Il passo3 5s Seiso – Pulizia – Cleaning è forse il passo più conosciuto, ma credo anche quello meno studiato e quindi gestito in maniera superficiale. In passato, quando tutto scarseggiava e non c’era molto di niente, utensili e macchinari venivano tenuti pulitissimi e trattati con quasi riverenza. Eppure, col tempo, con l’aumentare della prosperità, le persone iniziarono ad assumere un atteggiamento più disinvolto e meno premuroso nei confronti dei propri utensili e attrezzature. Svilupparono una mentalità usa e getta. Iniziarono a pensare che fosse più economico comprarne uno nuovo che riparare quello vecchio o persino mantenerlo in buone condizioni. Questa convinzione fu rafforzata dal ritmo frenetico della vita moderna, in cui il premio sembrava essere più la puntualità che la cura delle cose.
E questo non è tutto.
Sempre più spesso, la pulizia e la sanificazione sono considerate parte del settore dei servizi, qualcosa per cui si assumono persone, persone esterne quindi alla tua attività. Sono persino nate diverse aziende di successo ad assecondare questa mentalità. Lavanderie e tintorie sono un esempio lampante, ma ci sono anche addetti alle pulizie assunti appositamente per pulire dopo che le persone magari hanno già pulito, la loro scrivania o il loro reparto. Ci sono poi gli “ingegneri della pulizia” che popolano le aziende moderne. In alcune aziende prendono nomi e ruoli di nuovissimo conio come “addetti al recycling” nuovo termine per operatore ecologico dentor e fuori l’azienda.
Inoltre oggigiorno ci sono persone che vivono del controllo dell’inquinamento e dello smaltimento dei rifiuti, la cosidetta economia circolare. Ci sono persino persone che progettano e costruiscono quelle che vengono chiamate camere bianche. La pulizia è un grande business oggigiorno.
Relativo a molti problemi.
La pulizia significa più mantenere solamente le cose pulite. È più una filosofia e un impegno ad essere responsabili di tutti gli aspetti degli oggetti che si usano e a garantire che siano mantenuti in perfette condizioni. Non bisogna mai pensare che pulire sia solo pulire e che sia un lavoro faticoso. Piuttosto, si dovrebbe considerare la pulizia come una forma di ispezione.
Con la crescente sofisticazione dei moderni prodotti industriali, polvere, sporcizia, corpi estranei, sbavature e altri problemi hanno sempre più probabilità di causare difetti, guasti e persino incidenti. La pulizia è la risposta. La pulizia dovrebbe essere vista come un modo per eliminare una alla volta le cause dei problemi e dovrebbe essere condotta con questo spirito e atteggiamento.
L’approccio in tre fasi
In termini molto generali, una pulizia corretta si articola in tre fasi. La prima è l’attività a livello macro, che consiste nel pulire tutto e trovare il modo di affrontare le cause generali pertinenti al quadro generale. La seconda è il livello individuale, che si occupa di luoghi di lavoro specifici e persino di macchinari specifici. La terza è il livello micro, in cui vengono puliti componenti e utensili specifici e le cause dello sporco vengono individuate e corrette.
Procedure
Ci sono quattro passaggi che devono essere seguiti:
1. Dividere l’area in zone e assegnare la responsabilità a ciascuna zona.
2. Decidere cosa deve essere pulito, stabilirne l’ordine e procedere. Allo stesso tempo, è fondamentale che tutti comprendano appieno l’importanza della pulizia, in modo da poter analizzare le cause dei problemi.
3. Rivedere il modo in cui viene effettuata la pulizia e gli strumenti utilizzati in modo che anche i punti difficili da pulire possano essere puliti facilmente.
4. Stabilisci le regole da rispettare affinché le cose continuino ad avere l’aspetto che desideri.
Zone e Responsabilità
Nell’assegnare la responsabilità delle attività 5S, è opportuno iniziare con la responsabilità di gruppo per aree specifiche. In seguito, è possibile affidare questa responsabilità a un gruppo, con una persona come leader. Tuttavia, questo da solo non basta. Tutti parlano del fatto che il gruppo faccia le cose, ma questo raramente funziona a lungo termine. Basta guardare le sale riunioni o i bagni della vostra azienda. I gruppi sono solo un insieme di individui e non possono fare nulla che i loro membri non facciano.
Rotazione delle responsabilità.
Ognuno tiene la propria automobile pulita e tutti fanno attenzione a non graffiarlo. Ma quando si tratta di proprietà di qualcun altro, soprattutto quando quest’ultimo è un’entità impersonale come l’azienda, troppo spesso le persone lasciano che le cose si sporchino o si arrugginiscano un po’. Responsabilità congiunta significa che è responsabilità di tutti, ma troppo spesso significa anche che non è responsabilità di nessuno. Molte aziende cercano di aggirare questo problema facendo ruotare la responsabilità tra i membri del gruppo. Potrebbe trattarsi di una rotazione giornaliera volta a distribuire le responsabilità. Nell’avvicendare la responsabilità per il tipo di lavoro che a nessuno piace particolarmente gestire, una persona, al termine del proprio turno, si assicurerebbe che il lavoro venga passato alla persona successiva.
A meno che non vi siano responsabilità individuali chiaramente definite e uno spirito di cooperazione nella gestione della zona di responsabilità del gruppo, è impossibile sperare in un buon lavoro di squadra. In questo, la pulizia è molto simile alle difese a zona installate in sport di squadra come il calcio o il football americano. Perderai la battaglia contro lo sporco se tutti non giocano al meglio delle proprie capacità.
Rappresentare graficamente la responsabilità individuale.
Nelle attività 5S, è meglio lavorare partendo dal presupposto della responsabilità individuale il più possibile, con la consapevolezza che le persone si aiuteranno a vicenda nei momenti davvero difficili.
Ad esempio, si potrebbe iniziare delineando graficamente le singole aree di responsabilità. Nel fare ciò, è importante che tutti gli incarichi siano assolutamente chiari e che non vi siano aree indefinite, non assegnate o grigie
Se tutti non prendono a cuore questi ammonimenti e non accettano la responsabilità personale, non si andrà da nessuna parte.
Attuazione
Se si esegue la pulizia in una progressione ordinata per pezzo di attrezzatura e per posizione, si è destinati a scoprire un sacco di problemi nel processo. Ecco perché è bene farlo in concomitanza con le pulizie annuali e gli interventi kaizen.
Alcuni dei problemi che potreste incontrare in questo processo sono illustrati di seguito:
• I filtri dell’aria condizionata sporchi causano difetti di stampa.
• La limatura nei condotti di trasporto può causare graffi.
• Gli scarti nello stampo causano pressature difettose.
• Oggetti cadono dall’attrezzatura e penetrano nei prodotti.
• Durante il trasporto gli oggetti si ammaccano o si piegano.
• Limature e altre particelle contaminano la resina.
• Il liquido refrigerante sporco provoca intasamenti.
• Polvere e altre sostanze rovinano la verniciatura.
• I collegamenti difettosi si verificano perché i contatti elettrici sono sporchi.
• Gli incendi sono causati dal cortocircuito delle apparecchiature elettriche causato dai rifiuti.
Tra i numerosi punti da pulire in questo processo ci sono soffitti, apparecchiature elettriche, condotti, filtri dell’aria condizionata, macchinari interni ed esterni, scatole e scaffali, carrelli e altri mezzi di trasporto, nonché coperture protettive. Tutti questi punti avranno un impatto sul processo e, di conseguenza, sulla qualità.
Operazione fazzoletto.
Può avere molti nomi, uno dei quali è strategia di pulizia, operazione di pulizia e altro ancora, ma fondamentalmente è una campagna per far sì che tutti facciano un po’ di pulizia e lucidatura.
E se lo fai con stracci bianchi, è anche possibile esporli, sia per indicare i punti che hanno più bisogno di essere puliti, sia per mostrare come, dopo un po’, anche i posti più sporchi non sono più sporchi come prima.
Pulizia dei macchinari.
All’inizio, la gente correva intorno allo stabilimento con gli aspirapolvere domestici, ma questo si rivelò presto inefficiente e furono ideate attrezzature migliori collegando gli aspirapolvere ai carrelli elevatori.
Non è necessario usare attrezzature di pulizia speciali se si usa la fantasia, ma alcuni posti hanno ideato robot per la pulizia e li tengono in funzione nello stabilimento tutto il giorno.
Facilitare il processo
Attività 5S da tre minuti per tutti.
Ciò significa fare in modo che tutti quanti si impegnano in attività 5S per un tempo molto breve, solo 3 minuti al giorno, ogni giorno. La cosa importante è assicurarsi che tutti facciano la stessa cosa nello stesso momento, tutti partecipino. È molto difficile da realizzare e richiede molta pre-coordinazione, leadership e un modo per coinvolgere i ritardatari.
Ma non si tratta solo di pigrizia. A volte le istruzioni non sono chiare. Ma è importante che tutti partecipino alla stessa attività contemporaneamente. Tutti hanno una buona ragione per non partecipare, e tutte queste buone ragioni devono essere superate affinché le 55 attività abbiano successo.
Importanza di limitare il tempo.
Non c’è motivo per cui le attività dei 3 minuti 55 devono durare esattamente 3 minuti. L’importante è che durino poco, ma potrebbero benissimo durare 2 o 5 minuti. L’importante è che durino un tempo chiaramente definito e che il tempo venga utilizzato al meglio. E poiché durano così poco, possono essere affrontate non come attività 5S, ma come parte della routine quotidiana. Le persone possono svolgerle come parte del loro lavoro. Se non correggono le cause delle difficoltà di pulizia, scopriranno che il loro lavoro non procederà in modo fluido e che la loro efficienza sarà ridotta.
Esistono tantissime varianti. Ci sono attività 5S da 1 minuto. Ci sono attività 5S da 3 minuti. Ci sono attività 5S da 10 minuti. E ci sono persino attività 5S da 30 minuti. In effetti, si possono fare diverse combinazioni. L’importante è decidere chiaramente quando e cosa faranno le persone in questo periodo. Potrebbero svolgersi all’inizio o alla fine del lavoro. Potrebbero svolgersi alla fine della settimana o all’inizio del mese. È bene che ci sia varietà, con periodi diversi assegnati a compiti diversi. Se tutti danno il loro contributo, scoprirai di poter svolgere una quantità incredibile di lavoro in 3 minuti. Tre minuti sono più o meno la durata di una canzone popolare. Non sono poi così lunghi, ed è importante che finiscano quando finiscono.
Ad esempio, potresti decidere di riservare 3 minuti all’inizio del pomeriggio. E una volta trascorsi i 3 minuti, avviare la linea. Questo non significa riporre le cose allo scadere dei 3 minuti. Significa eseguire i controlli di qualità e sicurezza a 2 minuti e 30 secondi, in modo che tutto sia pronto allo scadere dei 3 minuti. Se hai stabilito che saranno 3 minuti, non aumentarli né diminuirli.
Tutti insieme contribuiscono alla qualità e alla sicurezza.
Per concludere, avere tutti-che eseguono lavori sullo stesso pezzo contemporaneamente è estremamente utile per i controlli di qualità e sicurezza. In alcuni casi, l’istituzione di una politica che preveda che tutti eseguano la stessa operazione più volte al giorno ha ridotto drasticamente il numero di errori nelle operazioni di assemblaggio.
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Vediamo in questo articolo come curare al massimo i dettagli nel secondo passo Seiton e cioè Ordinare. Come avrai capito, ci saranno regole e queste ovviamente dovranno essere rispettate, ma anche suggerite, migliorate, ampliate e formalizzate.
Controllo quotidiano e prevenzione delle condizioni di esaurimento scorte
• Quando cerchi qualcosa dove dovrebbe essere e non c’è, ci sono tre possibilità: l’articolo è esaurito o out of stock, qualcuno l’ha preso e non l’ha ancora rimesso a posto, oppure è perso. Ma non sai quale possibilità è vera. Ne hai nessuna maniera per sapere cosa dovresti fare? Se è esaurito, ne sono stati ordinati altri o no? Se qualcuno lo sta usando, chi è e quando lo riporterà indietro?
• Inoltre, se è esaurito, qual è la procedura per ordinarne altro? Ci sono altri negozi o inventari in giro che potrebbero averne? Chi contattare? L’ideale, ovviamente, è che tutto questo sia chiaro a colpo d’occhio. Questo termine a colpo d’occhio (At glance) è la tecnica sopraffina per giudicare se il tuo ambiente è ordinato bene o meno. Quindi ogni spazio dovrebbe anche avere una nota, un appunto, un istruzione su quando e quanto riordinare (ad esempio, riordinare quando ne rimangono solo cinque e ordinarne 10). Dovrebbe esserci una istruzione su come riordinare e persino (perché no) alcune schede di riordino, preferibilmente codificate a colori. Infatti, molti posti, (banchi di lavoro, piccoli magazzini scaffalati, supermarket) hanno le cose così ben organizzate che quando le scorte scendono al punto di riordino, la scheda di riordino è proprio lì. In fin dei conti l’istruzione di lavoro è sicuramente un Poka Yoke che ci aiuta inoltre a evitare oltre alle dimenticanze, errori nel riordino (quantità, qualità, tempi etc.).
• Nel decidere quanti averne a portata di mano, la domanda principale è: Quanto sono facili da riordinare? Se puoi sempre procurartene molti di più in fretta, non c’è bisogno di tenerne molti a portata di mano. Se ci vuole molto tempo per procurarsene di più, sarebbe saggio averne di scorta. Il tempo comanda sempre tutte le nostre operazioni, ed il tempo è sicuramente la chiave di lettura nel decidere il successo o il fallimento del secondo passo della tecnica 5S, Seiton. Vediamo quindi come ottimizzare questa attività di riordino.
Riformare il processo di riordino
• Tirare fuori e riporre le cose può essere un processo che richiede molto tempo, ed è per questo che mettiamo insieme le cose in sets o in kit, in modo da poter fare tutto in una volta. Tuttavia, per frequenti turni o cambi di utensili, dove ci sono molte possibilità di combinazioni e un gran numero di cose coinvolte, è importante che l’approvvigionamento sia rapido e senza errori. Per questo motivo molte persone trovano comodo avere le cose che usano di frequente proprio vicino alla linea, a portata di mano.
• A volte, di conseguenza i carrelli sono personalizzati per trasportare gli utensili o le parti più frequentemente utilizzate, e questi possono essere costruiti, progettati in modo che ci sia una netta distinzione tra le cose che tutti usano e quelle che usa solo un processo o una persona. È inoltre importante assicurarsi che i carrelli siano facili da spostare e che rendano il lavoro più semplice. Questa corretta progettazione ci consentirà di ottimizzare il tempo e le energie per quel trasporto.
Esercitarsi a tirare fuori le cose e a riporle: i vantaggi del Kaizen
Il secondo passo della tecnica 5S e cioè l’ordinare è un processo di eliminazione dello spreco di tempo implicato nel tirare fuori le cose e nel riporle. In poche aziende riesco a percepire che questo processo di eliminazione del tempo di presa e riposizione degli oggetti sia stato effettivamente svolto, e raramente vedo risultati tangibili. Questo perché molte volte la tecnica non è esercitata da tutti ed non è esercitata bene, e per questo il secondo passo non ha un grande impatto. Fortunatamente, il risvolto positivo è che sappiamo dove mettere le mani, e la pratica tende quindi per fortuna anche a evidenziare le cose che devono ancora essere fatte.
La Figura mostra i risultati ottenuti quando il tirare fuori e riporre le cose è stato trasformato in un gioco.
Sono state apportate modifiche e migliorie a strumenti comuni in modo che potessero essere recuperati e riposti da chiunque, dal principiante al veterano, persino dal management. I miglioramenti migliori sono quelli che rendono possibile a chiunque di farlo. Se questo fosse un ufficio anziché un’officina meccanica, potresti fare la stessa cosa con i file. Dovrebbe essere possibile per chiunque farlo in mezzo minuto o meno.
In verità io uso un tempo di riferimento anche minore dei trenta secondi. Quando il luogo è stato ordinato correttamente con varie sotto tecniche (sagoma, pokayoke, naming etc.) tengo sempre come tempo ideale 4 secondi per prelevare un oggetto o riporlo o per scoprire quale oggetto manca.
COSE DA RICORDARE QUANDO SI RIPONGONO GLI OGGETTI
Ogni volta che riponi qualcosa, dovresti ricordare i seguenti elementi, che sono spiegati di seguito:
• Segni di contorno e posizionamento
• Supporti, mensole e carrelli
• Macchine utensili e altri strumenti
• Lame e matrici
• Materiali e lavori in corso
• Scorte contingenti
• Oli
• Strumentazione e dispositivi di misurazione
• Oggetti di grandi dimensioni
• Piccoli oggetti e materiali di consumo
• Forniture per l’etichettatura e l’esposizione
Vediamoli uno a uno
Contorni e segni di posizionamento
Per iniziare a mettere ordine in una fabbrica, il primo passo è delineare i passaggi e contrassegnare chiaramente dove va ogni cosa.
Naturalmente, il primo imperativo è progettare un layout che favorisca un buon lavoro, e questo vale anche per l’ordine.
Il passo successivo fondamentale è ricordare la regola della linea retta, dell’angolo retto e la regola della perpendicolarità orizzontale per la disposizione.
I segni di posizionamento sono importanti per sfruttare al meglio lo spazio a disposizione, ed è anche importante per motivi di sicurezza che tutti i passaggi siano rettilinei. Allo stesso tempo, questo darà alla fabbrica un aspetto pulito.
In molti casi è utile predisporre dei passaggi lungo le pareti, sia per garantire che i passaggi principali siano ampi e ordinati, sia per evitare spazi morti.
I contrassegni di posizione per varie cose, ci aiutano a creare zone e ad assicurarsi che le cose siano dove dovrebbero essere, perché molto spesso non avere le cose dove dovrebbero essere ha un impatto negativo sul lavoro stesso e può persino sconvolgere il processo di lavoro e danneggiare la qualità. Molti uffici hanno contrassegni impostati in modo che siano invisibili quando tutto è dove dovrebbe essere, ma diventano visibili quando qualcosa è fuori posto.
A questo proposito vorrei che deste un occhiata a questa foto. I pallini verdi e azzurri sono visibili perché appunto manca l’oggetto che dovrebbe coprirli.
In qualunque modo ciò venga fatto, bisogna ricordare che queste linee e segni sono decisioni chiare. Anche solo tracciare le linee crea una sensazione di ordine maggiore nel posto di lavoro, e questo è un passaggio molto importante che non può essere trascurato. Una volta che le linee sono tracciater, naturalmente, tutti dovrebbero essere responsabili nel garantire che tutto rimanga pulito e ordinato e che nulla superi i confini assegnati.
In molti casi, le aziende hanno trovato utile usare colori diversi per i loro passaggi principali e secondari. La codifica a colori può fare molto per rendere le cose più facili da trovare e conservare.
Anche le limitazioni di altezza sono molto importanti per decidere dove mettere le cose. Tali limitazioni non sono solo importanti per motivi di sicurezza (per evitare che le cose cadano sulle persone), ma sono anche un buon modo per prevenire l’accumulo di scorte non necessarie.
Tracciare queste linee e indicare dove vanno le cose fanno tutti parte degli studi di layout, e le tre considerazioni chiave devono essere (1) far sì che il lavoro proceda senza intoppi, (2) la sicurezza e (3) un layout dall’aspetto pulito.
Supporti, mensole e carrelli
Supporti e ripiani sono importanti per l’ordine, ma troppi supporti e ripiani possono effettivamente essere un impedimento all’ordine. Troppo spazio è pericoloso perché ti culla nel credere di avere spazio per tutte queste cose. Il primo passo in molte fabbriche è ridurre il numero di supporti e ripiani. Una volta fatto, decidi cosa deve assolutamente esserci su un supporto o uno scaffale e butta via il resto. Questo è basilare. Non tenere più di quanto ti serve.
Quando i tuoi supporti e ripiani sono tutti di altezze diverse, metti dei supporti sotto di essi e rendili della stessa altezza. A volte potresti voler mettere delle rotelle sotto alcuni in modo che possano essere spostati più facilmente. Potresti voler creare supporti speciali che sosterranno solo le cose necessarie per un lavoro particolare. Se ci sono frequenti cambi di direzione o cambi di parti, potresti avere un supporto con un set di cose di cui hai bisogno.
I supporti e gli scaffali non devono poggiare direttamente sul pavimento. Metterci sopra le gambe e sollevarli dal pavimento rende più facile la pulizia e conferisce al posto un aspetto più ordinato.
I carrelli sono un mezzo per trasportare cose da un posto all’altro. Le cose pesanti, naturalmente, possono essere spostate da gru a ponte o da carrelli elevatori, ma se ci si affida solo a gru e carrelli elevatori, ascensori, le persone finiranno per trasportare un sacco di cose a mano. Allo stesso tempo, gru e carrelli elevatori richiedono operatori speciali e di solito vengono restituiti vuoti. Chiunque può spostare un carrello, e i carrelli possono trasportare molto più di una persona.
L’uso di gru e carrelli elevatori dovrebbe essere ridotto al minimo. I carrelli sono più efficienti in molti casi, soprattutto perché possono essere progettati per una moltitudine di usi. Se usate un po’ di immaginazione e fate in modo che i carrelli siano alla stessa altezza dei banchi da lavoro, tutto sarà alla stessa altezza e non dovrete passare molto tempo a sollevare e abbassare le cose. Ciò vi farà risparmiare tempo e fatica.
È importante usare la propria immaginazione e ricordare che i supporti, gli scaffali, i carrelli, gli scivoli di trasporto e altre cose sono tutti lì per rendere il lavoro più fluido, veloce e sicuro, per rendere la pulizia più facile e per una serie di altri motivi. Sentiti libero di innovare quando si adatta ai tuoi scopi.
Fili e condotti
Ci sono troppi posti che hanno connessioni multiple che si estendono come una ragnatela. Ci sono anche molti posti che hanno cavi sepolti sotto il pavimento, che serpeggiano lungo sui pavimenti e perfino appesi alle travi in un groviglio sgradevole alla vista, dove è impossibile dire cosa è collegato a cosa.
Tutti questi sono potenziali punti critici soggetti a rotture, usura ed errori, che portano a lesioni o guasti ai macchinari. È fondamentale che vengano istituite delle politiche per rimuovere questi fili e condotti da sotto i piedi, raggrupparli, etichettarli e assicurarsi che tutte le linee siano linee rette con angoli retti e saldamente ancorate.
Tutte le linee interrate devono essere dissotterrate, messe fuori terra e fissate saldamente in posizione. Ogni linea deve essere nominata e numerati per evitare errori. E anche il layout dovrebbe essere riconsiderato e rivisto per facilitare lo spostamento delle cose quando necessario.
Macchine utensili e altri strumenti
La maggior parte del lavoro in fabbrica comporta l’uso di macchine utensili, e ci sono un gran numero di molti tipi di macchine utensili. Ecco perché è così importante che siano organizzate per un facile utilizzo. I punti principali di questa organizzazione sono
• eliminare la necessità di utensili
• ridurre il numero di strumenti necessari
• mettere gli strumenti dove puoi averli subito a portata di mano
• disporre gli strumenti nell’ordine in cui ti servono
• mettere gli strumenti in modo da non dover cambiare mano
• posizionare gli utensili in modo da poterli riporre con una mano
Vediamoli uno a uno
Eliminando la necessità di strumenti
Il modo migliore per farlo è quello di avere la chiave fissata in modo permanente alla testa del bullone, per usare i dadi ad alette, o per usare altri tecniche affinché tutto ciò di cui hai bisogno sia sempre a portata di mano, quando e dove ti serve.
Ridurre il numero di strumenti necessari
Se riesci a ridurre il numero di dimensioni dei bulloni, ciò riduce anche il numero di chiavi di cui hai bisogno. Puoi anche combinare diversi utensili in uno come il coltellino svizzero. È anche utile avere un singolo utensile come una chiave a percussione con diverse teste. Le tecniche SMED aiutano in questa grande impresa.
Posizionare gli strumenti dove puoi averli subito a portata di mano
Il posto migliore per mettere le cose è proprio dove le userai. Ovviamente, questo significa che c’è poco spazio e devi ridurre il numero di cose che ci sono, ma anche questa è una buona idea. Il miglior esempio di questo è il modo in cui gli elettricisti usano le cinture portautensili con tutto ciò di cui hanno bisogno. Lo stesso principio può essere applicato anche creando abbastanza spazio di stoccaggio vicino ai macchinari per contenere gli utensili per quella macchina. E quando lo fai, è una buona idea creare spazio per uno straccio che le persone possono usare per pulire i macchinari e tenerli puliti.
Mettere gli strumenti nell’ordine in cui ti servono
Le linee di montaggio sono impostate in modo che i pezzi arrivino nell’ordine in cui devono essere assemblati. Anche quando si esegue una revisione, è una buona idea mettere le cose nell’ordine in cui le si smonta, in modo da non dimenticare nulla quando le si rimonta. Proprio come le persone alle cene formali iniziano dall’esterno e si fanno strada verso l’interno con le posate, così dovresti avere tutto in ordine. Non solo rende più facile trovare le cose, ma assicura anche che non ti perda nulla o che non metti nulla nell’ordine sbagliato.
Posizionare gli strumenti in modo da non dover cambiare mano
Uno degli sprechi di tempo più grandi in qualsiasi processo si verifica quando le persone prendono qualcosa con una mano e devono cambiarla per utilizzarlo, e poi dover cambiare di nuovo mano per riporlo. Eliminare questa perdita di tempo può migliorare radicalmente l’efficienza, specialmente nelle operazioni di produzione. Ciò significa mettere gli strumenti sul lato giusto della persona e nel giusto orientamento per essere utilizzati, e significa assicurarsi che siano sempre pronti in quel modo. Significa avere abbastanza spazio per la persona che solleva qualcosa senza troppe manovre, e significa assicurarsi che gli oggetti siano sollevati in posizione e pronti per essere utilizzati.
Posizionare gli utensili in modo da poterli riporre con una mano
È anche uno spreco passare un sacco di tempo a mettere via le cose. Molte persone sono più efficienti di quanto credano quando hanno catenelle sugli occhiali così non devono pensare a come metterli via o chiedersi dove sono. Le chiavi inglesi possono essere appese a ganci e i martelli possono anche essere appesi a cappi o occhielli.
È fondamentale che gli utensili siano tenuti in buone condizioni e in buone condizioni, perché sono oggetti che vengono utilizzati più e più volte ogni giorno e ogni risparmio si moltiplica per cento.
Lame, matrici e altri materiali di consumo molto importanti
Questo è uno dei punti di qualità più importanti che ci siano, ed è fondamentale che venga creato un sistema per mantenere queste cose regolarmente e per garantire che siano in condizioni ottimali. Ci sono alcune cose da ricordare.
• Creare spazi di stoccaggio in modo che sia chiaro cosa c’è dentro e che proteggano gli oggetti da intaccature, rotture, ruggine e sporcizia.
• Fare attenzione che limatura, sporcizia o ruggine non entrino nelle estremità coniche dei supporti.
• Ridurre il numero a portata di mano. Progettare custodie in modo che le lame non si urtino tra loro o non si danneggino. Rivedere le procedure di affilatura e lucidatura e le custodie in cui vengono conservate le cose. Se ci sono cambiamenti di dimensioni, assicurarsi di indicarlo sulla custodia di stoccaggio.
• Questi oggetti vengono spesso riposti in verticale, quindi assicuratevi di avere un fermo o un altro supporto, nonché una copertura per motivi di sicurezza.
Materiali e lavori in corso in cui i numeri cambiano
È molto difficile designare dei posti fissi per le cose quando i numeri continuano a cambiare. Anche quando lo fai, non c’è alcuna garanzia che saranno sempre pieni, ed è molto probabile che finirai con lo sprecare spazio.
• Per i materiali e i lavori in corso, designare luoghi stabiliti e decidere quanti di questi devono essere presenti. Qualsiasi cosa in più è troppa e si dovrebbero prendere altre disposizioni per questo surplus. Anche se vengono posizionati vicino al lavoro in corso, si dovrebbe comprendere che si tratta di una disposizione temporanea e che si dovrebbe prendere una decisione chiara su quanto a lungo rimarranno lì. Quando si hanno materiali in arrivo o lavori in corso in uscita a intervalli regolari, con il risultato che le cose tendono ad accumularsi appena prima o dopo le consegne, dovrebbe esserci uno spazio che di solito viene utilizzato per qualcos’altro ma che è disponibile per contenere questo surplus. Anche così, il principio fondamentale dovrebbe essere quello di ridurre il numero di cose a portata di mano e si dovrebbe fare uno sforzo costante in questa direzione.
• Allo stesso tempo, capita spesso che i lavori in corso, prodotti finiti e persino extra per ogni evenienza ottengono un sito di stoccaggio speciale e finiscono lì per un po’ di tempo. La cosa importante da ricordare qui è il metodo FIFO, e cioè il primo ad entrare, primo ad uscire. Usa il primo che ricevi per primo e spedisci il primo che hai fatto per primo. Non creare spazi morti dove le cose si accumulano.
• Altri temi molto importanti nel controllo qualità includono quello di garantire che non vi siano danni a merci o parti durante il trasporto, che non si sporchino e che le cose non siano etichettate in modo errato. In effetti, queste sono le cose in cui la maggior parte delle persone di produzione è meno brava e meritano molta attenzione.
• Per i prodotti difettosi e per le cose in attesa di decisione devono essere riservati spazi e contenitori speciali, ed è una buona idea codificare a colori questi luoghi e contenitori in modo luminoso di un bel rosso o giallo brillante e di etichettarli chiaramente in modo che non ci siano malintesi. E i contenitori per i prodotti difettosi dovrebbero essere piccoli in modo che si riempiano rapidamente e attirino l’attenzione su di sé.
• Poiché la mancanza anche di una sola parte può bloccare un intero processo di assemblaggio, è importante che tutte le parti siano presenti e in ordine. Tale gestione del processo è cruciale. Molte delle migliori fabbriche hanno queste cose su piccoli carrelli che vengono poi allineati in ordine, in modo che sia un processo semplice eseguire ogni passaggio in ordine e controllare che tutto sia stato fatto.
Azioni di contingenza
• Nella gestione dei pezzi di ricambio e delle emergenze, è una buona idea sapere esattamente quanti di ciascuno ti servono e quando è il momento di riordinarli.
• E nella gestione di queste scorte, è importante essere molto chiari sulla loro manutenzione, incluso il controllo di scheggiature o graffi, ruggine o sporcizia. I circuiti stampati e simili devono essere conservati in modo che non si urtino tra loro e non raccolgano sporcizia o polvere. Molto spesso, devono essere conservati in un luogo fresco e asciutto
Oli
La conservazione e la manutenzione degli oli è un altro punto importante dal punto di vista dell’organizzazione e della pulizia. Nel fare orrganizzazione e pulizia, le procedure sono le seguenti:
1. Consolida i tipi di oli che utilizzi e riduci il numero di tipologie diverse.
2. Progetta codici colore e marcature speciali che ti indichino sia il tipo di olio sia la frequenza con cui deve essere cambiato o aggiunto. E assicurati di renderlo abbastanza semplice in modo che chiunque possa capirlo e che non ci siano errori.
3. Decidi quali oli saranno immagazzinati e controllati centralmente e quali saranno sotto-immagazzinati e sotto-controllati lungo la linea. Quindi decidi quanto di cosa mettere dove lungo la linea e quali regole governeranno il rifornimento. Ricorda che questo include anche lo spazio di stoccaggio e i contenitori designati e che queste cose devono anche essere codificate a colori.
4. Assicurati di avere tutti gli utensili necessari, a seconda del tipo di olio, del modo in cui viene inserito nella macchina o applicato e di qualsiasi altra cosa specifica per il lavoro.
5. Oltre al processo di produzione in sé, gli oli devono essere considerati anche per quanto riguarda gli aspetti di incendio, inquinamento e sicurezza. Fermare eventuali perdite e fare tutto il possibile per assicurarsi che non penetrino sporcizia o altri corpi estranei nell’olio.
6. Innovare per rendere più semplice il versamento dell’olio, anche se ciò significa installare beccucci o prese d’aria con collo più lungo.
Strumentazione e dispositivi di misurazione
Alcune idee per l’archiviazione di questi dispositivi:
• Queste cose devono essere accurate. Altrimenti sono inutili. Si presume che vengano controllate regolarmente e regolate per accuratezza, ma questo deve essere chiaramente indicato. Naturalmente, alcune cose devono essere più accurate di altre, e questo dovrebbe anche essere chiaramente indicato insieme al nome dell’ispettore. È inammissibile che queste non siano etichettate o che le etichette siano state staccate.
• Quando la manutenzione quotidiana è approssimativa, questi dispositivi a volte non tornano a zero quando sono spenti, arrugginiti, ammaccati o altrimenti deformati. È importante assicurarsi che non vengano urtati, sporchi o altrimenti danneggiati. Ecco come ci si assicura di costruire qualità; e se sono spenti, l’intero processo è spento.
Articoli di grandi dimensioni
Gli oggetti grandi e pesanti sono molto individuali, ognuno con i suoi scopi e ognuno usato a modo suo, ed è importante ideare uno spazio di stoccaggio e mezzi di trasporto per ogni singolo oggetto individualmente. Poiché molti di questi oggetti hanno spesso cavi lunghi, bisogna trovare un modo per avvolgere questi cavi ed evitare che si ingarbuglino. Inoltre, pompe e altre attrezzature pesanti devono essere maneggiate con cura e trasportate con cura anche per motivi di sicurezza.
• Per ogni apparecchiatura devono essere progettate protezioni di sicurezza e strumenti per la pulizia specifici, ed è importante che venga predisposto uno spazio per tali apparecchiature, dove siano facilmente accessibili ma non intralcino.
Piccoli articoli e materiali di consumo
• La maggior parte di questi articoli vengono conservati come forniture quotidiane e il fatto che vengano utilizzati ogni giorno rende ancora più importante ideare procedure di riordino semplici.
• Il problema sorge quando gli articoli cadono nella fila o si perdono. Ecco perché è consigliabile tenere le scatole di fornitura piene solo all’80% circa e avere una linea chiara che indichi dove fermarsi, poiché avere un po’ di spazio libero in cima significherà un minor rischio di traboccamento o fuoriuscita. Quando si mettono via le cose, assicurarsi di mettere i coperchi sui contenitori. Assicurarsi di raccogliere qualsiasi pagina di caduta e rimetterla al suo posto. A meno che questi articoli non vengano raccolti e rimessi subito a posto, molto probabilmente verranno buttati via (sprecati) o scambiati per qualcos’altro (con conseguente qualità inferiore).
• Un certo numero di cose dovrebbe essere fornito alla linea in set. Questi includono molle e altri articoli difficili da maneggiare, rondelle e altri articoli difficili da raccogliere, cuscinetti e raccordi che non tollerano sporcizia, muffa o ruggine e guarnizioni e guarnizioni che si rovinano se si rompono, si deformano o addirittura si danneggiano. Fornirli in set rende anche meno probabile che qualcosa venga dimenticato. Si dovrebbe esercitare l’ingegno per garantire che siano facili da maneggiare, facili da installare e facili da ottenere correttamente.
• Sebbene ci siano molte cose da ricordare nella gestione di queste piccole parti, è anche importante ricordare che lo stoccaggio è cruciale e ideare modi per immagazzinare ciascuna di esse adatti a quella parte specifica. Anche il riordino dovrebbe essere reso semplice ed efficiente.
Forniture per etichettatura
I punti principali da ricordare quando si affiggono avvisi, poster o cartelli sono:
• Non metterli ovunque. Designa loro dei posti speciali e rispetta le designazioni.
• Assicurati di indicare per quanto tempo rimarranno esposti. Non dovrebbe essere esposto nulla senza un’indicazione di quando verrà rimosso. (Non solo i poster obsoleti sono uno spreco di spazio, ma restano esposti così a lungo che nessuno ci fa più caso e, per estensione, le persone prendono l’abitudine di non prestare attenzione a nessun avviso, nemmeno a quelli nuovi.)
• Il nastro adesivo deve essere rimosso in modo tale che il muro non risulti antiestetico in seguito.
• Avvisi, poster e cartelli devono essere allineati lungo la parte superiore in modo da risultare ordinati.
Carta per manifesti
• Dovrebbero esserci tre o quattro dimensioni standard.
• I poster che verranno appesi devono essere curati e prima misurateli completamente per accertarvi che non siano d’intralcio.
• I poster devono essere affissi saldamente in modo che non volino via o cadano a causa del vento quando le finestre sono aperte o quando le persone passano.
Lettere • I messaggi possono essere scritti a mano, ma devono essere puliti e leggibili. Se possibile, è una buona idea usare set di caratteri. Gli avvisi importanti non devono sembrare graffiti.
Stand e insegne
• Molto spesso sono una distrazione. Le altezze devono essere attentamente determinate e il posizionamento deve essere attentamente considerato in modo che le persone possano anche vedere di cosa si tratta.
Liste di controllo e simili
• Elenchi di condizioni operative, procedure e istruzioni, checklist e simili sono strumenti importanti per garantire che un processo venga eseguito correttamente. In effetti, sono per l’operatore di una macchina ciò che la mappa del percorso è per un passeggero di un autobus o di un treno. Dove siamo ora? Cosa viene dopo? Cosa devo fare? E dovrebbero essere progettati in modo da essere facili da capire anche per qualcuno che non è intimamente coinvolto nel processo.
• Poiché queste cose cambiano frequentemente, è utile disporre di carta colorata o bandierine nei punti chiave, per avere un mezzo che le persone possano usare per verificare che siano in programma e per tenerli aggiornati.
Bene. Rispettare le regole come avrai capito è fondamentale per ottenere un buon ambiente 5S. Le regole, ti ricordo, per noi amanti della tecnica sono esattamente gli Standard aziendali.
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La trasformazione della tecnica Lean 5S dopo gli anni 90: un nuovo concetto di 5S
Il passo numero 3 della tecnica 5S e cioè Pulire, nasce dalla cultura e filosofia giapponese.
Takashi Osada nel suo testo “the 5s’s” ci fa notare che questa attività in Giappone è una tradizione, ma anche un esperienza di fabbrica per “purificare il cuore”.
Infatti quasi tutti in Giappone vanno a fare pulizie di fine anno (come nella nostra cultura esistono le pulizie pasquali !). Vogliono prepararsi per il nuovo anno con stile. Vogliono iniziare con il piede giusto. Quindi spazzano via lo sporco dagli angoli. Spolverano i posti alti (Hard to clean places di Hirano). E cercano anche di purificare il loro spirito. Quindi, questa tradizione delle pulizie di fine anno è vista come una grande virtù in Giappone.
La pulizia quindi, per loro, e anche un modo di purificare lo spirito.
Questa pulizia è anche la base dell’istruzione.
Ad esempio, il novizio più inesperto del tempio inizia con l’assegnazione del compito di pulizia. L’apprendista che vuole imparare un mestiere di artigiano inizia con la pulizia.
Lo scienziato viene prima assegnato alla pulizia del laboratorio.
Anche le persone che imparano le arti marziali o le arti dello spettacolo iniziano con l’apprendimento delle arti della pulizia (ti ricorda qualcosa Karate Kid?).
Anche prima che inizino a produrre qualsiasi cosa, il rituale della pulizia assicura che siano degni del loro lavoro. In quanto tale, la pulizia serve tanto a purificare il cuore quanto a pulire gli orpelli esterni.
Purtroppo il mondo cambia in Giappone e già negli anni ’90 questi concetti si allontanano dalla cultura giapponese. Osada fa notare che di recente (1990 ndr), entrambi , la scuola e la casa, hanno abbandonato le loro responsabilità in Giappone. Invece, le persone ora imparano le basi di ogni comportamento sociale sul posto di lavoro con una formazione sul posto di lavoro.
La base di questo atteggiamento è trattare tutte le cose con cura. Più qualcuno è attento e cauto nell’ispezionare i macchinari in fabbrica, più è probabile che noti piccole cose quotidianamente. Più è probabile che si prenda cura dell’attrezzatura e la utilizzi con attenzione.
Questo è il momento in cui le persone sono al meglio, quando riescono a vedere la situazione chiaramente e quando si preoccupano per i loro colleghi e cercano di fare un lavoro migliore. Questo è il primo passo verso un cuore puro.
Quando le persone hanno questa esperienza nel loro lavoro, quando si riuniscono con i loro colleghi e sviluppano lo spirito di lavorare insieme, questo cambia anche il loro atteggiamento, il loro modo di pensare e il modo in cui agiscono. Quindi la fabbrica non è semplicemente un posto per fare cose. E’ anche un posto per rendere le persone migliori.
Di fatto questo è un sistema che incoraggia quindi comportamenti responsabili.
Esistono però responsabilità diverse per la direzione e il lavoratore. Se dividiamo la responsabilità in responsabilità della direzione e responsabilità del lavoratore dal punto di vista del lavoro, è chiaro che le due sono diverse. La direzione deve assumersi la responsabilità del prodotto finito, ovviamente, ma il lavoratore ha un tipo di responsabilità completamente diverso.
Ad esempio, uno dei prerequisiti per evitare guasti alle attrezzature è che i macchinari siano oliati senza fallo. Il lavoratore non è responsabile di assicurarsi che la macchina non sviluppi alcun problema. Il lavoratore è responsabile solo di oliarla regolarmente e senza fallo. In effetti, il lavoratore non è responsabile del risultato, ma del processo. È il processo che porta al risultato, ed è il lavoratore che è responsabile del processo.
Ecco perché il modo migliore per prevenire i problemi è che ogni lavoratore dichiari chiaramente di quali processi è responsabile (e qui è fondamentale l’organigramma 5S di reparto) e poi assolva a queste responsabilità nel miglior modo possibile, ogni giorno.
La gestione che si limita a redigere regolamenti e insiste affinché vengano rispettati non durerà a lungo. Invece, hai bisogno di persone che lavorino insieme e si aiutino a vicenda, che ogni persona si prenda il tempo e l’iniziativa extra per fare un buon lavoro, e che ogni persona sia molto consapevole di cosa sta facendo e perché.
Hai bisogno di un comportamento responsabile, un comportamento responsabile da parte di ogni singolo lavoratore su base individuale.
Di qui si può comprendere come le 5S diventino quindi una filosofia di gestione della fabbrica.
I tempi quindi richiedono ora un nuovo concetto delle 5S.
E lo vedo negli interventi che eseguo nelle fabbriche italiane, dove impianti di lavorazione e assemblaggio che utilizzano molto di grasso rinascono invece come come “fabbriche da soggiorno o Living Room Factories“. Altre fabbriche stanno emergendo come “fabbriche da camera bianca o Clean-room factories“, rivaleggiando persino con il laboratorio più immacolato. E la gente ha iniziato a riferirsi alla fabbrica come “showroom“.
Dal punto di vista occupazionale, sta diventando sempre più difficile per le aziende manifatturiere che hanno stabilimenti sporchi attrarre i lavoratori di cui hanno bisogno. Al contrario, le aziende che hanno fabbriche pulite stanno organizzando visite guidate alle fabbriche per le famiglie dei loro dipendenti e persino per i loro clienti.
Direi quindi che possiamo considerare le 5S come una tecnica molto valida di gestione.
Fino a poco tempo fa, le 5S erano un movimento minore ai margini della produttività e della produzione. Erano belle, ma non essenziali. Ora, tuttavia, il management sta cambiando idea e sta realizzando che le 5S sono centrali per il suo pensiero e la sua filosofia di gestione. Sta iniziando a vedere che le 5S sono una tecnica di gestione chiave.
Negli ultimi anni, e soprattutto dopo gli anni novanta, sempre più aziende euro-americane hanno cercato di adottare la gestione giapponese. E si stanno rendendo conto che le 5S sono una parte essenziale di questa gestione.
Uno stabilimento statunitense, ad esempio, ha lanciato una grande campagna di pulizia. Questa era rivoluzionaria, così come lo era lo slogan della campagna: una buona pulizia dipende da te!.
In Giappone, i dirigenti aziendali di alto livello citano le 5S come priorità di gestione numero uno.
Inoltre da già da alcuni anni che possiamo anche considerare le 5S come un motore della produttività e qualità.
Infatti c’è una 5S rivoluzione in corso per una maggiore produttività e qualità nei settori dell’elettronica, delle apparecchiature mediche, della lavorazione di precisione, dell’assemblaggio e nel resto delle industrie all’avanguardia sia in Giappone, ma anche nel resto del mondo.
La trasformazione della tecnica Lean 5S dopo gli anni 90: un nuovo concetto di 5S
Attenzione però!. Quali 5S?. Le persone hanno iniziato a percepire i limiti delle vecchie campagne superficiali 5S incentrate solo su organizzazione e ordine (anche se so che alcuni miei colleghi giapponesi eseguono tuttora molto spesso campagne con i soli primi due passi). Quindi non sono più sufficienti i primi due passi, ma occorre approfondire e affinare la tecnica completa.
I dipendenti e di dirigenti hanno capito che la necessità di una qualità senza pari richiede l’eliminazione anche della minima contaminazione (come espresso nelle camere bianche e nei gradi di pulizia (argomento che a me piace moltissimo e che insegno con entusiasmo nelle mie consulenze)). Hanno capito che hanno bisogno di controllare non solo la sporcizia, ma anche altri fattori come l’elettricità statica, la temperatura e l’umidità. Hanno capito che hanno bisogno di eliminare gli errori a livello di micromillimetro se vogliono la massima qualità. Stanno quindi cercando nuovi livelli di pulizia, combinando la filosofia di gestione e le ultime tecnologie.
In breve, si stanno impegnando per le 5S come dovrebbero essere e cioè approfondite e affinate come non mai.
E di conseguenza, tutto è cambiato. Le persone hanno, ad esempio, abbandonato i vecchi grigi metallici o i rossi coprenti che non mostrano lo sporco e adottato un nuovo bianco immacolato.
Il bianco è ovunque nelle fabbriche giapponesi oggi, sui macchinari, negli interni, negli edifici e persino sulle uniformi dei lavoratori e questa tendenza sta arrivando lentamente anche in Italia.
C’è una nuova enfasi sull’essere puliti e competitivi.
E questo è un bene! La trasformazione della tecnica Lean 5S dopo gli anni 90: un nuovo concetto di 5S che farà bene sicuramente anche alla tua azienda !
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