History of 5S in Japanese Factories by Hide Oba

Presentazione

History of 5S in Japanese Factories by Hide Oba.

Proseguiamo la nostra serie di articoli sul tema del 5S.

Ho chiesto ad Hide Oba il permesso di pubblicare un suo articolo sulla storia delle 5S. Lui con piacere ha accettato e per questo lo ringrazio, e ha anche rivisto il suo articolo originale aggiungendo dettagli interessanti che non conoscevo.

Ti ricordo che questo canale infatti vuole proporre modi diversi di intendere le tecniche con pensieri da diversi autori di diverse nazionalità e culture che ci porteranno sicuramente una ventata di novità, idee e nuovi orizzonti di pensiero. Ti lasciamo qui il link al Blog.

Buona lettura“

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History of 5S in Japanese Factories by Hide Oba

5S” is an essential activity of the Toyota Production System.
“5S” means Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu, and Shituke. These Japanese words are used in
daily life. As they entered Japanese business, we started to collect them and treat them as one activity.
Today, there are many interpretations of 5S. This is understandable since the origin of 5S
activity is not a single source. Over time, it collected and integrated with many initiatives of those time. This article will follow the history of how 5S developed inside Japanese factories.

1 Early days: introduction of cleaning activities into factories

Japan faced a dilemma as it modernized and started introducing modern factories in the late 19th century. Employee morale was low, and discipline was poor. They smoked. Some peed on the factory floor. Muds and dirt were everywhere. People were late for work. Factories were suffering with diligence (I’m sure I destroyed some images of Japanese).
This was understandable to some degree. Many, especially in the textile industry, were working there to pay off the debt that their parents had incurred. They were “working” for 16 hours. Of course, the management side argued that people have to work long hours due to low morale.
But this was a fruitless dispute.
To overcome such a dilemma, new initiatives were taken. The employees were asked to clean the factory every day. Management allocates workers’ time and methods to accomplish such tasks. As things got cleaner, the morale went up. Nobody will pee on the floor when they know they have cleaned it later. People like Touichirou Araki, an efficiency consultant at that time, promoted such activities. The activity was more economical than hiring additional cleaning staff. As a result, these activities became the early phases of all employee participation movement. Another critical point was that the early days of “Scientific management” in Japan were led by Youichi Ueno, a psychologist who thought about employee mental health. Early adopters of “Scientific management” were influenced by Ueno and believed that clean conditions were better for the mental health and efficiency of the operators.
In Japan, there is a tradition of students cleaning the school even today. No government
mandates exist on this issue (According to the Ministry of Education). This tradition started because it was typical for students at “Terakoya,” an Edo samurai period school, which was open to all kids, to clean their classrooms. Most likely, this is an influence of Buddhism, which placed cleaning as part of their training. (“Terakoya” means small house at the temple.) Such tradition made it easy for the Japanese to introduce cleaning activities as part of their working life.
Seiri is often translated as “Sort.” But the meaning is slightly different. After the January 1,
2024 earthquake, a gentleman who lost his family said, “I can’t Seiri my feeling.” Here, he is not trying to sort or throw away his feelings. He is trying to say that he can’t logically organize or explain his feelings. Most of the 5S words have added more meaning than typical Japanese usage. The typical usage seems to be the baseline of understanding, yet it is ignored during translation.

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2 Rise of “S” word activities

As these cleaning became part of daily business, independent “S” word events started.
We started seeing more events— like “Seisou” day or “Seiton” day. These activities were tied to “waste elimination【無駄省き; Muda Habuki】” and cost savings【節約; Setsuyaku】 way before Taiichi Ohno started the Toyota Production System. And they begin to see independent “S” combined into activities like “No Muda” week. Such a week begins with “Muda Search Day,” “Seisou Day,” and then “Seiton Day.” We begin to see the independent words combined in one activity.
Note here that I introduced another Japanese “S” word, “Setsuyaku,” but never in the part of 5S or whatever Ss. There is a simple rule. Cost savings are the objective, not the method. We should be distinguishing the two. The original introduction of these words was tied to cost reduction initiatives. Management expects cost savings through these “S” word activities, not just cleanness.
By the way, although we use the exact words, their meanings differ slightly from the current Toyota Production System. For example, in most cases, “Seiton” means to throw away unnecessary things around this time, but such a meaning is used for “Seiri” today. Both words have similar meanings in daily life. In fact, “Seiri-Seiton” is a single idiom, and they started using this term in preschool. As the 5S activity developed, we defined more specific meanings.
“Seiton” means to define a place to locate the material without waste.
Another important initiative is that “Public health” thinking proliferated in Japan around the same time. This thinking led to “Seiketsu” to keep everything clean. By connecting new
thinking with something we already have, the Japanese proliferate the concept fast. This
“Seiketsu” was explained in connection with Sinto, the Japanese religion. In Sinto, we must
purify ourselves before entering God’s area. Such episodes were tied to public health and
hygiene thinking when these were introduced from the West.

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3 Safety improvement activity called 3S

As we entered the 20th century, another topic became hot in Japan. Safety.
In mid-1910, Japan lost 6000 workers inside factories in a single year. This was unacceptable.
So, the Japanese started the “Safety First” activity by gaining influence from the example of US Steel. US Steel started the “Safety First, Quality Second, Productivity Third” initiative in the early 1900s. This movement reached Japan in the mid-1910. This movement began to connect the “S” activities. They started to call “Seiri,” “Seiton,” and “Seisou” as 3S and became the basics of safety. The 3S (Eventually 4S) became a massive movement to improve safety.
One important lesson the Japanese learned from US steel was that “Factory layout, machine allocation should be in sequence to avoid materials getting “tangled.” Early thought on a layout based on the work sequence is here.
Like many Japanese companies, Toyota first uses “3S” or “4S” in the safety movement. 4S
was introduced to improve safety. Toyota’s 75-year history shows that the 4S movement
started in 1961 as a safety improvement initiative.
So why safety is not part of 5S? Again, safety was the objective of introducing 4S. One is
objective, and the others are methods. Let’s not mix them.
In Japan, the fourth “S,” Seiketsu, has been explained to sustain the 3S since its introduction.
The last “S,” Shitsuke, means discipline. Seiketsu and Shinsuke were most likely added
through the safety improvement activities.

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4 What is the uniqueness of 5S in TPS?

The Toyota Production System, or Taiichi Ohno, shifted the meaning of 5S from safety to part of Kaizen. The uniqueness of 5S in TPS is that it has standardized work at its core.
Ohno’s Implementation of standardized work started in the late 40s to early 50s. Standardized work focuses on human work and its movements. Core thinking is that machine layout and material locations should follow the most efficient human work. It is not the other way around, which I have seen many behind the so-called “5S.” Also, in creating a standardized work, there is a step called “Work Seiri,” in which we must ensure that safety (and other things) is respected. “Time study” comes after such a step.
One crucial change behind the standardized work is that the meaning of waste (Muda) has
changed. Taiichi Ohno introduced “Over-production.” To control over-production, takt time was used to balance the work among processes, which is part of the standardized work. The meaning of 5S before and after defining over-production is entirely different. When overproduction is recognized as waste, 5S is a powerful tool to prevent and highlight the overproduction. It became the signal to emphasize or visualize over-production. Yet, when overproduction is not recognized as waste or promoted in many cases, 5S must be periodic deadstock cleaning activity, which costs the business. None of the 5S words are unique to TPS.
“Muda (Waste)” was also used before TPS. Yet, standardized work and over-production
change the meaning.
This also highlights that this connection between standardized work and 5S means that this became daily or, more importantly, cycle-by-cycle activity from periodic events. At the end of a cycle, if something goes wrong with the standardized work, 5S will be violated. Any violation of 5S should trigger problem-solving activity at that moment. That is the easiest time to understand the cause of the problem. The thinking behind the 5S was to make Kaizen easier, not additional work.
All 5S words are ubiquitous Japanese words used outside and inside factories for centuries. They are common; therefore, they function as slogans but have many interpretations. 5S has many roots, even from outside Japan. Understanding the background or the history helps us understand the meaning better. One thing is clear as we follow the history of the 5S. 5S has always been a method to accomplish the business needs of each era. There was always an objective that business leaders wanted to achieve, and 5S was the method they used to fulfill it. These were never disconnected, and they should remain so.
References;
Hiroyoshi Takagi, “5S 活 動 の 生 成 と 展 開” 経営論集 第16巻第1号 2006年 127~143頁
Shin Ohmori, “日本企業と掃除 5S活動生成と展開の歴史と手段重視型の経営” 日本経営学会誌
第 42号， p p.27-39, 2019

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L’autore di History of 5S in Japanese Factories: Hide Oba

Con oltre 20 anni di esperienza nella consulenza sulla gestione delle operazioni, la mia passione è aiutare le aziende a raggiungere l’eccellenza operativa e la crescita sostenibile. La mia competenza principale è il Toyota Production System.

New York, Stati Uniti d’America

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Sito Web hmoperationsmanagement.com/ 

Di seguito la traduzione in italiano:

“5S” è un’attività essenziale del Sistema di Produzione Toyota. “5S” significa Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu e Shitsuke. Queste parole giapponesi sono usate nella vita quotidiana. Quando sono entrate nel mondo degli affari giapponesi, abbiamo iniziato a raccoglierle e trattarle come un’unica attività. Oggi, ci sono molte interpretazioni delle 5S.

Questo è comprensibile poiché l’origine dell’attività 5S non è una fonte unica.

Col tempo, si è raccolta e integrata con molte iniziative di quel periodo. Questo articolo seguirà la storia di come le 5S si sono sviluppate all’interno delle fabbriche giapponesi.

1. I primi giorni: introduzione delle attività di pulizia nelle fabbriche

Il Giappone affrontò un dilemma mentre si modernizzava e iniziava a introdurre fabbriche moderne alla fine del XIX secolo. Il morale dei dipendenti era basso e la disciplina era scarsa. Fumavano. Alcuni urinavano sul pavimento della fabbrica. Fango e sporcizia erano ovunque. La gente arrivava in ritardo al lavoro. Le fabbriche soffrivano di scarsa diligenza (sono sicuro di aver distrutto alcune immagini del Giappone).

Questo era comprensibile fino a un certo punto. Molti, soprattutto nell’industria tessile, lavoravano per pagare i debiti che i loro genitori avevano contratto. Lavoravano per 16 ore. Ovviamente, la gestione sosteneva che le persone dovessero lavorare molte ore a causa del basso morale. Ma questa era una disputa infruttuosa.

Per superare tale dilemma, furono prese nuove iniziative. I dipendenti furono invitati a pulire la fabbrica ogni giorno. La direzione allocava il tempo e i metodi dei lavoratori per svolgere tali compiti. Man mano che le cose diventavano più pulite, il morale aumentava. Nessuno urinerà sul pavimento sapendo di doverlo pulire successivamente.

Persone come Touichirou Araki, un consulente di efficienza dell’epoca, promossero tali attività. L’attività era più economica rispetto all’assunzione di personale aggiuntivo per le pulizie. Di conseguenza, queste attività divennero le prime fasi del movimento di partecipazione di tutti i dipendenti. Un altro punto critico fu che i primi giorni della “gestione scientifica” in Giappone furono guidati da Youichi Ueno, uno psicologo che pensava alla salute mentale dei dipendenti. I primi sostenitori della “gestione scientifica” furono influenzati da Ueno e credevano che condizioni pulite fossero migliori per la salute mentale e l’efficienza degli operatori.

In Giappone, c’è una tradizione di studenti che puliscono la scuola ancora oggi.

Non esistono mandati governativi su questa questione (secondo il Ministero dell’Istruzione). Questa tradizione iniziò perché era tipico per gli studenti del “Terakoya,” una scuola del periodo Edo aperta a tutti i bambini, pulire le loro aule.

Molto probabilmente, questa è un’influenza del Buddhismo, che prevedeva la pulizia come parte del loro addestramento. (“Terakoya” significa piccola casa nel tempio.) Tale tradizione ha reso facile per i giapponesi introdurre attività di pulizia come parte della loro vita lavorativa.

Seiri è spesso tradotto come “Ordina.” Ma il significato è leggermente diverso.

Dopo il terremoto del 1 gennaio 2024, un uomo che ha perso la sua famiglia ha detto: “Non riesco a “Seiri” i miei sentimenti.” Qui, non sta cercando di ordinare o buttare via i suoi sentimenti. Sta cercando di dire che non riesce a organizzare o spiegare logicamente i suoi sentimenti. La maggior parte delle parole delle 5S ha aggiunto più significati rispetto all’uso tipico giapponese. L’uso tipico sembra essere la base della comprensione, eppure viene ignorato durante la traduzione.

2. Aumento delle attività con le parole che iniziano con “S”

Man mano che queste attività di pulizia diventavano parte della quotidianità aziendale, iniziarono eventi indipendenti con parole che iniziavano con “S”. Cominciammo a vedere più eventi, come il giorno del “Seisou” o il giorno del “Seiton”. Queste attività erano legate all’eliminazione degli sprechi【無駄省き; Muda Habuki】e ai risparmi sui costi【節約; Setsuyaku】molto prima che Taiichi Ohno iniziasse il Sistema di Produzione Toyota.

E cominciarono a vedere parole indipendenti con la “S” combinate in attività come la settimana “No Muda.” Tale settimana iniziava con il giorno della ricerca del “Muda,” il giorno del “Seisou” e poi il giorno del “Seiton.” Cominciamo a vedere le parole indipendenti combinate in un’unica attività.

Nota qui che ho introdotto un’altra parola giapponese con “S,” “Setsuyaku,” ma mai come parte delle 5S o di qualsiasi altra cosa con le S. C’è una regola semplice. Il risparmio dei costi è l’obiettivo, non il metodo. Dovremmo distinguere tra i due. L’introduzione originale di queste parole era legata a iniziative di riduzione dei costi. La direzione si aspettava risparmi sui costi attraverso queste attività con la “S,” non solo pulizia.

A proposito, sebbene usiamo le stesse parole, i loro significati differiscono leggermente dal Sistema di Produzione Toyota attuale. Ad esempio, nella maggior parte dei casi, “Seiton” significava gettare via le cose inutili intorno a questo periodo, ma tale significato viene usato per “Seiri” oggi. Entrambe le parole hanno significati simili nella vita quotidiana. In effetti, “Seiri-Seiton” è un’unica espressione idiomatica, e iniziarono a usare questo termine nella scuola materna. Man mano che l’attività delle 5S si sviluppava, definimmo significati più specifici. “Seiton” significa definire un luogo per collocare il materiale senza sprechi.

Un’altra iniziativa importante è che il pensiero della “salute pubblica” proliferò in Giappone intorno allo stesso periodo. Questo pensiero portò a “Seiketsu” per mantenere tutto pulito. Collegando il nuovo pensiero con qualcosa che già avevamo, i giapponesi diffusero rapidamente il concetto. Questo “Seiketsu” fu spiegato in connessione con lo Shinto, la religione giapponese. Nello Shinto, dobbiamo purificarci prima di entrare nell’area di Dio. Tali episodi furono legati al pensiero della salute pubblica e dell’igiene quando furono introdotti dall’Occidente.

3. Attività di miglioramento della sicurezza chiamata 3S

Con l’ingresso nel XX secolo, un altro tema divenne caldo in Giappone: la sicurezza.

A metà del 1910, il Giappone perse 6000 lavoratori all’interno delle fabbriche in un solo anno. Questo era inaccettabile. Così, i giapponesi iniziarono l’attività “Safety First” traendo ispirazione dall’esempio della US Steel. La US Steel iniziò l’iniziativa “Safety First, Quality Second, Productivity Third” nei primi anni del 1900. Questo movimento raggiunse il Giappone a metà del 1910. Questo movimento iniziò a collegare le attività con la “S.” Cominciarono a chiamare “Seiri,” “Seiton” e “Seisou” come 3S, e divennero le basi della sicurezza. Le 3S (eventualmente 4S) divennero un movimento massiccio per migliorare la sicurezza.

Una lezione importante che i giapponesi impararono dalla US Steel fu che “il layout della fabbrica e l’allocazione delle macchine dovrebbero essere in sequenza per evitare che i materiali si ‘ingarbuglino.’” Qui si trovano i primi pensieri su un layout basato sulla sequenza di lavoro. Come molte aziende giapponesi, Toyota utilizza prima “3S” o “4S” nel movimento per la sicurezza. Le 4S furono introdotte per migliorare la sicurezza.

La storia di 75 anni di Toyota mostra che il movimento 4S iniziò nel 1961 come iniziativa di miglioramento della sicurezza.

Perché la sicurezza non fa parte delle 5S? Di nuovo, la sicurezza era l’obiettivo dell’introduzione delle 4S. Uno è l’obiettivo e gli altri sono i metodi. Non mescoliamoli.

In Giappone, la quarta “S,” Seiketsu, è stata spiegata per sostenere le 3S sin dalla sua introduzione. L’ultima “S,” Shitsuke, significa disciplina. Seiketsu e Shitsuke furono probabilmente aggiunti attraverso le attività di miglioramento della sicurezza.

4. Qual è l’unicità delle 5S nel TPS?

Il Sistema di Produzione Toyota, o Taiichi Ohno, ha spostato il significato delle 5S dalla sicurezza a parte del Kaizen. L’unicità delle 5S nel TPS è che ha il lavoro standardizzato al suo centro. L’implementazione del lavoro standardizzato da parte di Ohno iniziò tra la fine degli anni ’40 e l’inizio degli anni ’50. Il lavoro standardizzato si concentra sul lavoro umano e sui suoi movimenti. Il pensiero principale è che il layout delle macchine e le posizioni dei materiali dovrebbero seguire il lavoro umano più efficiente. Non è il contrario, cosa che ho visto molte volte dietro la cosiddetta “5S.” Inoltre, nella creazione di un lavoro standardizzato, c’è un passaggio chiamato “Seiri del lavoro,” in cui dobbiamo assicurarci che la sicurezza (e altre cose) sia rispettata. Lo studio del tempo viene dopo tale passaggio.

Un cambiamento cruciale dietro il lavoro standardizzato è che il significato di spreco (Muda) è cambiato. Taiichi Ohno introdusse la “sovrapproduzione.” Per controllare la sovrapproduzione, il takt time veniva utilizzato per bilanciare il lavoro tra i processi, che è parte del lavoro standardizzato. Il significato delle 5S prima e dopo la definizione della sovrapproduzione è completamente diverso. Quando la sovrapproduzione è riconosciuta come spreco, le 5S diventano uno strumento potente per prevenire e evidenziare la sovrapproduzione. Diventò il segnale per enfatizzare o visualizzare la sovrapproduzione. Tuttavia, quando la sovrapproduzione non è riconosciuta come spreco o è promossa in molti casi, le 5S devono essere un’attività periodica di pulizia dei morti stock, che costa all’azienda. Nessuna delle parole delle 5S è unica per il TPS. Anche “Muda (Spreco)” era usato prima del TPS. Tuttavia, il lavoro standardizzato e la sovrapproduzione cambiano il significato.

Questo evidenzia anche che questa connessione tra lavoro standardizzato e 5S significa che questa è diventata un’attività quotidiana o, più importante, ciclo per ciclo, rispetto agli eventi periodici. Alla fine di un ciclo, se qualcosa va storto con il lavoro standardizzato, le 5S saranno violate. Qualsiasi violazione delle 5S dovrebbe innescare un’attività di problem solving in quel momento. Quello è il momento più facile per capire la causa del problema.

Il pensiero dietro le 5S era rendere il Kaizen più facile, non lavoro aggiuntivo.

Tutte le parole delle 5S sono parole giapponesi onnipresenti usate dentro e fuori le fabbriche da secoli. Sono comuni; quindi, funzionano come slogan ma hanno molte interpretazioni. Le 5S hanno molte radici, anche fuori dal Giappone. Capire il background o la storia ci aiuta a comprendere meglio il significato. Una cosa è chiara mentre seguiamo la storia delle 5S. Le 5S sono sempre state un metodo per raggiungere le esigenze aziendali di ogni epoca. C’è sempre stato un obiettivo che i leader aziendali volevano raggiungere, e le 5S erano il metodo che usavano per soddisfarlo. Questi non erano mai disconnessi e dovrebbero rimanere tali.