RISPETTARE LE REGOLE

Vediamo in questo articolo come curare al massimo i dettagli nel secondo passo Seiton e cioè Ordinare. Come avrai capito, ci saranno regole e queste ovviamente dovranno essere rispettate, ma anche suggerite, migliorate, ampliate e formalizzate.

Controllo quotidiano e prevenzione delle condizioni di esaurimento scorte

• Quando cerchi qualcosa dove dovrebbe essere e non c’è, ci sono tre possibilità: l’articolo è esaurito o out of stock, qualcuno l’ha preso e non l’ha ancora rimesso a posto, oppure è perso. Ma non sai quale possibilità è vera. Ne hai nessuna maniera per sapere cosa dovresti fare? Se è esaurito, ne sono stati ordinati altri o no? Se qualcuno lo sta usando, chi è e quando lo riporterà indietro?

• Inoltre, se è esaurito, qual è la procedura per ordinarne altro? Ci sono altri negozi o inventari in giro che potrebbero averne? Chi contattare? L’ideale, ovviamente, è che tutto questo sia chiaro a colpo d’occhio. Questo termine a colpo d’occhio (At glance) è la tecnica sopraffina per giudicare se il tuo ambiente è ordinato bene o meno. Quindi ogni spazio dovrebbe anche avere una nota, un appunto, un istruzione su quando e quanto riordinare (ad esempio, riordinare quando ne rimangono solo cinque e ordinarne 10). Dovrebbe esserci una istruzione su come riordinare e persino (perché no) alcune schede di riordino, preferibilmente codificate a colori. Infatti, molti posti, (banchi di lavoro, piccoli magazzini scaffalati, supermarket) hanno le cose così ben organizzate che quando le scorte scendono al punto di riordino, la scheda di riordino è proprio lì. In fin dei conti l’istruzione di lavoro è sicuramente un Poka Yoke che ci aiuta inoltre a evitare oltre alle dimenticanze, errori nel riordino (quantità, qualità, tempi etc.).

• Nel decidere quanti averne a portata di mano, la domanda principale è: Quanto sono facili da riordinare? Se puoi sempre procurartene molti di più in fretta, non c’è bisogno di tenerne molti a portata di mano. Se ci vuole molto tempo per procurarsene di più, sarebbe saggio averne di scorta. Il tempo comanda sempre tutte le nostre operazioni, ed il tempo è sicuramente la chiave di lettura nel decidere il successo o il fallimento del secondo passo della tecnica 5S, Seiton. Vediamo quindi come ottimizzare questa attività di riordino.

Riformare il processo di riordino

• Tirare fuori e riporre le cose può essere un processo che richiede molto tempo, ed è per questo che mettiamo insieme le cose in sets o in kit, in modo da poter fare tutto in una volta. Tuttavia, per frequenti turni o cambi di utensili, dove ci sono molte possibilità di combinazioni e un gran numero di cose coinvolte, è importante che l’approvvigionamento sia rapido e senza errori. Per questo motivo molte persone trovano comodo avere le cose che usano di frequente proprio vicino alla linea, a portata di mano.

• A volte, di conseguenza i carrelli sono personalizzati per trasportare gli utensili o le parti più frequentemente utilizzate, e questi possono essere costruiti, progettati in modo che ci sia una netta distinzione tra le cose che tutti usano e quelle che usa solo un processo o una persona. È inoltre importante assicurarsi che i carrelli siano facili da spostare e che rendano il lavoro più semplice. Questa corretta progettazione ci consentirà di ottimizzare il tempo e le energie per quel trasporto.

Esercitarsi a tirare fuori le cose e a riporle: i vantaggi del Kaizen

Il secondo passo della tecnica 5S e cioè l’ordinare è un processo di eliminazione dello spreco di tempo implicato nel tirare fuori le cose e nel riporle. In poche aziende riesco a percepire che questo processo di eliminazione del tempo di presa e riposizione degli oggetti sia stato effettivamente svolto, e raramente vedo risultati tangibili. Questo perché molte volte la tecnica non è esercitata da tutti ed non è esercitata bene, e per questo il secondo passo non ha un grande impatto. Fortunatamente, il risvolto positivo è che sappiamo dove mettere le mani, e la pratica tende quindi per fortuna anche a evidenziare le cose che devono ancora essere fatte.

La Figura mostra i risultati ottenuti quando il tirare fuori e riporre le cose è stato trasformato in un gioco.

Sono state apportate modifiche e migliorie a strumenti comuni in modo che potessero essere recuperati e riposti da chiunque, dal principiante al veterano, persino dal management. I miglioramenti migliori sono quelli che rendono possibile a chiunque di farlo. Se questo fosse un ufficio anziché un’officina meccanica, potresti fare la stessa cosa con i file. Dovrebbe essere possibile per chiunque farlo in mezzo minuto o meno.

In verità io uso un tempo di riferimento anche minore dei trenta secondi. Quando il luogo è stato ordinato correttamente con varie sotto tecniche (sagoma, pokayoke, naming etc.) tengo sempre come tempo ideale 4 secondi per prelevare un oggetto o riporlo o per scoprire quale oggetto manca.

COSE DA RICORDARE QUANDO SI RIPONGONO GLI OGGETTI

Ogni volta che riponi qualcosa, dovresti ricordare i seguenti elementi, che sono spiegati di seguito:

• Segni di contorno e posizionamento

• Supporti, mensole e carrelli

• Macchine utensili e altri strumenti

• Lame e matrici

• Materiali e lavori in corso

• Scorte contingenti

• Oli

• Strumentazione e dispositivi di misurazione

• Oggetti di grandi dimensioni

• Piccoli oggetti e materiali di consumo

• Forniture per l’etichettatura e l’esposizione

Vediamoli uno a uno

Contorni e segni di posizionamento

Per iniziare a mettere ordine in una fabbrica, il primo passo è delineare i passaggi e contrassegnare chiaramente dove va ogni cosa.

Naturalmente, il primo imperativo è progettare un layout che favorisca un buon lavoro, e questo vale anche per l’ordine.

Il passo successivo fondamentale è ricordare la regola della linea retta, dell’angolo retto e la regola della perpendicolarità orizzontale per la disposizione.

I segni di posizionamento sono importanti per sfruttare al meglio lo spazio a disposizione, ed è anche importante per motivi di sicurezza che tutti i passaggi siano rettilinei. Allo stesso tempo, questo darà alla fabbrica un aspetto pulito.

In molti casi è utile predisporre dei passaggi lungo le pareti, sia per garantire che i passaggi principali siano ampi e ordinati, sia per evitare spazi morti.

I contrassegni di posizione per varie cose, ci aiutano a creare zone e ad assicurarsi che le cose siano dove dovrebbero essere, perché molto spesso non avere le cose dove dovrebbero essere ha un impatto negativo sul lavoro stesso e può persino sconvolgere il processo di lavoro e danneggiare la qualità. Molti uffici hanno contrassegni impostati in modo che siano invisibili quando tutto è dove dovrebbe essere, ma diventano visibili quando qualcosa è fuori posto.

A questo proposito vorrei che deste un occhiata a questa foto. I pallini verdi e azzurri sono visibili perché appunto manca l’oggetto che dovrebbe coprirli.

In qualunque modo ciò venga fatto, bisogna ricordare che queste linee e segni sono decisioni chiare. Anche solo tracciare le linee crea una sensazione di ordine maggiore nel posto di lavoro, e questo è un passaggio molto importante che non può essere trascurato. Una volta che le linee sono tracciater, naturalmente, tutti dovrebbero essere responsabili nel garantire che tutto rimanga pulito e ordinato e che nulla superi i confini assegnati.

In molti casi, le aziende hanno trovato utile usare colori diversi per i loro passaggi principali e secondari. La codifica a colori può fare molto per rendere le cose più facili da trovare e conservare.

Anche le limitazioni di altezza sono molto importanti per decidere dove mettere le cose. Tali limitazioni non sono solo importanti per motivi di sicurezza (per evitare che le cose cadano sulle persone), ma sono anche un buon modo per prevenire l’accumulo di scorte non necessarie.

Tracciare queste linee e indicare dove vanno le cose fanno tutti parte degli studi di layout, e le tre considerazioni chiave devono essere (1) far sì che il lavoro proceda senza intoppi, (2) la sicurezza e (3) un layout dall’aspetto pulito.

Supporti, mensole e carrelli

Supporti e ripiani sono importanti per l’ordine, ma troppi supporti e ripiani possono effettivamente essere un impedimento all’ordine. Troppo spazio è pericoloso perché ti culla nel credere di avere spazio per tutte queste cose. Il primo passo in molte fabbriche è ridurre il numero di supporti e ripiani. Una volta fatto, decidi cosa deve assolutamente esserci su un supporto o uno scaffale e butta via il resto. Questo è basilare. Non tenere più di quanto ti serve.

Quando i tuoi supporti e ripiani sono tutti di altezze diverse, metti dei supporti sotto di essi e rendili della stessa altezza. A volte potresti voler mettere delle rotelle sotto alcuni in modo che possano essere spostati più facilmente. Potresti voler creare supporti speciali che sosterranno solo le cose necessarie per un lavoro particolare. Se ci sono frequenti cambi di direzione o cambi di parti, potresti avere un supporto con un set di cose di cui hai bisogno.

I supporti e gli scaffali non devono poggiare direttamente sul pavimento. Metterci sopra le gambe e sollevarli dal pavimento rende più facile la pulizia e conferisce al posto un aspetto più ordinato.

I carrelli sono un mezzo per trasportare cose da un posto all’altro. Le cose pesanti, naturalmente, possono essere spostate da gru a ponte o da carrelli elevatori, ma se ci si affida solo a gru e carrelli elevatori, ascensori, le persone finiranno per trasportare un sacco di cose a mano. Allo stesso tempo, gru e carrelli elevatori richiedono operatori speciali e di solito vengono restituiti vuoti. Chiunque può spostare un carrello, e i carrelli possono trasportare molto più di una persona.

L’uso di gru e carrelli elevatori dovrebbe essere ridotto al minimo. I carrelli sono più efficienti in molti casi, soprattutto perché possono essere progettati per una moltitudine di usi. Se usate un po’ di immaginazione e fate in modo che i carrelli siano alla stessa altezza dei banchi da lavoro, tutto sarà alla stessa altezza e non dovrete passare molto tempo a sollevare e abbassare le cose. Ciò vi farà risparmiare tempo e fatica.

È importante usare la propria immaginazione e ricordare che i supporti, gli scaffali, i carrelli, gli scivoli di trasporto e altre cose sono tutti lì per rendere il lavoro più fluido, veloce e sicuro, per rendere la pulizia più facile e per una serie di altri motivi. Sentiti libero di innovare quando si adatta ai tuoi scopi.

Fili e condotti

Ci sono troppi posti che hanno connessioni multiple che si estendono come una ragnatela. Ci sono anche molti posti che hanno cavi sepolti sotto il pavimento, che serpeggiano lungo sui pavimenti e perfino appesi alle travi in un groviglio sgradevole alla vista, dove è impossibile dire cosa è collegato a cosa.

Tutti questi sono potenziali punti critici soggetti a rotture, usura ed errori, che portano a lesioni o guasti ai macchinari. È fondamentale che vengano istituite delle politiche per rimuovere questi fili e condotti da sotto i piedi, raggrupparli, etichettarli e assicurarsi che tutte le linee siano linee rette con angoli retti e saldamente ancorate.

Tutte le linee interrate devono essere dissotterrate, messe fuori terra e fissate saldamente in posizione. Ogni linea deve essere nominata e numerati per evitare errori. E anche il layout dovrebbe essere riconsiderato e rivisto per facilitare lo spostamento delle cose quando necessario.

Macchine utensili e altri strumenti

La maggior parte del lavoro in fabbrica comporta l’uso di macchine utensili, e ci sono un gran numero di molti tipi di macchine utensili. Ecco perché è così importante che siano organizzate per un facile utilizzo. I punti principali di questa organizzazione sono

• eliminare la necessità di utensili

• ridurre il numero di strumenti necessari

• mettere gli strumenti dove puoi averli subito a portata di mano

• disporre gli strumenti nell’ordine in cui ti servono

• mettere gli strumenti in modo da non dover cambiare mano

• posizionare gli utensili in modo da poterli riporre con una mano

Vediamoli uno a uno

Eliminando la necessità di strumenti

Il modo migliore per farlo è quello di avere la chiave fissata in modo permanente alla testa del bullone, per usare i dadi ad alette, o per usare altri tecniche affinché tutto ciò di cui hai bisogno sia sempre a portata di mano, quando e dove ti serve.

Ridurre il numero di strumenti necessari

Se riesci a ridurre il numero di dimensioni dei bulloni, ciò riduce anche il numero di chiavi di cui hai bisogno. Puoi anche combinare diversi utensili in uno come il coltellino svizzero. È anche utile avere un singolo utensile come una chiave a percussione con diverse teste. Le tecniche SMED aiutano in questa grande impresa.

Posizionare gli strumenti dove puoi averli subito a portata di mano

Il posto migliore per mettere le cose è proprio dove le userai. Ovviamente, questo significa che c’è poco spazio e devi ridurre il numero di cose che ci sono, ma anche questa è una buona idea. Il miglior esempio di questo è il modo in cui gli elettricisti usano le cinture portautensili con tutto ciò di cui hanno bisogno. Lo stesso principio può essere applicato anche creando abbastanza spazio di stoccaggio vicino ai macchinari per contenere gli utensili per quella macchina. E quando lo fai, è una buona idea creare spazio per uno straccio che le persone possono usare per pulire i macchinari e tenerli puliti.

Mettere gli strumenti nell’ordine in cui ti servono

Le linee di montaggio sono impostate in modo che i pezzi arrivino nell’ordine in cui devono essere assemblati. Anche quando si esegue una revisione, è una buona idea mettere le cose nell’ordine in cui le si smonta, in modo da non dimenticare nulla quando le si rimonta. Proprio come le persone alle cene formali iniziano dall’esterno e si fanno strada verso l’interno con le posate, così dovresti avere tutto in ordine. Non solo rende più facile trovare le cose, ma assicura anche che non ti perda nulla o che non metti nulla nell’ordine sbagliato.

Posizionare gli strumenti in modo da non dover cambiare mano

Uno degli sprechi di tempo più grandi in qualsiasi processo si verifica quando le persone prendono qualcosa con una mano e devono cambiarla per utilizzarlo, e poi dover cambiare di nuovo mano per riporlo. Eliminare questa perdita di tempo può migliorare radicalmente l’efficienza, specialmente nelle operazioni di produzione. Ciò significa mettere gli strumenti sul lato giusto della persona e nel giusto orientamento per essere utilizzati, e significa assicurarsi che siano sempre pronti in quel modo. Significa avere abbastanza spazio per la persona che solleva qualcosa senza troppe manovre, e significa assicurarsi che gli oggetti siano sollevati in posizione e pronti per essere utilizzati.

Posizionare gli utensili in modo da poterli riporre con una mano

È anche uno spreco passare un sacco di tempo a mettere via le cose. Molte persone sono più efficienti di quanto credano quando hanno catenelle sugli occhiali così non devono pensare a come metterli via o chiedersi dove sono. Le chiavi inglesi possono essere appese a ganci e i martelli possono anche essere appesi a cappi o occhielli.

È fondamentale che gli utensili siano tenuti in buone condizioni e in buone condizioni, perché sono oggetti che vengono utilizzati più e più volte ogni giorno e ogni risparmio si moltiplica per cento.

Lame, matrici e altri materiali di consumo molto importanti

Questo è uno dei punti di qualità più importanti che ci siano, ed è fondamentale che venga creato un sistema per mantenere queste cose regolarmente e per garantire che siano in condizioni ottimali. Ci sono alcune cose da ricordare.

• Creare spazi di stoccaggio in modo che sia chiaro cosa c’è dentro e che proteggano gli oggetti da intaccature, rotture, ruggine e sporcizia.

• Fare attenzione che limatura, sporcizia o ruggine non entrino nelle estremità coniche dei supporti.

• Ridurre il numero a portata di mano. Progettare custodie in modo che le lame non si urtino tra loro o non si danneggino. Rivedere le procedure di affilatura e lucidatura e le custodie in cui vengono conservate le cose. Se ci sono cambiamenti di dimensioni, assicurarsi di indicarlo sulla custodia di stoccaggio.

• Questi oggetti vengono spesso riposti in verticale, quindi assicuratevi di avere un fermo o un altro supporto, nonché una copertura per motivi di sicurezza.

Materiali e lavori in corso in cui i numeri cambiano

È molto difficile designare dei posti fissi per le cose quando i numeri continuano a cambiare. Anche quando lo fai, non c’è alcuna garanzia che saranno sempre pieni, ed è molto probabile che finirai con lo sprecare spazio.

• Per i materiali e i lavori in corso, designare luoghi stabiliti e decidere quanti di questi devono essere presenti. Qualsiasi cosa in più è troppa e si dovrebbero prendere altre disposizioni per questo surplus. Anche se vengono posizionati vicino al lavoro in corso, si dovrebbe comprendere che si tratta di una disposizione temporanea e che si dovrebbe prendere una decisione chiara su quanto a lungo rimarranno lì. Quando si hanno materiali in arrivo o lavori in corso in uscita a intervalli regolari, con il risultato che le cose tendono ad accumularsi appena prima o dopo le consegne, dovrebbe esserci uno spazio che di solito viene utilizzato per qualcos’altro ma che è disponibile per contenere questo surplus. Anche così, il principio fondamentale dovrebbe essere quello di ridurre il numero di cose a portata di mano e si dovrebbe fare uno sforzo costante in questa direzione.

• Allo stesso tempo, capita spesso che i lavori in corso, prodotti finiti e persino extra per ogni evenienza ottengono un sito di stoccaggio speciale e finiscono lì per un po’ di tempo. La cosa importante da ricordare qui è il metodo FIFO, e cioè il primo ad entrare, primo ad uscire. Usa il primo che ricevi per primo e spedisci il primo che hai fatto per primo. Non creare spazi morti dove le cose si accumulano.

• Altri temi molto importanti nel controllo qualità includono quello di garantire che non vi siano danni a merci o parti durante il trasporto, che non si sporchino e che le cose non siano etichettate in modo errato. In effetti, queste sono le cose in cui la maggior parte delle persone di produzione è meno brava e meritano molta attenzione.

• Per i prodotti difettosi e per le cose in attesa di decisione devono essere riservati spazi e contenitori speciali, ed è una buona idea codificare a colori questi luoghi e contenitori in modo luminoso di un bel rosso o giallo brillante e di etichettarli chiaramente in modo che non ci siano malintesi. E i contenitori per i prodotti difettosi dovrebbero essere piccoli in modo che si riempiano rapidamente e attirino l’attenzione su di sé.

• Poiché la mancanza anche di una sola parte può bloccare un intero processo di assemblaggio, è importante che tutte le parti siano presenti e in ordine. Tale gestione del processo è cruciale. Molte delle migliori fabbriche hanno queste cose su piccoli carrelli che vengono poi allineati in ordine, in modo che sia un processo semplice eseguire ogni passaggio in ordine e controllare che tutto sia stato fatto.

Azioni di contingenza

• Nella gestione dei pezzi di ricambio e delle emergenze, è una buona idea sapere esattamente quanti di ciascuno ti servono e quando è il momento di riordinarli.

• E nella gestione di queste scorte, è importante essere molto chiari sulla loro manutenzione, incluso il controllo di scheggiature o graffi, ruggine o sporcizia. I circuiti stampati e simili devono essere conservati in modo che non si urtino tra loro e non raccolgano sporcizia o polvere. Molto spesso, devono essere conservati in un luogo fresco e asciutto

Oli

La conservazione e la manutenzione degli oli è un altro punto importante dal punto di vista dell’organizzazione e della pulizia. Nel fare orrganizzazione e pulizia, le procedure sono le seguenti:

1. Consolida i tipi di oli che utilizzi e riduci il numero di tipologie diverse.

2. Progetta codici colore e marcature speciali che ti indichino sia il tipo di olio sia la frequenza con cui deve essere cambiato o aggiunto. E assicurati di renderlo abbastanza semplice in modo che chiunque possa capirlo e che non ci siano errori.

3. Decidi quali oli saranno immagazzinati e controllati centralmente e quali saranno sotto-immagazzinati e sotto-controllati lungo la linea. Quindi decidi quanto di cosa mettere dove lungo la linea e quali regole governeranno il rifornimento. Ricorda che questo include anche lo spazio di stoccaggio e i contenitori designati e che queste cose devono anche essere codificate a colori.

4. Assicurati di avere tutti gli utensili necessari, a seconda del tipo di olio, del modo in cui viene inserito nella macchina o applicato e di qualsiasi altra cosa specifica per il lavoro.

5. Oltre al processo di produzione in sé, gli oli devono essere considerati anche per quanto riguarda gli aspetti di incendio, inquinamento e sicurezza. Fermare eventuali perdite e fare tutto il possibile per assicurarsi che non penetrino sporcizia o altri corpi estranei nell’olio.

6. Innovare per rendere più semplice il versamento dell’olio, anche se ciò significa installare beccucci o prese d’aria con collo più lungo.

Strumentazione e dispositivi di misurazione

Alcune idee per l’archiviazione di questi dispositivi:

• Queste cose devono essere accurate. Altrimenti sono inutili. Si presume che vengano controllate regolarmente e regolate per accuratezza, ma questo deve essere chiaramente indicato. Naturalmente, alcune cose devono essere più accurate di altre, e questo dovrebbe anche essere chiaramente indicato insieme al nome dell’ispettore. È inammissibile che queste non siano etichettate o che le etichette siano state staccate.

• Quando la manutenzione quotidiana è approssimativa, questi dispositivi a volte non tornano a zero quando sono spenti, arrugginiti, ammaccati o altrimenti deformati. È importante assicurarsi che non vengano urtati, sporchi o altrimenti danneggiati. Ecco come ci si assicura di costruire qualità; e se sono spenti, l’intero processo è spento.

Articoli di grandi dimensioni

Gli oggetti grandi e pesanti sono molto individuali, ognuno con i suoi scopi e ognuno usato a modo suo, ed è importante ideare uno spazio di stoccaggio e mezzi di trasporto per ogni singolo oggetto individualmente. Poiché molti di questi oggetti hanno spesso cavi lunghi, bisogna trovare un modo per avvolgere questi cavi ed evitare che si ingarbuglino. Inoltre, pompe e altre attrezzature pesanti devono essere maneggiate con cura e trasportate con cura anche per motivi di sicurezza.

• Per ogni apparecchiatura devono essere progettate protezioni di sicurezza e strumenti per la pulizia specifici, ed è importante che venga predisposto uno spazio per tali apparecchiature, dove siano facilmente accessibili ma non intralcino.

Piccoli articoli e materiali di consumo

• La maggior parte di questi articoli vengono conservati come forniture quotidiane e il fatto che vengano utilizzati ogni giorno rende ancora più importante ideare procedure di riordino semplici.

• Il problema sorge quando gli articoli cadono nella fila o si perdono. Ecco perché è consigliabile tenere le scatole di fornitura piene solo all’80% circa e avere una linea chiara che indichi dove fermarsi, poiché avere un po’ di spazio libero in cima significherà un minor rischio di traboccamento o fuoriuscita. Quando si mettono via le cose, assicurarsi di mettere i coperchi sui contenitori. Assicurarsi di raccogliere qualsiasi pagina di caduta e rimetterla al suo posto. A meno che questi articoli non vengano raccolti e rimessi subito a posto, molto probabilmente verranno buttati via (sprecati) o scambiati per qualcos’altro (con conseguente qualità inferiore).

• Un certo numero di cose dovrebbe essere fornito alla linea in set. Questi includono molle e altri articoli difficili da maneggiare, rondelle e altri articoli difficili da raccogliere, cuscinetti e raccordi che non tollerano sporcizia, muffa o ruggine e guarnizioni e guarnizioni che si rovinano se si rompono, si deformano o addirittura si danneggiano. Fornirli in set rende anche meno probabile che qualcosa venga dimenticato. Si dovrebbe esercitare l’ingegno per garantire che siano facili da maneggiare, facili da installare e facili da ottenere correttamente.

• Sebbene ci siano molte cose da ricordare nella gestione di queste piccole parti, è anche importante ricordare che lo stoccaggio è cruciale e ideare modi per immagazzinare ciascuna di esse adatti a quella parte specifica. Anche il riordino dovrebbe essere reso semplice ed efficiente.

Forniture per etichettatura

I punti principali da ricordare quando si affiggono avvisi, poster o cartelli sono:

• Non metterli ovunque. Designa loro dei posti speciali e rispetta le designazioni.

• Assicurati di indicare per quanto tempo rimarranno esposti. Non dovrebbe essere esposto nulla senza un’indicazione di quando verrà rimosso. (Non solo i poster obsoleti sono uno spreco di spazio, ma restano esposti così a lungo che nessuno ci fa più caso e, per estensione, le persone prendono l’abitudine di non prestare attenzione a nessun avviso, nemmeno a quelli nuovi.)

• Il nastro adesivo deve essere rimosso in modo tale che il muro non risulti antiestetico in seguito.

• Avvisi, poster e cartelli devono essere allineati lungo la parte superiore in modo da risultare ordinati.

Carta per manifesti

• Dovrebbero esserci tre o quattro dimensioni standard.

• I poster che verranno appesi devono essere curati e prima misurateli completamente per accertarvi che non siano d’intralcio.

• I poster devono essere affissi saldamente in modo che non volino via o cadano a causa del vento quando le finestre sono aperte o quando le persone passano.

Lettere
• I messaggi possono essere scritti a mano, ma devono essere puliti e leggibili. Se possibile, è una buona idea usare set di caratteri. Gli avvisi importanti non devono sembrare graffiti.

Stand e insegne

• Molto spesso sono una distrazione. Le altezze devono essere attentamente determinate e il posizionamento deve essere attentamente considerato in modo che le persone possano anche vedere di cosa si tratta.

Liste di controllo e simili

• Elenchi di condizioni operative, procedure e istruzioni, checklist e simili sono strumenti importanti per garantire che un processo venga eseguito correttamente. In effetti, sono per l’operatore di una macchina ciò che la mappa del percorso è per un passeggero di un autobus o di un treno. Dove siamo ora? Cosa viene dopo? Cosa devo fare? E dovrebbero essere progettati in modo da essere facili da capire anche per qualcuno che non è intimamente coinvolto nel processo.

• Poiché queste cose cambiano frequentemente, è utile disporre di carta colorata o bandierine nei punti chiave, per avere un mezzo che le persone possano usare per verificare che siano in programma e per tenerli aggiornati.

Bene. Rispettare le regole come avrai capito è fondamentale per ottenere un buon ambiente 5S. Le regole, ti ricordo, per noi amanti della tecnica sono esattamente gli Standard aziendali.

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Visual, Visuality, Visual Management, Visual Factory (ITA-ENG)

History of 5S in Japanese Factories by Hide Oba

29 Giugno 20242 Dicembre 2024 DAVIDE LEGA - 5S VISUAL CONSULTING

Presentazione

History of 5S in Japanese Factories by Hide Oba.

Proseguiamo la nostra serie di articoli sul tema del 5S.

Ho chiesto ad Hide Oba il permesso di pubblicare un suo articolo sulla storia delle 5S. Lui con piacere ha accettato e per questo lo ringrazio, e ha anche rivisto il suo articolo originale aggiungendo dettagli interessanti che non conoscevo.

Ti ricordo che questo canale infatti vuole proporre modi diversi di intendere le tecniche con pensieri da diversi autori di diverse nazionalità e culture che ci porteranno sicuramente una ventata di novità, idee e nuovi orizzonti di pensiero. Ti lasciamo qui il link al Blog.

Buona lettura“

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History of 5S in Japanese Factories by Hide Oba

5S” is an essential activity of the Toyota Production System.
“5S” means Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu, and Shituke. These Japanese words are used in
daily life. As they entered Japanese business, we started to collect them and treat them as one activity.
Today, there are many interpretations of 5S. This is understandable since the origin of 5S
activity is not a single source. Over time, it collected and integrated with many initiatives of those time. This article will follow the history of how 5S developed inside Japanese factories.

1 Early days: introduction of cleaning activities into factories

Japan faced a dilemma as it modernized and started introducing modern factories in the late 19th century. Employee morale was low, and discipline was poor. They smoked. Some peed on the factory floor. Muds and dirt were everywhere. People were late for work. Factories were suffering with diligence (I’m sure I destroyed some images of Japanese).
This was understandable to some degree. Many, especially in the textile industry, were working there to pay off the debt that their parents had incurred. They were “working” for 16 hours. Of course, the management side argued that people have to work long hours due to low morale.
But this was a fruitless dispute.
To overcome such a dilemma, new initiatives were taken. The employees were asked to clean the factory every day. Management allocates workers’ time and methods to accomplish such tasks. As things got cleaner, the morale went up. Nobody will pee on the floor when they know they have cleaned it later. People like Touichirou Araki, an efficiency consultant at that time, promoted such activities. The activity was more economical than hiring additional cleaning staff. As a result, these activities became the early phases of all employee participation movement. Another critical point was that the early days of “Scientific management” in Japan were led by Youichi Ueno, a psychologist who thought about employee mental health. Early adopters of “Scientific management” were influenced by Ueno and believed that clean conditions were better for the mental health and efficiency of the operators.
In Japan, there is a tradition of students cleaning the school even today. No government
mandates exist on this issue (According to the Ministry of Education). This tradition started because it was typical for students at “Terakoya,” an Edo samurai period school, which was open to all kids, to clean their classrooms. Most likely, this is an influence of Buddhism, which placed cleaning as part of their training. (“Terakoya” means small house at the temple.) Such tradition made it easy for the Japanese to introduce cleaning activities as part of their working life.
Seiri is often translated as “Sort.” But the meaning is slightly different. After the January 1,
2024 earthquake, a gentleman who lost his family said, “I can’t Seiri my feeling.” Here, he is not trying to sort or throw away his feelings. He is trying to say that he can’t logically organize or explain his feelings. Most of the 5S words have added more meaning than typical Japanese usage. The typical usage seems to be the baseline of understanding, yet it is ignored during translation.

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2 Rise of “S” word activities

As these cleaning became part of daily business, independent “S” word events started.
We started seeing more events— like “Seisou” day or “Seiton” day. These activities were tied to “waste elimination【無駄省き; Muda Habuki】” and cost savings【節約; Setsuyaku】 way before Taiichi Ohno started the Toyota Production System. And they begin to see independent “S” combined into activities like “No Muda” week. Such a week begins with “Muda Search Day,” “Seisou Day,” and then “Seiton Day.” We begin to see the independent words combined in one activity.
Note here that I introduced another Japanese “S” word, “Setsuyaku,” but never in the part of 5S or whatever Ss. There is a simple rule. Cost savings are the objective, not the method. We should be distinguishing the two. The original introduction of these words was tied to cost reduction initiatives. Management expects cost savings through these “S” word activities, not just cleanness.
By the way, although we use the exact words, their meanings differ slightly from the current Toyota Production System. For example, in most cases, “Seiton” means to throw away unnecessary things around this time, but such a meaning is used for “Seiri” today. Both words have similar meanings in daily life. In fact, “Seiri-Seiton” is a single idiom, and they started using this term in preschool. As the 5S activity developed, we defined more specific meanings.
“Seiton” means to define a place to locate the material without waste.
Another important initiative is that “Public health” thinking proliferated in Japan around the same time. This thinking led to “Seiketsu” to keep everything clean. By connecting new
thinking with something we already have, the Japanese proliferate the concept fast. This
“Seiketsu” was explained in connection with Sinto, the Japanese religion. In Sinto, we must
purify ourselves before entering God’s area. Such episodes were tied to public health and
hygiene thinking when these were introduced from the West.

5s five steps, 5 passi del lean 5S — **5S five steps**

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3 Safety improvement activity called 3S

As we entered the 20th century, another topic became hot in Japan. Safety.
In mid-1910, Japan lost 6000 workers inside factories in a single year. This was unacceptable.
So, the Japanese started the “Safety First” activity by gaining influence from the example of US Steel. US Steel started the “Safety First, Quality Second, Productivity Third” initiative in the early 1900s. This movement reached Japan in the mid-1910. This movement began to connect the “S” activities. They started to call “Seiri,” “Seiton,” and “Seisou” as 3S and became the basics of safety. The 3S (Eventually 4S) became a massive movement to improve safety.
One important lesson the Japanese learned from US steel was that “Factory layout, machine allocation should be in sequence to avoid materials getting “tangled.” Early thought on a layout based on the work sequence is here.
Like many Japanese companies, Toyota first uses “3S” or “4S” in the safety movement. 4S
was introduced to improve safety. Toyota’s 75-year history shows that the 4S movement
started in 1961 as a safety improvement initiative.
So why safety is not part of 5S? Again, safety was the objective of introducing 4S. One is
objective, and the others are methods. Let’s not mix them.
In Japan, the fourth “S,” Seiketsu, has been explained to sustain the 3S since its introduction.
The last “S,” Shitsuke, means discipline. Seiketsu and Shinsuke were most likely added
through the safety improvement activities.

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4 What is the uniqueness of 5S in TPS?

The Toyota Production System, or Taiichi Ohno, shifted the meaning of 5S from safety to part of Kaizen. The uniqueness of 5S in TPS is that it has standardized work at its core.
Ohno’s Implementation of standardized work started in the late 40s to early 50s. Standardized work focuses on human work and its movements. Core thinking is that machine layout and material locations should follow the most efficient human work. It is not the other way around, which I have seen many behind the so-called “5S.” Also, in creating a standardized work, there is a step called “Work Seiri,” in which we must ensure that safety (and other things) is respected. “Time study” comes after such a step.
One crucial change behind the standardized work is that the meaning of waste (Muda) has
changed. Taiichi Ohno introduced “Over-production.” To control over-production, takt time was used to balance the work among processes, which is part of the standardized work. The meaning of 5S before and after defining over-production is entirely different. When overproduction is recognized as waste, 5S is a powerful tool to prevent and highlight the overproduction. It became the signal to emphasize or visualize over-production. Yet, when overproduction is not recognized as waste or promoted in many cases, 5S must be periodic deadstock cleaning activity, which costs the business. None of the 5S words are unique to TPS.
“Muda (Waste)” was also used before TPS. Yet, standardized work and over-production
change the meaning.
This also highlights that this connection between standardized work and 5S means that this became daily or, more importantly, cycle-by-cycle activity from periodic events. At the end of a cycle, if something goes wrong with the standardized work, 5S will be violated. Any violation of 5S should trigger problem-solving activity at that moment. That is the easiest time to understand the cause of the problem. The thinking behind the 5S was to make Kaizen easier, not additional work.
All 5S words are ubiquitous Japanese words used outside and inside factories for centuries. They are common; therefore, they function as slogans but have many interpretations. 5S has many roots, even from outside Japan. Understanding the background or the history helps us understand the meaning better. One thing is clear as we follow the history of the 5S. 5S has always been a method to accomplish the business needs of each era. There was always an objective that business leaders wanted to achieve, and 5S was the method they used to fulfill it. These were never disconnected, and they should remain so.
References;
Hiroyoshi Takagi, “5S 活動の生成と展開” 経営論集第16巻第1号 2006年 127~143頁
Shin Ohmori, “日本企業と掃除 5S活動生成と展開の歴史と手段重視型の経営” 日本経営学会誌
第 42号， p p.27-39, 2019

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L’autore di History of 5S in Japanese Factories: Hide Oba

Con oltre 20 anni di esperienza nella consulenza sulla gestione delle operazioni, la mia passione è aiutare le aziende a raggiungere l’eccellenza operativa e la crescita sostenibile. La mia competenza principale è il Toyota Production System.

New York, Stati Uniti d’America

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Sito Web hmoperationsmanagement.com/

Di seguito la traduzione in italiano:

“5S” è un’attività essenziale del Sistema di Produzione Toyota. “5S” significa Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu e Shitsuke. Queste parole giapponesi sono usate nella vita quotidiana. Quando sono entrate nel mondo degli affari giapponesi, abbiamo iniziato a raccoglierle e trattarle come un’unica attività. Oggi, ci sono molte interpretazioni delle 5S.

Questo è comprensibile poiché l’origine dell’attività 5S non è una fonte unica.

Col tempo, si è raccolta e integrata con molte iniziative di quel periodo. Questo articolo seguirà la storia di come le 5S si sono sviluppate all’interno delle fabbriche giapponesi.

1. I primi giorni: introduzione delle attività di pulizia nelle fabbriche

Il Giappone affrontò un dilemma mentre si modernizzava e iniziava a introdurre fabbriche moderne alla fine del XIX secolo. Il morale dei dipendenti era basso e la disciplina era scarsa. Fumavano. Alcuni urinavano sul pavimento della fabbrica. Fango e sporcizia erano ovunque. La gente arrivava in ritardo al lavoro. Le fabbriche soffrivano di scarsa diligenza (sono sicuro di aver distrutto alcune immagini del Giappone).

Questo era comprensibile fino a un certo punto. Molti, soprattutto nell’industria tessile, lavoravano per pagare i debiti che i loro genitori avevano contratto. Lavoravano per 16 ore. Ovviamente, la gestione sosteneva che le persone dovessero lavorare molte ore a causa del basso morale. Ma questa era una disputa infruttuosa.

Per superare tale dilemma, furono prese nuove iniziative. I dipendenti furono invitati a pulire la fabbrica ogni giorno. La direzione allocava il tempo e i metodi dei lavoratori per svolgere tali compiti. Man mano che le cose diventavano più pulite, il morale aumentava. Nessuno urinerà sul pavimento sapendo di doverlo pulire successivamente.

Persone come Touichirou Araki, un consulente di efficienza dell’epoca, promossero tali attività. L’attività era più economica rispetto all’assunzione di personale aggiuntivo per le pulizie. Di conseguenza, queste attività divennero le prime fasi del movimento di partecipazione di tutti i dipendenti. Un altro punto critico fu che i primi giorni della “gestione scientifica” in Giappone furono guidati da Youichi Ueno, uno psicologo che pensava alla salute mentale dei dipendenti. I primi sostenitori della “gestione scientifica” furono influenzati da Ueno e credevano che condizioni pulite fossero migliori per la salute mentale e l’efficienza degli operatori.

In Giappone, c’è una tradizione di studenti che puliscono la scuola ancora oggi.

Non esistono mandati governativi su questa questione (secondo il Ministero dell’Istruzione). Questa tradizione iniziò perché era tipico per gli studenti del “Terakoya,” una scuola del periodo Edo aperta a tutti i bambini, pulire le loro aule.

Molto probabilmente, questa è un’influenza del Buddhismo, che prevedeva la pulizia come parte del loro addestramento. (“Terakoya” significa piccola casa nel tempio.) Tale tradizione ha reso facile per i giapponesi introdurre attività di pulizia come parte della loro vita lavorativa.

Seiri è spesso tradotto come “Ordina.” Ma il significato è leggermente diverso.

Dopo il terremoto del 1 gennaio 2024, un uomo che ha perso la sua famiglia ha detto: “Non riesco a “Seiri” i miei sentimenti.” Qui, non sta cercando di ordinare o buttare via i suoi sentimenti. Sta cercando di dire che non riesce a organizzare o spiegare logicamente i suoi sentimenti. La maggior parte delle parole delle 5S ha aggiunto più significati rispetto all’uso tipico giapponese. L’uso tipico sembra essere la base della comprensione, eppure viene ignorato durante la traduzione.

2. Aumento delle attività con le parole che iniziano con “S”

Man mano che queste attività di pulizia diventavano parte della quotidianità aziendale, iniziarono eventi indipendenti con parole che iniziavano con “S”. Cominciammo a vedere più eventi, come il giorno del “Seisou” o il giorno del “Seiton”. Queste attività erano legate all’eliminazione degli sprechi【無駄省き; Muda Habuki】e ai risparmi sui costi【節約; Setsuyaku】molto prima che Taiichi Ohno iniziasse il Sistema di Produzione Toyota.

E cominciarono a vedere parole indipendenti con la “S” combinate in attività come la settimana “No Muda.” Tale settimana iniziava con il giorno della ricerca del “Muda,” il giorno del “Seisou” e poi il giorno del “Seiton.” Cominciamo a vedere le parole indipendenti combinate in un’unica attività.

Nota qui che ho introdotto un’altra parola giapponese con “S,” “Setsuyaku,” ma mai come parte delle 5S o di qualsiasi altra cosa con le S. C’è una regola semplice. Il risparmio dei costi è l’obiettivo, non il metodo. Dovremmo distinguere tra i due. L’introduzione originale di queste parole era legata a iniziative di riduzione dei costi. La direzione si aspettava risparmi sui costi attraverso queste attività con la “S,” non solo pulizia.

A proposito, sebbene usiamo le stesse parole, i loro significati differiscono leggermente dal Sistema di Produzione Toyota attuale. Ad esempio, nella maggior parte dei casi, “Seiton” significava gettare via le cose inutili intorno a questo periodo, ma tale significato viene usato per “Seiri” oggi. Entrambe le parole hanno significati simili nella vita quotidiana. In effetti, “Seiri-Seiton” è un’unica espressione idiomatica, e iniziarono a usare questo termine nella scuola materna. Man mano che l’attività delle 5S si sviluppava, definimmo significati più specifici. “Seiton” significa definire un luogo per collocare il materiale senza sprechi.

Un’altra iniziativa importante è che il pensiero della “salute pubblica” proliferò in Giappone intorno allo stesso periodo. Questo pensiero portò a “Seiketsu” per mantenere tutto pulito. Collegando il nuovo pensiero con qualcosa che già avevamo, i giapponesi diffusero rapidamente il concetto. Questo “Seiketsu” fu spiegato in connessione con lo Shinto, la religione giapponese. Nello Shinto, dobbiamo purificarci prima di entrare nell’area di Dio. Tali episodi furono legati al pensiero della salute pubblica e dell’igiene quando furono introdotti dall’Occidente.

3. Attività di miglioramento della sicurezza chiamata 3S

Con l’ingresso nel XX secolo, un altro tema divenne caldo in Giappone: la sicurezza.

A metà del 1910, il Giappone perse 6000 lavoratori all’interno delle fabbriche in un solo anno. Questo era inaccettabile. Così, i giapponesi iniziarono l’attività “Safety First” traendo ispirazione dall’esempio della US Steel. La US Steel iniziò l’iniziativa “Safety First, Quality Second, Productivity Third” nei primi anni del 1900. Questo movimento raggiunse il Giappone a metà del 1910. Questo movimento iniziò a collegare le attività con la “S.” Cominciarono a chiamare “Seiri,” “Seiton” e “Seisou” come 3S, e divennero le basi della sicurezza. Le 3S (eventualmente 4S) divennero un movimento massiccio per migliorare la sicurezza.

Una lezione importante che i giapponesi impararono dalla US Steel fu che “il layout della fabbrica e l’allocazione delle macchine dovrebbero essere in sequenza per evitare che i materiali si ‘ingarbuglino.’” Qui si trovano i primi pensieri su un layout basato sulla sequenza di lavoro. Come molte aziende giapponesi, Toyota utilizza prima “3S” o “4S” nel movimento per la sicurezza. Le 4S furono introdotte per migliorare la sicurezza.

La storia di 75 anni di Toyota mostra che il movimento 4S iniziò nel 1961 come iniziativa di miglioramento della sicurezza.

Perché la sicurezza non fa parte delle 5S? Di nuovo, la sicurezza era l’obiettivo dell’introduzione delle 4S. Uno è l’obiettivo e gli altri sono i metodi. Non mescoliamoli.

In Giappone, la quarta “S,” Seiketsu, è stata spiegata per sostenere le 3S sin dalla sua introduzione. L’ultima “S,” Shitsuke, significa disciplina. Seiketsu e Shitsuke furono probabilmente aggiunti attraverso le attività di miglioramento della sicurezza.

4. Qual è l’unicità delle 5S nel TPS?

Il Sistema di Produzione Toyota, o Taiichi Ohno, ha spostato il significato delle 5S dalla sicurezza a parte del Kaizen. L’unicità delle 5S nel TPS è che ha il lavoro standardizzato al suo centro. L’implementazione del lavoro standardizzato da parte di Ohno iniziò tra la fine degli anni ’40 e l’inizio degli anni ’50. Il lavoro standardizzato si concentra sul lavoro umano e sui suoi movimenti. Il pensiero principale è che il layout delle macchine e le posizioni dei materiali dovrebbero seguire il lavoro umano più efficiente. Non è il contrario, cosa che ho visto molte volte dietro la cosiddetta “5S.” Inoltre, nella creazione di un lavoro standardizzato, c’è un passaggio chiamato “Seiri del lavoro,” in cui dobbiamo assicurarci che la sicurezza (e altre cose) sia rispettata. Lo studio del tempo viene dopo tale passaggio.

Un cambiamento cruciale dietro il lavoro standardizzato è che il significato di spreco (Muda) è cambiato. Taiichi Ohno introdusse la “sovrapproduzione.” Per controllare la sovrapproduzione, il takt time veniva utilizzato per bilanciare il lavoro tra i processi, che è parte del lavoro standardizzato. Il significato delle 5S prima e dopo la definizione della sovrapproduzione è completamente diverso. Quando la sovrapproduzione è riconosciuta come spreco, le 5S diventano uno strumento potente per prevenire e evidenziare la sovrapproduzione. Diventò il segnale per enfatizzare o visualizzare la sovrapproduzione. Tuttavia, quando la sovrapproduzione non è riconosciuta come spreco o è promossa in molti casi, le 5S devono essere un’attività periodica di pulizia dei morti stock, che costa all’azienda. Nessuna delle parole delle 5S è unica per il TPS. Anche “Muda (Spreco)” era usato prima del TPS. Tuttavia, il lavoro standardizzato e la sovrapproduzione cambiano il significato.

Questo evidenzia anche che questa connessione tra lavoro standardizzato e 5S significa che questa è diventata un’attività quotidiana o, più importante, ciclo per ciclo, rispetto agli eventi periodici. Alla fine di un ciclo, se qualcosa va storto con il lavoro standardizzato, le 5S saranno violate. Qualsiasi violazione delle 5S dovrebbe innescare un’attività di problem solving in quel momento. Quello è il momento più facile per capire la causa del problema.

Il pensiero dietro le 5S era rendere il Kaizen più facile, non lavoro aggiuntivo.

Tutte le parole delle 5S sono parole giapponesi onnipresenti usate dentro e fuori le fabbriche da secoli. Sono comuni; quindi, funzionano come slogan ma hanno molte interpretazioni. Le 5S hanno molte radici, anche fuori dal Giappone. Capire il background o la storia ci aiuta a comprendere meglio il significato. Una cosa è chiara mentre seguiamo la storia delle 5S. Le 5S sono sempre state un metodo per raggiungere le esigenze aziendali di ogni epoca. C’è sempre stato un obiettivo che i leader aziendali volevano raggiungere, e le 5S erano il metodo che usavano per soddisfarlo. Questi non erano mai disconnessi e dovrebbero rimanere tali.