Il primo passo delle 5S: Seiri, ovvero Organizzazione o Tecnologia Organizzativa

Oggi parliamo del primo passo della tecnologia 5S: Seiri.

Le persone parlano dell’importanza dell’organizzazione da secoli. Generazione dopo generazione, si è sottolineata la necessità non solo di correre da una cosa all’altra, ma di occuparsi dell’organizzazione. La storia insegna che coloro che trascurano l’organizzazione spesso perdono di vista i propri obiettivi e persino i propri mezzi.
Ad esempio, nel tentativo di costruire un canale per bonificare nuovi terreni da frutteto, è fondamentale tracciare il flusso dell’acqua, progettare un canale che lo convogli in modo efficace e duraturo, e costruirlo con attenzione affinché resista alla pressione. Tutto ciò richiede organizzazione.
Nonostante questo, sembra che vi sia stata una valanga di articoli e libri sull’organizzazione. Ciò che è significativo in questa abbondanza è la transizione dell’organizzazione da un concetto di buon senso, su cui le persone facevano affidamento, a una disciplina accademica che richiede studio e riflessione.

Decidere sui mezzi e sui fini

Quando la terra era povera e non c’era abbastanza per tutti, bastava essere frugali e attenti al risparmio. Salvare tutto, un po’ come fanno gli accumulatori seriali, era una buona pratica. Era un’epoca in cui le persone si aggrappavano a ogni oggetto perché sembrava uno spreco buttar via qualsiasi cosa.
Oggi, invece, in un mondo sommerso da un’abbondanza di beni, servizi e informazioni, è più importante saper selezionare ciò che serve piuttosto che conservare tutto. Solo considerando le informazioni, esiste un intero nuovo campo professionale, la gestione delle informazioni, dedicato a selezionare e organizzare i dati.
È importante conservare, ma è altrettanto essenziale buttare via ciò che non serve. La chiave è sapere cosa scartare, cosa conservare e come organizzarle affinché siano accessibili in futuro.
Per fare ordine, il primo passo è definire gli obiettivi. Perché lo fai? Una volta stabilito questo, puoi decidere come procedere. Esistono molti metodi, come il metodo KJ, l’analisi di Pareto, l’inventario, l’analisi funzionale e i sistemi di catalogazione come quelli delle biblioteche. L’importante è sapere a cosa serviranno le cose in futuro, sbarazzarsi di ciò che non è utile e rendere il resto facilmente accessibile senza intralciare.

L’arte di buttare via

Il professor Yuji Aida dell’Università di Kyoto gestisce la sua attività con quello che chiama “Metodo Aida”. Secondo lui, salvare oggetti e informazioni indiscriminatamente occupa solo spazio e genera lavoro inutile. È fondamentale eliminare ciò che non serve.
Ogni giorno, quando arriva in università, estrae la posta dalla cassetta del dipartimento e la analizza mentre cammina verso l’ufficio.

Durante il tragitto, separa ciò che vuole conservare da ciò che intende scartare. Gli oggetti che non superano questa prima selezione finiscono nel cestino appena dentro la porta del suo ufficio. Spesso, arrivato alla scrivania, non ha più nulla tra le mani.
L’organizzazione, in fondo, è l’arte di buttare via ciò che non è necessario.

Il nocciolo dell’organizzazione

Un punto chiave dell’organizzazione è definire cosa significhi realmente essere organizzati. Come puoi sapere se lo sei? Quali sono i principi da seguire? E come stabilire il momento in cui fermarsi?
Anche se si dice spesso che l’organizzazione è l’arte di buttare via, questa affermazione va precisata. Buttare via è solo il primo passo, ma è cruciale. Bisogna iniziare eliminando tutto ciò che non è utile. Durante questo processo, è importante prestare attenzione a strumenti difettosi o pezzi rotti.
Questa operazione richiede giudizi di valore e una gestione stratificata delle risorse. Un lavoro ben fatto include anche la pulizia di luoghi sporchi o trascurati, per valutare al meglio la loro utilità.

Stratificazione per importanza e gestione delle risorse

Gestire la stratificazione significa valutare l’importanza di un oggetto e ridurre l’inventario non essenziale, garantendo al contempo che ciò che è essenziale sia a portata di mano per massimizzare l’efficienza. È altrettanto importante tenere lontano ciò che non serve quanto avere facilmente accessibile ciò che è indispensabile.

Dopo aver completato stratificazione e classificazione, si può decidere cosa fare con gli oggetti usati raramente: conservarli o eliminarli? Se li conservi, in che quantità? Di norma, più qualcosa viene usato raramente, meno ne serve. Durante queste operazioni, spesso emergono grandi quantità di oggetti inutili. Anche dopo ripetute sessioni di decluttering, è comune ritrovarsi con cianfrusaglie superflue.
Questo accade perché le cose tendono ad accumularsi e perché è difficile distinguere tra ciò che serve davvero e ciò che si conserva “per sicurezza”. Tuttavia, è essenziale che la dirigenza prenda decisioni chiare: è necessario? Se no, eliminatelo. Se sì, quanto è necessario? Liberatevi del resto.

Questo è il primo passo delle 5S: Seiri

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The First Step of the 5S: Seiri, or Organization, also known as Organizational Technology

For centuries, people have spoken about the importance of organization. Generation after generation, the necessity of not simply rushing through tasks but dedicating time to organizing has been emphasized. History teaches us that those who neglect organization often lose sight of their goals and even their resources.
For instance, when building a canal to reclaim land for an orchard, it is essential to map the water flow, design a channel that will guide it efficiently without breaking, and construct it carefully to handle pressure. All of this requires organization.

Despite this, there has been a surge of magazine articles and books on the topic of organization. This abundance signifies a transition: organization has moved from being a common-sense concept that individuals could naturally apply to an academic discipline requiring study and reflection.

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Deciding on Means and Ends

When resources were scarce and there was not enough of everything for everyone, it was enough to be as frugal and economical as possible. It was wise to save everything, much like a hoarder. People clung to even the smallest items because throwing anything away seemed wasteful.
However, today, when we seem overwhelmed by an abundance of goods, services, and information, it is more important to selectively manage these resources rather than save every little thing. For instance, in the realm of information, a whole career field—information management—focuses solely on selecting and organizing data.
Saving things is important, but knowing what to discard, what to keep, and how to store it so it remains accessible later is even more crucial.

The first step in this organizational process is defining goals. Why are you doing this? Once that is clear, you can decide how to proceed. Many methods are available: the KJ method, Pareto analysis, inventory analysis, functional analysis, and even the numerical cataloging system used by libraries. The key is to determine what will be useful later, discard what isn’t needed, and organize the rest to be accessible but unobtrusive.

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The Art of Throwing Things Away

Professor Yuji Aida of Kyoto University organizes his work using what he calls the Aida Method. He believes that saving things and information indiscriminately only takes up extra space and creates more work. Therefore, it is essential to discard what is unnecessary.
Each day, when he arrives at the university, he takes the mail from his department’s office and sorts it while walking to his own office. As he walks, he separates what he wants to keep from what he doesn’t. Items that don’t pass this initial screening go straight into the trash bin inside his office door. Often, by the time he sits at his desk, he has nothing left.
Organization is, in essence, the art of throwing things away.

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The Core of Organization

A key question in organization is defining what constitutes being organized. How do you know if you are organized or not?
What principles are involved? When you decide to implement organization, how do you know when to stop?

While it has been said that organization is the art of throwing things away, this statement might need refinement. Discarding is only the first step, albeit a crucial one. Start by eliminating everything you don’t need. While doing so, pay particular attention to malfunctioning equipment and broken parts.

Clearly, this idea of discarding what you don’t need involves value judgments and layered management. Doing it well also requires cleaning areas so covered in oil or grime that you cannot see whether they are salvageable or not. You won’t know if you need something or how useful it is until it’s clean, functional, and at its best.

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Layering for Importance and Deciding Where to Store Things

Layered management involves determining how important an item is, reducing non-essential inventory, and ensuring that essential items are easily accessible for maximum efficiency. Good layered management hinges on making decisions about frequency of use (essentially another way of assessing importance) and ensuring items are in their proper place.
It’s just as important to keep unnecessary items out of reach as it is to have essential items within reach. Discarding broken or defective parts is just as vital as repairing them.

Once layering and classification are complete, you can decide what to do with items you rarely use, such as those used no more than once a year. Should you keep them or throw them away? If you decide to keep them, how many should you retain?
It’s reasonable to assume you need fewer of something the less frequently you use it. During a general cleanup, it’s not uncommon to find yourself with piles of junk on hand—things you don’t need. Even after cleaning house again, you may still find unnecessary items. This is a never-ending process.

This happens not only because items tend to accumulate but also because it is difficult to distinguish between what is needed and what isn’t. Most people initially err on the side of caution, keeping things “just in case.” However, it is crucial for management to make decisions. Is this necessary? If not, get rid of it. If yes, how necessary is it? Get rid of the rest.

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