positioning all items between 40 and 60 cm in height significantly improved efficiency.
As a result, they established an organization and order system to standardize work and improve workflow, leading to exceptional results and a 60% reduction in travel distance.
Deciding Where Items Should Go
Eliminate What You Don’t Need
The first step is halving inventory. The rule should be never to have more than one of the same item on hand at any given time. More than one is too much.
Determine an Analytical Method for Layering and Storage Arrangement
Some items need to be within easy reach, while others can be stored further away. This layering system is essential.
Are the items within reach really where they should be?
When organizing, it is crucial to consider the layout of the entire building.
Frequently used items might be better placed near the entrance.
Heavy items should be placed where they can be moved easily.
It is essential to approach layering systematically within a structured analytical framework.
Standardizing Naming Conventions
It is common for an item to have two names: its official name and the one people actually use. In such cases, choose one and stick with it. Having multiple names for the same item only creates confusion.
When you are eliminating unnecessary items, it is also a good time to take inventory and assess how many of each item you have.
There may be many unnamed items.
There may be cases where two different things share the same name.
There may be items with slightly different variations but still referred to by the same name.
Conducting an inventory check will highlight all these issues.
Perché è difficile implementare le 5S e perché ci sono resistenze
Aspettati tutte le resistenze possibili e immaginabili. Cambiare è scomodo per tutti.
Dimmi se conosci un consulente che non abbia mai incontrato resistenze nel’applicare le 5S: se lo conosci presentamelo.
Tutte le aziende che vogliono introdurre le 5S incontrano resistenze.
Possiamo classificarle seguendo in parte i 12 tipi di Hiroyuki Hirano e aggiungendone qualche altra. Ecco le principali resistenze ed obiezioni.
1 Cosa c’e di così grande nel separare e ordinare ?
Frasi del tipo ‘perché enfatizzi questa tecnica 5s quando è normale ordinare?’, oppure ‘Perché ci tratti come bambini che devono mettere in ordine la loro camera?’ e ancora ‘ io ordino sempre , non ho bisogno di qualcuno che me lo ricordi’.
La prima cosa da fare è quindi cercare di eliminare l’umiliazione che si potrebbe creare con il personale quando pensano di essere trattati come bambini. Si deve spiegare con calma il perché e rendere la tecnica oggettiva e non personale.
2 Perché io che sono il direttore dovrei anche occuparmi di 5s?
3 Mi sembra stupido pulire se poi si sporca di nuovo!
Frasi del tipo ‘ho cose più importanti da fare’, oppure ‘delegherò qualcuno che se ne occupi’, sono sempre all’ordine del giorno tra i direttori, presidenti e amministratori delegati. Delegare si può fare, ma occorre comunque un impegno in prima persona perché implementare le 5s è quasi impossibile senza il loro appoggio continuo.
E’ normale , mi dicono, che in una fabbrica sia sporco. E’ inutile pulire se poi domani dovremo farlo di nuovo, ripetono all’unisono. L’atteggiamento è ovviamente da cambiare perché è obbligatorio nelle 5s mantenere le condizioni e da lì partire per migliorare. L’accettanza delle condizioni di sporco e del disordine sul luogo di lavoro deve essere eliminata.
4 Pulire e mettere in ordine è improduttivo
Sì lo so, è la prima cosa che uno pensa. Pulire non aumenta la produttività.
Le obiezioni del tipo ‘il mio lavoro è fare prodotti, non è pulire’ oppure ‘io posso anche pulire, ma chiè poi che farà il mio lavoro?’ sono molto comuni. Pensare invece che le 5s dovrebbero essere parte integrante del mansionario è normale se vuoi cambiare la mentalità aziendale.
Aggiungo inoltre che in generale nelle aziende la persona che si muove molto , che suda, che è sporca è sinonimo nella nostra cultura di ‘produttività’ e di ‘gran lavoratore’. Gli studiosi ci dicono che muoversi e sudare è normale in una palestra, ma in ottica Lean il movimento è spreco e si dovrebbe capire bene la differenza tra ‘muoversi’ e ‘lavorare’. Adoro per questo il termine che Gwendalyn Galsworth utilizza e cioè ‘Motion: muoversi senza lavorare’.
La stessa cosa avviene negli uffici: cataste disordinate di documenti da lavorare sono sinonimo di produttività e di persona indaffarata, mentre una scrivania ordinata pulita è sinonimo di persona che non ha nulla da fare.
Ricordiamoci però che in ottica Lean, la sovraproduzione è la ‘madre’ di tutti gli sprechi.
5 Perché occuparci del pulire? Non mi sembra così prioritario, anzi banale…
Nessuno addetto vorrebbe lavorare in un ambiente sporco, ma in molti casi è così. A volte sono proprio i caporeparti, mid-managers, capo turni, responsabili di team a volerlo: ma, se amano lavorare in un ambiente disordinato, finiranno con avere un team di lavoro disordinato ed indisciplinato. Il nostro obiettivo invece è eliminare l’indifferenza alla 5S dei nostri manager: se trattano ordine e pulizia in maniera banale, banalizzano anche la produttività e l’efficienza dell’azienda.
6 Abbiamo già un programma di pulizia e ordne
‘Teniamo le corsie sgombre, e le postazioni ordinate. Anche in ufficio.’
Così mi disse un manager una volta. E’ vero, lo facevano veramente, ma in che maniera ? Sistematica ? Puntuale? No: in maniera superficiale e saltuaria. Così come si fa la pulizia della caserma il giorno prima della visita del generale il quale abbagliato dallo scintillare esclamerà convinto ‘Questo si che è ordine. Complimenti a tutti!’. Ed il gioco è fatto. Ma poi ti sentirai un pochino con la coscienza sporca!
5S è invece un programma metodico e di costanza. Non ama l’improvvisazione, ma la programmazione.
7 Lo so che è disordine: ma io nel mio disordine trovo tutto!
E’ una capacità da supereroi sicuramente il trovare quel componente in mezzo a migliaia di componenti, ma lui è così: dotato di superpoteri. E poi tutte quelle cose in mezzo gli danno un senso di assicurazione sulla sua produttività.
Alcuni nel disordine si trovano benissimo, e se glielo fai notare ne fanno una questione personale: ‘lasciami in pace, io lavoro bene così’. Alcuni creano muri di materiali e componenti, così come pile di documenti a protezione della propria postazione di lavoro. Conoscevo un mio ex collega che si era creato un muro sulla scrivania con porta documenti alto ottanta cm a protezione della sua ‘privacy’ lavorativa.
Ovvio e inutile dire che era il suo ‘mondo’ dove mancavano standardizzazione e regole condivise. Lo scopo delle 5s è aprire quel vaso di Pandora e consentire che quei documenti ‘privati’ diventino accessibili a tutti.
Alcuni rifiutano di rendere accessibile documenti, materiale, files con la scusa che sono unici, importanti, delicati e che solo loro hanno l’autorità, capacità nel gestirli. Queste sono le persone che chiudono tutto a chiave, nascondono in posti inaccessibili le cose, e che a volte le portano pure a casa!
Non amo generalizzare, ma quando si parla di risorse umane, o ufficio progettazione, a volte è un po’ così.
8 Abbiamo già fatto le 5s: perché questo corso di formazione?
Queste persone intendono le 5s come il vaccino del vaiolo senza richiamo.
E non sono neanche gli integratori da prendere quando si è un po’ giù.
Sono invece le calorie, proteine, vitamine che ogni giorno l’organismo azienda deve assumere per garantirsi una sovravvivenza di lungo periodo.
E’ una buona abitudine che dobbiamo rendere parte della nostra vita lavorativa quotidiana.
Per tornare alla metafora del bagno o della doccia, quando mi dicono che hanno già fatto il corso 10 anni prima, io rispndo : “Hai percaso anche fatto l’ultimo bagno 10 anni fa?”.
9: 5s e i miglioramenti correlati sono riservati esclusivamente alla fabbrica.
In alcune aziende, mentre il personale addetto alla produzione implementa energicamente le 5S e altre misure di miglioramento e razionalizzazione, il personale amministrativo e commerciale afferma che tali misure non hanno nulla a che fare con il loro tipo di lavoro.
Non si rendono conto che consentire che documenti e promemoria invadano le scrivanie equivale a consentire che sporcizia e detriti da taglio invadano i pavimenti delle fabbriche. Ecco perché l’implementazione delle 5S deve essere un programma aziendale globale.
10. Siamo troppo occupati per dedicare tempo all’organizzazione e all’ordine.
In alcuni luoghi di lavoro, l’organizzazione e l’ordine sono le prime cose ignorate quando le cose si fanno frenetiche. Presto ci ritroviamo con attrezzi e strumenti lasciati fuori, pezzi e materiali ammucchiati in posti scomodi e olio e sporcizia che si accumulano sui macchinari e sui pavimenti. La scusa è sempre che “siamo troppo occupati per quello“. Queste persone sono troppo occupate per fare la doccia e lavarsi i denti? Quello che stanno dicendo in realtà è che non vogliono tenere il posto pulito e in ordine, e questa è la loro scusa. La verità è che le loro scuse non sono più valide del loro atteggiamento verso la pulizia.
11. Chi sono loro per dirmi cosa fare?
La maggior parte delle implementazioni 55 si scontrano con problemi di relazioni umane fin dall’inizio. Qualcuno potrebbe capire quanto siano importanti le 5S ma opporsi a ricevere ordini dalle persone che promuovono le 5S. Una volta che le relazioni umane si aggrovigliano, ci vuole molto tempo per appianarle. Di conseguenza, conviene formare team di promozione 5S con membri esperti nell’applicare le 5S alle relazioni umane.
Ecco perché come consulente prima di iniziare qualsiasi progetto di 5S creo sempre una squadra e chiedo la partecipazione attiva di direttori, capo reparti e figure di processo.
12. Non abbiamo bisogno dei 55. Stiamo facendo soldi, quindi lasciateci fare il nostro lavoro!
Può essere difficile implementare le 5S o altri programmi di miglioramento in aziende che sono attualmente redditizie. Se sottolinei che è più efficiente tenere a portata di mano solo una scatola di parti per ogni processo, probabilmente ti verrà risposto qualcosa del tipo “Sì, ma stiamo andando bene, e questo è il modo in cui ci piace farlo” oppure, ‘abbiamo margini tali da non pensare a questo tipo di sprechi’. In genere, queste persone non riescono a riconoscere quanti processi sono coinvolti nella realizzazione di un prodotto. Invece di enfatizzare la produttività dei singoli processi, dovremmo guardare prima al flusso di produzione complessivo. La produzione ha un ritmo, e questo ritmo si sconvolge quando i lavoratori si preoccupano solo dei loro singoli processi. Un ritmo scarso ha un impatto negativo sulla gestione dell’inventario e del trasporto, che alla fine crea più sprechi, come il tempo extra necessario per trovare determinati articoli. Consentendo agli operatori di fare le cose a modo loro, concediamo un tipo di libertà egoistica che danneggia tutti a lungo termine.
Riepilogando
Questi tipi di resistenza si verificano in ogni fabbrica nelle prime fasi dell’implementazione delle 5S.
Se ignoriamo tale resistenza e andiamo avanti con l’implementazione delle 5S, il risultato sarà probabilmente niente di più che miglioramenti superficiali. Invece, dobbiamo far sì che tutti capiscano veramente quanto siano necessarie le 5S, incorporando l’implementazione delle 5S nelle attività di miglioramento continuo.
Ecco come gettare solide basi per un miglioramento generale.
Ecco perché è difficile implementare le 5S e perché ci sono resistenze
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Il primo passo della metodologia delle 5S, Seiri, Sgomberare ed Eliminare l’Inutile rappresenta il fondamento per creare un ambiente di lavoro organizzato ed efficiente. Questo passaggio consiste nell’identificare e rimuovere tutto ciò che non è necessario, liberando spazio e riducendo il disordine. Sgomberare non significa solo buttare via oggetti inutili, ma anche prendere decisioni consapevoli su ciò che è essenziale per il lavoro quotidiano. Di seguito, viene descritto come affrontare questo processo in modo strutturato e produttivo.
Avvicinarsi al compito
Per iniziare a sbarazzarsi del superfluo, è importante definire l’approccio che si intende adottare. A seconda delle esigenze, puoi decidere di concentrarti solo sugli oggetti inutili, includere anche macchinari e utensili rotti, o addirittura abbinare questa attività a una pulizia generale dell’area di lavoro. La scelta dell’ambito del progetto dipende da te: alcune persone preferiscono un intervento mirato, mentre altre optano per un’operazione più estesa e approfondita, spesso abbinata a una riorganizzazione completa.
Andare avanti con il compito
Il processo di sgombero segue una progressione ben definita:
Definire l’ambito e gli obiettivi Decidi quali aree o luoghi di lavoro vuoi includere nel progetto e stabilisci obiettivi chiari. Ad esempio, potresti voler ridurre del 50% il materiale in eccesso o conservare solo una quantità limitata di ogni articolo. È fondamentale delimitare con precisione le zone da riorganizzare, evitando di tralasciare alcuna sezione.
Prepararsi Pianifica l’operazione rispondendo alle domande chiave: Chi farà cosa? Dove? Quando? Come? E, soprattutto, perché? Considera anche aspetti pratici, come la gestione dei rifiuti e le norme di sicurezza. Una preparazione accurata evita imprevisti e garantisce un’esecuzione fluida.
Insegnare a riconoscere il superfluo È essenziale che tutte le persone coinvolte sappiano identificare ciò che è superfluo. Senza una chiara comprensione, il rischio è di dover ripetere il processo più volte, aggiungendo ulteriori istruzioni. Fornisci linee guida precise su come distinguere tra ciò che è necessario e ciò che non lo è.
Quantificare e valutare Tieni traccia di tutto ciò che viene rimosso: cosa è stato eliminato e in quale quantità. Per ogni articolo, valuta se deve essere scartato, riparato, conservato in un magazzino distante o restituito al proprietario. Evita di lasciarti sopraffare dai dubbi: se un oggetto non è essenziale, eliminalo senza rimpianti. Ricorda che l’efficienza guadagnata vale più del timore di “buttare via qualcosa che potrebbe servire in futuro”.
Eseguire ispezioni e valutazioni La direzione dovrebbe verificare i progressi compiuti e fornire suggerimenti per migliorare il processo. In alcune aziende, si arriva persino a chiedere al personale di svuotare completamente scaffali e armadietti, giustificando poi ogni oggetto che si desidera rimettere a posto. Ciò che non può essere giustificato non dovrebbe essere conservato.
Conclusione
Il primo passo delle 5S, Seiri, non è solo un’operazione di pulizia, ma un’opportunità per ripensare l’organizzazione del proprio spazio di lavoro. Eliminando il superfluo, si crea un ambiente più ordinato, sicuro ed efficiente, che favorisce la produttività e riduce gli sprechi. Ricorda che l’obiettivo non è solo liberarsi degli oggetti inutili, ma anche adottare un approccio più consapevole e razionale verso ciò che ci circonda. Con un’esecuzione attenta e metodica, Seiri diventa il punto di partenza per un miglioramento continuo e duraturo.
E questo era il 1° Passo Seiri: Sgomberare ed Eliminare l’Inutile
1st Step Seiri: Clearing Out and Eliminating the Unnecessary
Introduction The first step of the 5S methodology, Seiri, is the foundation for creating an organized and efficient work environment. This step involves identifying and removing everything that is unnecessary, freeing up space and reducing clutter. Clearing out doesn’t just mean throwing away useless items; it also means making conscious decisions about what is essential for daily work. Below is a structured and productive approach to tackling this process.
Approaching the Task To begin clearing out the unnecessary, it’s important to define the approach you intend to take. Depending on your needs, you can choose to focus only on unnecessary items, include broken machinery and tools, or even combine this activity with a general cleaning of the work area. The scope of the project is up to you: some people prefer a targeted intervention, while others opt for a more extensive and thorough operation, often combined with a complete reorganization.
Moving Forward with the Task The clearing-out process follows a well-defined progression:
Define the Scope and Objectives Decide which areas or workspaces you want to include in the project and set clear goals. For example, you might want to reduce excess material by 50% or keep only a limited quantity of each item. It’s crucial to precisely define the areas to be reorganized, ensuring no section is overlooked.
Prepare Plan the operation by answering key questions: Who will do what? Where? When? How? And, most importantly, why? Also, consider practical aspects such as waste management and safety regulations. Thorough preparation prevents unexpected issues and ensures smooth execution.
Teach How to Recognize the Unnecessary It’s essential that everyone involved knows how to identify what is unnecessary. Without a clear understanding, the risk is having to repeat the process multiple times, adding further instructions. Provide clear guidelines on how to distinguish between what is necessary and what is not.
Quantify and Evaluate Keep track of everything that is removed: what has been eliminated and in what quantity. For each item, evaluate whether it should be discarded, repaired, stored in a distant warehouse, or returned to its owner. Avoid being overwhelmed by doubts: if an item is not essential, eliminate it without regret. Remember that the efficiency gained is more valuable than the fear of “throwing away something that might be useful in the future.”
Conduct Inspections and Evaluations Management should verify the progress made and provide suggestions for improving the process. In some companies, employees are even asked to completely empty shelves and cabinets, justifying every item they wish to put back. Anything that cannot be justified should not be kept.
Conclusion The first step of 5S, Seiri, is not just a cleaning operation but an opportunity to rethink the organization of your workspace. By eliminating the unnecessary, you create a cleaner, safer, and more efficient environment that enhances productivity and reduces waste. Remember that the goal is not just to get rid of unnecessary items but also to adopt a more conscious and rational approach to what surrounds us. With careful and methodical execution, Seiri becomes the starting point for continuous and lasting improvement.
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Quando parlo delle 5S, spesso mi capita di vedere le persone pensare che si tratti di un fine in sé. Non è così. Le 5S sono uno strumento, un mezzo per raggiungere obiettivi più grandi: sicurezza, efficienza, qualità e riduzione dei guasti. Dobbiamo sempre ricordare questo quando le applichiamo.
Mi è capitato di seguire un’azienda dove il concetto di 5S era stato introdotto solo a parole. I dipendenti sapevano a memoria i cinque termini, ma nessuno ne aveva compreso il vero scopo. “A cosa serve mettere in ordine se domani sarà di nuovo tutto incasinato?” mi chiese un operaio di nome Mario. Gli ho risposto: “Serve a non inciampare oggi e a non perdere tempo domani. Serve a te, non solo all’azienda.”
La sicurezza inizia dall’ordine
Se c’è una cosa che ho imparato sul campo, è che sicurezza e ordine vanno di pari passo. Vi faccio un esempio pratico: Mario, lo stesso operaio, una mattina si è trovato con un macchinario bloccato. Il problema? Trucioli e polvere accumulati in un punto critico. “Non ho avuto tempo di pulire”, mi disse. Ma quello che Mario non aveva capito è che il tempo per pulire lo avrebbe salvato da un fermo macchina e da un rischio di infortunio.
Anche Maria, che si occupava delle pulizie, aveva un metodo poco efficace. Puliva a fondo solo una volta ogni sei mesi, ma nel frattempo lo sporco si accumulava in punti pericolosi. Quando le ho chiesto perché non facesse manutenzione regolare, mi ha risposto: “Non ne vedo l’urgenza.” Le ho detto: “Non c’è sicurezza senza costanza. Non aspettare che accada un incidente per agire.”
Le 5S ci insegnano che prevenire è sempre meglio che correre ai ripari. Quando l’ambiente è ordinato e pulito, gli incidenti si riducono. Pensateci: ogni volta che mettete a posto uno strumento o ripulite un pavimento scivoloso, state proteggendo voi stessi e i vostri colleghi. Non è solo una questione di norme, è una questione di rispetto per la vita.
Efficienza: Piccoli gesti, grandi risultati
Un bravo artigiano si prende cura dei suoi strumenti, così come un bravo chef affila sempre i suoi coltelli. Lo stesso vale per noi. Vi racconto una storia che mi ha colpito: in una fabbrica che seguo, un team ha iniziato a dedicare tre minuti al giorno alle 5S. All’inizio erano scettici: “Tre minuti? Cosa possiamo fare in così poco tempo?” Eppure, in poche settimane, quei tre minuti hanno trasformato il reparto. Gli attrezzi erano sempre al loro posto, le perdite di olio individuate subito, e i percorsi resi più fluidi.
Un altro esempio riguarda un magazzino dove lavorava Luca, un responsabile abituato a passare ore cercando strumenti e materiali. Dopo aver implementato le 5S, Luca mi disse: “Davide, è incredibile. Ora riesco a fare il doppio del lavoro nello stesso tempo. Non perdo più minuti preziosi.” Gli ho risposto: “Non hai guadagnato solo tempo, ma anche tranquillità. Sai sempre dove mettere le mani.”
Qualità: I dettagli fanno la differenza
Ho visto aziende perdere clienti per errori apparentemente insignificanti: una limatura non tolta, una sbavatura lasciata sul pezzo, un’etichetta mancante. È successo a Giulia, responsabile di un reparto di assemblaggio. “Non pensavo che un dettaglio così piccolo potesse avere un impatto così grande,” mi disse. Eppure, un granello di polvere in un componente elettronico ha portato a un’intera partita di pezzi difettosi.
Le 5S ci ricordano che la qualità parte dai dettagli. Ogni volta che ci prendiamo cura del nostro ambiente di lavoro, riduciamo la possibilità di errori. “Un prodotto di qualità nasce in un ambiente di qualità,” ho detto spesso nei miei corsi, e non smetterò mai di ripeterlo.
Ridurre i guasti: La sindrome del lunedì mattina
Chi lavora in produzione sa bene di cosa parlo: il lunedì mattina spesso si trovano macchinari bloccati, scarichi intasati, e problemi che sembrano spuntare dal nulla. In un’azienda che seguo, questo era un problema cronico. Poi, abbiamo introdotto una regola semplice: ogni venerdì pomeriggio, dedicare mezz’ora alla manutenzione preventiva. Il risultato? La “sindrome del lunedì mattina” è sparita. Le 5S non sono un fine ma un mezzo.
Ricordo Andrea, un tecnico che inizialmente era contrario. “Perché devo perdere tempo il venerdì per sistemare cose che posso fare lunedì?” mi chiese. Gli ho risposto: “Andrea, il tempo che perdi oggi lo risparmi domani.” Dopo qualche settimana, Andrea mi ha confessato che il suo lavoro era diventato molto meno stressante.
Conclusione: Un ambiente migliore per tutti
Le 5S non sono solo una metodologia, sono un’opportunità. Ogni volta che mettiamo in ordine, puliamo o organizziamo, stiamo investendo nel nostro futuro. Non pensate alle 5S come un obbligo, ma come uno strumento per migliorare la qualità della vostra vita lavorativa.
Ricordate: ogni passo conta. Anche i piccoli gesti quotidiani possono portare a grandi risultati. “Un ambiente di lavoro migliore crea persone migliori,” ed è questo il vero obiettivo delle 5S.
Per questo Le 5S Non sono un fine, ma un mezzo
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5S: Not an End, but a Means
When I talk about the 5S methodology, I often see people thinking of it as an end goal. But that’s not the case. The 5S system is a tool, a means to achieve greater objectives: safety, efficiency, quality, and reduced downtime. We must always remember this when implementing it.
I once worked with a company where the concept of 5S had been introduced only superficially. The employees could recite the five terms by heart, but no one truly understood their purpose. “What’s the point of tidying up if it’s going to be messy again tomorrow?” asked an operator named Mario. I replied, “It’s about not tripping today and saving time tomorrow. It’s for you, not just the company.”
Safety Begins with Order
One thing I’ve learned in the field is that safety and order go hand in hand. Let me give you a practical example: Mario, the same operator, found his machine jammed one morning. The issue? Chips and dust had accumulated in a critical spot. “I didn’t have time to clean it,” he told me. But what Mario didn’t realize was that taking the time to clean could have prevented the machine stoppage and a potential safety risk.
Then there was Maria, who was in charge of cleaning but had a less-than-effective method. She did deep cleaning only once every six months, allowing dirt to build up in dangerous areas. When I asked her why she didn’t do regular maintenance, she replied, “I don’t see the urgency.” I told her, “There’s no safety without consistency. Don’t wait for an accident to take action.”
The 5S system teaches us that prevention is always better than cure. When the environment is tidy and clean, accidents are reduced. Think about it: every time you put a tool back in its place or clean up a slippery floor, you’re protecting yourself and your colleagues. It’s not just about following rules—it’s about respecting life.
Efficiency: Small Actions, Big Results
A good craftsman takes care of their tools, just as a great chef always sharpens their knives. The same principle applies to us. Here’s a story that struck me: in a factory I worked with, a team started dedicating just three minutes a day to 5S. At first, they were skeptical. “Three minutes? What can we accomplish in such a short time?” Yet, within a few weeks, those three minutes transformed their department. Tools were always in their proper place, oil leaks were identified immediately, and workflows became smoother.
Another example comes from a warehouse where Luca, a manager, used to spend hours looking for tools and materials. After implementing 5S, Luca told me, “Davide, it’s incredible. Now I get twice as much done in the same amount of time. I don’t waste precious minutes anymore.” I replied, “You haven’t just saved time—you’ve gained peace of mind. You always know where to find what you need.”
Quality: The Details Make the Difference
I’ve seen companies lose clients over seemingly minor errors: a shaving not removed, a burr left on a piece, or a missing label. This happened to Giulia, who managed an assembly department. “I didn’t think such a small detail could have such a big impact,” she told me. Yet a speck of dust on an electronic component led to an entire batch of defective products.
The 5S methodology reminds us that quality starts with the details. Every time we take care of our work environment, we reduce the chances of errors. “A quality product comes from a quality environment,” I often say in my training sessions, and I’ll never stop repeating it.
Reducing Breakdowns: The Monday Morning Syndrome
Anyone who works in production knows what I mean: Monday mornings often come with jammed machines, clogged drains, and problems that seem to appear out of nowhere. In a company I worked with, this was a chronic issue. Then, we introduced a simple rule: every Friday afternoon, spend 30 minutes on preventive maintenance. The result? The “Monday Morning Syndrome” disappeared.
I remember Andrea, a technician who was initially against the idea. “Why should I waste time on Friday fixing things I can do on Monday?” he asked. I replied, “Andrea, the time you spend today will save you time tomorrow.” After a few weeks, Andrea admitted his job had become much less stressful.
Conclusion: A Better Environment for Everyone
The 5S system is not just a methodology; it’s an opportunity. Every time we organize, clean, or tidy up, we’re investing in our future. Don’t think of 5S as an obligation but as a tool to improve the quality of your work life.
Remember: every step counts. Even small daily actions can lead to big results. “A better work environment creates better people,” and that is the true goal of the 5S methodology.
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In ultima analisi, le 5S hanno l’obiettivo di eliminare gli sprechi. Proprio come ogni parola può avere interpretazioni più ampie, anche le 5 attività che costituiscono le 5S hanno un significato profondo, talvolta complesso. È quindi fondamentale chiarire cosa siano esattamente le 5S, cioè quale è il significato delle 5S Lean e come le attività debbano essere strutturate per raggiungere i propri obiettivi.
Cosa sono le 5S e cosa possono fare per te?
1. Seiri (Organizzazione)
Nell’uso comune, significa mettere le cose in ordine e organizzarle secondo regole o principi specifici.
In ambito 5S, si tratta di distinguere tra ciò che è necessario e ciò che è superfluo, prendere decisioni difficili e implementare la gestione della stratificazione per eliminare ciò che non serve. L’accento è posto sulla gestione delle cause, con l’obiettivo di prevenire l’accumulo di inutilità e affrontare i problemi alla radice.
Gestione della stratificazione
Essere organizzati non significa semplicemente mettere in ordine. Alcune persone sembrano disordinate ma trovano sempre tutto, mentre altre appaiono ordinate ma non riescono mai a trovare ciò che cercano.
L’organizzazione efficace richiede un sistema. Ad esempio, chiunque può riordinare una stanza disordinata, ma solo il proprietario può stabilire un sistema funzionale. Diverse teorie organizzative iniziano con il dividere le cose e raggrupparle per importanza. È necessario stratificare, determinare priorità e affrontare ciò che conta di più.
Strumenti come il diagramma di Pareto, il metodo KJ* e l’inventario aiutano a identificare ciò che è essenziale e ciò che può essere eliminato. Che si tratti di smaltire scorte invendibili o di effettuare il cambio stagionale, il punto chiave è concentrarsi su ciò che è importante.
Distinguere tra essenziale e non essenziale può essere complicato, sia a casa che al lavoro. Spesso ci aggrappiamo a oggetti “nel caso possano servire”. Tuttavia, dobbiamo imparare a prendere decisioni difficili per liberare spazio e concentrarci su ciò che conta davvero.
2. Seiton (Ordine e pulizia)
In ambito 5S, questo principio riguarda il collocare le cose nei posti giusti, eliminando il tempo perso a cercare. L’obiettivo è creare un ambiente ordinato, funzionale e sicuro.
Applicazione del principio di ordine
Il principio di ordine è fondamentale in molti aspetti della nostra vita: dal sistema di catalogazione delle biblioteche, alla disposizione dei magazzini, fino all’organizzazione di armadi o scrivanie. Tutti questi sistemi mirano a facilitare l’accesso rapido e senza sforzo agli oggetti.
Disposizione funzionale
La pulizia e l’ordine partono da un’analisi dell’efficienza. Un sistema organizzativo efficace deve considerare la frequenza d’uso degli oggetti:
Oggetti inutili: scartarli.
Oggetti di emergenza: conservarli per eventuali necessità.
Oggetti usati raramente: tenerli lontano dal posto di lavoro.
Oggetti usati occasionalmente: conservarli in una posizione accessibile.
Oggetti usati frequentemente: mantenerli a portata di mano.
Lo stoccaggio dovrebbe inoltre considerare aspetti come quantità disponibile, qualità (es. protezione da ruggine o ammaccature) e sicurezza (es. precauzioni per materiali infiammabili).
L’ordine non riguarda solo l’efficienza, ma anche la qualità e la sicurezza: ogni oggetto deve avere un posto specifico che ne garantisca un uso rapido e sicuro.
Per mantenere ordinato il posto di lavoro, potrebbe essere necessario tracciare linee di passaggio e linee di demarcazione sul pavimento. La disposizione deve essere flessibile in modo da poter essere modificata per soddisfare nuovi requisiti di lavoro. Tutto deve essere sollevato dal pavimento in modo che sia la pulizia che le ispezioni siano facili. La disposizione deve essere tale da non creare ragnatele, che le coppe dell’olio e altre cose siano facilmente accessibili e che il lavoro proceda senza intoppi. Poiché l’ordine serve a migliorare l’efficienza, è anche importante fare studi sui tempi, apportare miglioramenti e fare pratica anche durante il processo di raddrizzamento. L’obiettivo finale di questo processo di raddrizzamento è riuscire a ottenere tutto ciò che si desidera di qualcosa quando e dove lo si desidera. E la chiave per farlo è chiedersi le 5W e la 1H (cosa, quando, dove, perché, chi e come) per ogni elemento.
3 Pulizia (Seiso)
In termini generali, questo significa pulire in modo che le cose siano pulite. In termini 5S, significa sbarazzarsi di rifiuti, sporcizia e corpi estranei e rendere le cose pulite. La pulizia è una forma di ispezione. L’enfasi qui è sulla pulizia come ispezione, sulla pulizia e sulla creazione di un posto di lavoro impeccabile.
Sebbene pulire significhi ovviamente eliminare sprechi e sporcizia e rendere le cose pulite, questo è diventato di recente sempre più importante. Con una qualità più elevata, una maggiore precisione e tecnologie di lavorazione più raffinate, anche il più piccolo dettaglio può avere ramificazioni vitali. Ecco perché è ancora più importante essere inflessibili nella determinazione di fare una pulizia approfondita.
Siti di ispezione
Alcune delle tue attrezzature e strutture dovranno essere mantenute particolarmente impeccabili, ed è importante che tu sappia dove questi posti sono. Ad esempio, quelli di voi che sono abbastanza grandi da ricordare le Olimpiadi di Tokyo ricorderanno che la squadra femminile giapponese di pallavolo teneva dei fazzoletti infilati in vita in modo da potersi asciugare la fronte di tanto in tanto, perché sapevano che il sudore che gocciolava sul campo era una potenziale causa di scivolamento. E se fossero scivolate, avrebbero potuto benissimo perdere un punto e quindi la partita. Quindi, per loro, il campo da pallavolo era un’area di ispezione prioritaria. E questo è un altro significato delle 5S Lean.
Lo spirito “Pulire è ispezionare”
Nell’esercito, le regole sono molto severe riguardo al mantenimento delle armi oliate e pulite, in modo che possano essere utilizzate in qualsiasi momento. Per estensione, le fabbriche moderne hanno scoperto che avranno meno errori di controllo quanto più saranno scrupolose le loro procedure di pulizia. La pulizia non si limita a pulire il sito e l’attrezzatura. Offre anche un’opportunità di ispezione. Anche i posti che non sono sporchi devono essere controllati e ispezionati. Tutto viene esaminato attentamente quando la pulizia è fatta bene, ed è per questo che si dice che pulire significa ispezionare.
Questo non vale solo all’interno della fabbrica. Infatti, il cancello della fabbrica, l’esterno della fabbrica, è l’interfaccia dell’azienda con la comunità. Osserva bene. L’erba è infestata dalle erbacce? Ci sono rifiuti sparsi in giro? Immagina che tipo di impressione fa. La tua fabbrica sembra attraente o sembra una baraccopoli? Anche se non ti interessano le relazioni con la comunità, quante brave persone vorranno venire a lavorare per un posto che sembra decadente? In questo senso, le 5S possono essere sia il tuo ambasciatore per la comunità che il tuo miglior agente di reclutamento.
Raggiungere Zero sporcizia e Zero polvere
La pulizia è quindi qualcosa che può avere un impatto enorme sui tempi di inattività, sulla qualità, sulla sicurezza, sul morale e su ogni altro aspetto dell’operazione. È la parte che merita la massima attenzione. Ecco perché il movimento 5S cerca di raggiungere zero sporcizia e zero polvere ed eliminare piccoli difetti e guasti minori nei punti di ispezione chiave.
4 Standardizzazione (Seiketsu)
In termini 5S, la standardizzazione significa mantenere continuamente e ripetutamente la propria organizzazione, ordine e pulizia. In quanto tale, abbraccia sia la pulizia personale che la pulizia dell’ambiente. L’enfasi qui è sulla gestione visiva e sulla standardizzazione. Innovazione e gestione visiva totale vengono utilizzate per raggiungere e mantenere condizioni standardizzate in modo da poter sempre agire rapidamente.
Gestione visiva
Il visual management è recentemente salito alla ribalta come un mezzo efficace per realizzare il kaizen. Ora viene utilizzato per la produzione, la qualità, la sicurezza e tutto il resto.
Gestione del colore
Anche la gestione del colore (o gestione della codifica dei colori) ha ricevuto notevole attenzione ultimamente.
È stata utilizzata non solo per la gestione della codifica dei colori, ma anche per creare un ambiente di lavoro più favorevole. Ci sono sempre più persone in posizioni di lavoro pratiche che optano per abiti bianchi e di altri colori chiari. E poiché questi abiti mostrano rapidamente lo sporco, forniscono un indice pronto di quanto siano pulite le cose. Evidenziano la necessità di ingegno e azione.
Dal punto di vista umano complessivo, l’igiene ha ramificazioni ben oltre la fabbrica, estendendosi anche all’ambiente. Le 5S sono necessarie per quanto riguarda nebbia d’olio, limature, rumore, oli più sottili, sostanze tossiche e molte altre cose presenti sul posto di lavoro per garantire che non sporchino né il posto di lavoro né l’ambiente più ampio. Ci sono anche aziende che hanno iniziato a mettere fiori nei loro luoghi di lavoro, dimostrando uno spirito ammirevole.
5 Disciplina (Shitsuke)
In termini generali, questo significa allenamento e capacità di fare ciò che si vuole fare anche quando è difficile. In termini 5S, significa instillare (o avere) la capacità di fare le cose nel modo in cui dovrebbero essere fatte. L’enfasi qui è sulla creazione di un ambiente di lavoro con buone abitudini e disciplina. Insegnando a tutti cosa deve essere fatto e facendo in modo che tutti facciano pratica, si rompono le cattive abitudini e si formano quelle buone. Le persone si esercitano a creare e seguire le regole.
La disciplina è la prima delle 5S
Sebbene sembri esserci un po’ di resistenza alla disciplina tra i più giovani perché c’è la sensazione che implichi forzare le persone a schemi comportamentali preimpostati, non deve essere così. Le persone non dovrebbero essere così rigide al riguardo. La parola shitsuke deriva originariamente dalla prima cucitura che viene fatta affinché un kimono possa essere cucito correttamente. È come il lavoro che fa il sarto prima di una prova. In questo senso, e una volta che è visto in questo modo, dovrebbe essere chiaro che la disciplina è qualcosa che impariamo per rendere le nostre vite più fluide. È la base della civiltà. È il minimo di cui abbiamo bisogno per far funzionare la società. Ed è per questo che la disciplina non dovrebbe essere relegata alla fine della linea nelle 5S o, tanto meno, lasciata fuori.
La disciplina può cambiare i modelli comportamentali La disciplina è un processo di ripetizione e pratica. Pensate, ad esempio, alla sicurezza industriale. Quante persone hanno avuto incidenti perché hanno dimenticato di indossare i loro caschi, le loro scarpe antinfortunistiche o i loro occhiali protettivi?
Troppe. Quante hanno avuto incidenti perché hanno infilato le mani nei macchinari senza prima spegnerli? Di nuovo, troppe. Ecco perché è così importante che tutti abbiano l’abitudine di obbedire a semplici regole di sicurezza. Ecco perché la disciplina è parte integrante della sicurezza industriale. Che si tratti di procedure di emergenza, procedure operative standard o altro, è fondamentale che venga fatto ogni sforzo per far sì che il personale esegua ogni singolo passaggio ogni volta. Non c’è spazio per prendere scorciatoie o per l’imbarazzo di sembrare un principiante. La stretta aderenza è fondamentale. E per raggiungere questo obiettivo, potresti dover sfruttare le riunioni mattutine, potresti voler far giurare fedeltà ai singoli lavoratori, potresti voler istituire lezioni monotematiche e potresti voler fare altre cose, ma è essenziale che tutti partecipino e partecipino pienamente.
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Negli ultimi anni si sono moltiplicati i workshop sulle tecniche di miglioramento Kaizen a piedi, o i cosiddetti Rallies, o le Camminate del Miglioramento e altri metodi per far muovere le persone e coinvolgerle in ciò che fanno. E’ giusto.
Le 55 operano anche secondo questo principio “le azioni parlano più delle parole“.
Il modo più efficace per fare le cose non è spiegare come dovrebbero essere, ma dare un’occhiata alle realtà e poi apportare i cambiamenti nello shop floor. Il modo per svegliare tutti dal torpore delle teorie è far partecipare tutti, creare un senso di partecipazione e identità di gruppo e creare un senso di meraviglia e realizzazione. Ci sono ragioni per cui è stato detto che “un‘immagine vale più di mille parole e oppure “vedere per credere”.
E io credo che le prime applicazioni delle 5S portino sempre questo senso di meraviglia e stupore e poi di senso di realizzazione. Attenzione però!
Nessuna scorciatoia per le 5S, solo e sempre un sacco di olio di gomito.
Le persone oggigiorno sono molto studiose, conoscono tutti gli argomenti e tutte le teorie. Sanno esattamente cosa deve essere fatto. Ma conoscono anche tutte le ragioni per cui non può essere fatto, e le esporranno in grande dettaglio quando si tratta di iniziare un azione. Il risultato è che le cose non vengono fatte.
In qualche modo, le stesse persone sembrano pensare che solo perché sanno cosa deve essere fatto, possono farlo in qualsiasi momento e non deve essere fatto ora. In qualche modo, sembrano pensare che sapere sia un sostituto del fare. Quindi non si mettono mai al lavoro e le cose vanno di male in peggio.
In questi momenti sono come congelate dal troppo sapere.
Come procedere allora?
In momenti come questo, è fondamentale iniziare. Si può e forse si dovrebbe iniziare con qualcosa di semplice. È qui che entrano in gioco le 5S. La teoria non è poi così difficile, ma, attenzione, la teoria non significa nulla se non è accompagnata dalla pratica.
La cosa importante è iniziare. Ora. Sporcarsi le mani. Trovare i problemi. E risolverli.
È solo praticando effettivamente le 5S che le capirai davvero. Non esiste una strada facile per la comprensione. Non ci sono scorciatoie. C’è solo duro lavoro. L’unica comprensione deriva dal fare.
In questo senso c’è un percorso ideale che comprende le seguenti 4 fasi di inizio di un percorso 5S che definisce la tua scienza comportamentale aziendale.
Avvio dell’azione di un intervento 5S;
La scoperta e lo stupore delle modifiche apportate alterano momentaneamente le percezioni delle persone coinvolte;
Il posto di lavoro e le attrezzature vengono alterate e percepite diversamente dalle persone coinvolte;
In una fase successiva le persone coinvolte vengono alterate definitivamente nella loro percezione di se stesse: è il punto di non ritorno.
Il punto di non ritorno avviene quando le persone rispondono “No”, alla domanda “Vorresti tornare alle condizioni inziali?”
Ecco come le 5S Lean diventano una scienza comportamentale.
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