Quanto tempo perdiamo cercando un attrezzo in magazzino?
La ricerca continua è uno spreco che possiamo misurare e ridurre.
Un operatore deve completare un’attività, ma non trova la chiave giusta. Guarda sul banco, apre un cassetto, chiede a un collega, si sposta verso un’altra postazione. Dopo quaranta o cinquanta secondi l’attrezzo salta fuori. Il lavoro riprende e l’episodio viene dimenticato.
È una scena comune in molti magazzini, officine e reparti produttivi. Proprio perché ogni episodio sembra piccolo, raramente viene misurato. Ma quando la ricerca si ripete decine di volte, coinvolge più persone e si prolunga per settimane, il tempo disperso diventa un costo operativo concreto.
Le 5S, soprattutto attraverso Seiton e il Visual Management, aiutano a rendere visibile il posto corretto di ogni attrezzo e a ridurre le ricerche. Il primo passo, però, è smettere di considerare la ricerca come una normale parte del lavoro e iniziare a osservarla.
La ricerca di un attrezzo è uno spreco che spesso non vediamo
Cercare un attrezzo non trasforma il prodotto e non migliora il servizio al cliente. È un’attività necessaria solo perché l’organizzazione non rende immediatamente disponibile ciò che serve.
Nella lettura Lean, la ricerca genera movimento non necessario; può inoltre provocare attese, interruzioni e richieste di aiuto.
Non tutte le ricerche hanno la stessa causa. Un utensile può essere stato riposto in una posizione diversa, può essere utilizzato contemporaneamente da più operatori, può essere guasto oppure può non essere stato reintegrato.
Prima di introdurre una soluzione, occorre distinguere i casi e capire dove nasce il problema.
Quanto tempo perdiamo? Prima dobbiamo misurarlo
La percezione individuale è poco affidabile: una ricerca di trenta secondi sembra irrilevante, mentre un’attività ripetuta molte volte può pesare sul turno.
Per ottenere una stima attendibile è sufficiente iniziare con un’osservazione semplice, svolta nell’area in cui il problema si presenta.
1. Conta le ricerche
Per alcuni turni registra quante volte gli operatori devono cercare un attrezzo. Distingui, se possibile, le ricerche concluse con successo da quelle che terminano con una richiesta a un collega o con l’utilizzo di un attrezzo alternativo.
2. Misura la durata
Cronometra il tempo che passa tra il momento in cui l’operatore interrompe l’attività per cercare e quello in cui può riprendere il lavoro.
Non serve una precisione al centesimo: è importante usare sempre lo stesso criterio e osservare più episodi.
3. Considera le persone e i giorni lavorativi
Una ricerca che dura poco, se ripetuta da molti operatori ogni giorno, può produrre un totale significativo.
Registra il numero di persone coinvolte e i giorni effettivi di lavoro nell’anno.
La formula per calcolare il tempo di ricerca
Una formula semplice per una prima stima è:
Ricerche al giorno per operatore × durata media della ricerca × numero di operatori × giorni lavorativi
Il risultato è espresso in unità di tempo: converti i secondi in minuti e poi in ore.
Un esempio pratico
Immaginiamo un’area con:
- 8 operatori;
- 4 ricerche al giorno per operatore;
- 45 secondi per ogni ricerca;
- 220 giorni lavorativi all’anno.
Il calcolo è:
4 × 45 secondi × 8 × 220 = 316.800 secondi
Risultato:
88 ORE ALL’ANNO
In questo esempio, il tempo complessivo assorbito dalle ricerche equivale a 88 ore lavorative annue.
Non significa automaticamente che l’azienda possa trasformare tutte quelle ore in risparmio economico: occorre verificare come il tempo viene recuperato e se può essere effettivamente destinato ad attività produttive.
La stima, però, rende visibile una perdita che prima rimaneva nascosta.
Se si vuole stimare anche un valore economico, si può moltiplicare il tempo per il costo orario aziendale effettivo della manodopera, dichiarando chiaramente l’ipotesi utilizzata.
Perché gli attrezzi non si trovano?
Le cause più frequenti sono organizzative e spesso si presentano insieme:
- l’attrezzo non ha una posizione assegnata;
- la posizione esiste, ma non è identificata o non è visibile;
- più persone utilizzano lo stesso attrezzo senza una regola di restituzione;
- l’attrezzo viene lasciato vicino all’ultima attività svolta;
- gli strumenti guasti o incompleti non sono separati da quelli disponibili;
- la collocazione è lontana dal punto di utilizzo;
- lo standard non è conosciuto oppure è scomodo da rispettare.
Attribuire subito il problema alla disattenzione dell’operatore non aiuta.
Se l’attrezzo non ha una collocazione intuitiva, se il posto è occupato o se la restituzione richiede un percorso inutile, il sistema sta rendendo difficile il comportamento corretto.
Come le 5S riducono il tempo di ricerca
Seiri – Separare ciò che serve
Elimina dal posto di lavoro gli attrezzi inutilizzati, duplicati senza motivo, obsoleti o non più idonei.
Gli strumenti guasti devono essere identificati e separati da quelli pronti all’uso. Ridurre il numero di oggetti presenti rende più facile individuare ciò che serve davvero.
Seiton – Assegnare una posizione precisa
Ogni attrezzo utilizzato con regolarità dovrebbe avere una posizione definita, coerente con la frequenza d’uso e con il punto in cui serve.
Le sagome su pannelli portautensili, le etichette, i contenitori identificati e le ubicazioni visibili aiutano a capire immediatamente dove prendere e dove riporre ogni oggetto.
La regola non è mettere tutto in ordine secondo un criterio estetico. È ridurre i movimenti e rendere il prelievo e la restituzione semplici.
Seiso – Pulire e controllare
La pulizia permette anche di verificare lo stato degli strumenti.
Un attrezzo sporco, danneggiato o incompleto può essere scambiato per uno disponibile e causare ulteriori interruzioni.
Seiketsu – Rendere riconoscibile lo standard
La posizione corretta deve essere comprensibile a tutti.
Fotografie di riferimento, sagome, codici, etichette e regole di restituzione devono essere coerenti e aggiornati.
Shitsuke – Mantenere il comportamento
Il mantenimento non si ottiene con richiami occasionali.
Servono responsabilità chiare, controlli brevi e la correzione delle cause che impediscono di rispettare lo standard.
Soluzioni pratiche per organizzare gli attrezzi
In base al tipo di attività e al valore degli strumenti, si possono adottare soluzioni differenti:
- Pannelli ombra con sagoma dell’attrezzo e identificazione della posizione.
- Cassetti e contenitori con etichette leggibili dall’operatore.
- Postazioni dedicate per gli utensili di uso frequente.
- Area separata per attrezzi guasti, da controllare o da riparare.
- Registro di consegna e restituzione per strumenti condivisi, costosi o poco frequenti.
- Controllo di reintegro per materiali di consumo e piccoli utensili soggetti a esaurimento.
Non tutte le aziende hanno bisogno di un sistema digitale di tracciamento. Per molti strumenti è sufficiente un buon sistema visuale.
La tecnologia va introdotta quando il valore, la criticità o la frequenza di utilizzo giustificano la complessità aggiuntiva.
Come verificare se il miglioramento funziona
Dopo aver introdotto le nuove posizioni, ripeti la misurazione nelle stesse condizioni utilizzate per la rilevazione iniziale.
Puoi confrontare:
- numero medio di ricerche per operatore e per turno;
- durata media di una ricerca;
- numero di attrezzi mancanti o fuori posizione;
- tempo necessario per ripristinare la postazione;
- segnalazioni di strumenti guasti o non disponibili.
Il confronto prima/dopo deve essere realistico: stessa area, attività comparabili e un periodo di osservazione sufficiente.
Se il risultato peggiora, non serve nascondere il dato: occorre capire se le posizioni sono sbagliate, se lo standard è poco pratico o se manca una regola di gestione degli strumenti condivisi.
Gli errori da evitare
Limitarsi a comprare nuovi attrezzi: aumentare la quantità senza definire le posizioni può aumentare il disordine.
Creare pannelli troppo rigidi: una sagoma non deve impedire di adattare la postazione quando cambia il lavoro.
Spostare gli attrezzi senza coinvolgere gli operatori: la collocazione deve essere verificata sul campo.
Misurare il tempo una sola volta: una giornata anomala può falsare il risultato.
Usare i dati per colpevolizzare: la misura serve a migliorare il sistema, non a fare classifiche tra persone.
Conclusione: un attrezzo deve essere facile da trovare e da restituire
Il tempo perso cercando un attrezzo non è inevitabile.
Spesso nasce da posizioni non definite, identificazioni insufficienti o regole di restituzione poco pratiche.
Le 5S permettono di affrontare il problema partendo dall’osservazione, dalla riduzione del superfluo e dalla definizione di un sistema visuale semplice.
Il risultato non è soltanto trovare più rapidamente una chiave o un utensile. È ridurre le interruzioni, rendere il lavoro più fluido e permettere alle persone di concentrarsi sull’attività per cui sono state assegnate.
La domanda da portare nel tuo magazzino è semplice: quanto tempo impiegano oggi gli operatori a cercare gli attrezzi e quanto di quel tempo potremmo eliminare rendendo visibile il posto corretto?
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