SIGNIFICATO DELLE 5S LEAN
In ultima analisi, le 5S hanno l’obiettivo di eliminare gli sprechi. Proprio come ogni parola può avere interpretazioni più ampie, anche le 5 attività che costituiscono le 5S hanno un significato profondo, talvolta complesso. È quindi fondamentale chiarire cosa siano esattamente le 5S, cioè quale è il significato delle 5S Lean e come le attività debbano essere strutturate per raggiungere i propri obiettivi.
Cosa sono le 5S e cosa possono fare per te?
1. Seiri (Organizzazione)
Nell’uso comune, significa mettere le cose in ordine e organizzarle secondo regole o principi specifici.
In ambito 5S, si tratta di distinguere tra ciò che è necessario e ciò che è superfluo, prendere decisioni difficili e implementare la gestione della stratificazione per eliminare ciò che non serve. L’accento è posto sulla gestione delle cause, con l’obiettivo di prevenire l’accumulo di inutilità e affrontare i problemi alla radice.
Gestione della stratificazione
Essere organizzati non significa semplicemente mettere in ordine. Alcune persone sembrano disordinate ma trovano sempre tutto, mentre altre appaiono ordinate ma non riescono mai a trovare ciò che cercano.
L’organizzazione efficace richiede un sistema. Ad esempio, chiunque può riordinare una stanza disordinata, ma solo il proprietario può stabilire un sistema funzionale. Diverse teorie organizzative iniziano con il dividere le cose e raggrupparle per importanza. È necessario stratificare, determinare priorità e affrontare ciò che conta di più.
Strumenti come il diagramma di Pareto, il metodo KJ* e l’inventario aiutano a identificare ciò che è essenziale e ciò che può essere eliminato. Che si tratti di smaltire scorte invendibili o di effettuare il cambio stagionale, il punto chiave è concentrarsi su ciò che è importante.
Distinguere tra essenziale e non essenziale può essere complicato, sia a casa che al lavoro. Spesso ci aggrappiamo a oggetti “nel caso possano servire”. Tuttavia, dobbiamo imparare a prendere decisioni difficili per liberare spazio e concentrarci su ciò che conta davvero.
2. Seiton (Ordine e pulizia)
In ambito 5S, questo principio riguarda il collocare le cose nei posti giusti, eliminando il tempo perso a cercare. L’obiettivo è creare un ambiente ordinato, funzionale e sicuro.
Applicazione del principio di ordine
Il principio di ordine è fondamentale in molti aspetti della nostra vita: dal sistema di catalogazione delle biblioteche, alla disposizione dei magazzini, fino all’organizzazione di armadi o scrivanie. Tutti questi sistemi mirano a facilitare l’accesso rapido e senza sforzo agli oggetti.
Disposizione funzionale
La pulizia e l’ordine partono da un’analisi dell’efficienza. Un sistema organizzativo efficace deve considerare la frequenza d’uso degli oggetti:
- Oggetti inutili: scartarli.
- Oggetti di emergenza: conservarli per eventuali necessità.
- Oggetti usati raramente: tenerli lontano dal posto di lavoro.
- Oggetti usati occasionalmente: conservarli in una posizione accessibile.
- Oggetti usati frequentemente: mantenerli a portata di mano.
Lo stoccaggio dovrebbe inoltre considerare aspetti come quantità disponibile, qualità (es. protezione da ruggine o ammaccature) e sicurezza (es. precauzioni per materiali infiammabili).
L’ordine non riguarda solo l’efficienza, ma anche la qualità e la sicurezza: ogni oggetto deve avere un posto specifico che ne garantisca un uso rapido e sicuro.
Per mantenere ordinato il posto di lavoro, potrebbe essere necessario tracciare linee di passaggio e linee di demarcazione sul pavimento. La disposizione deve essere flessibile in modo da poter essere modificata per soddisfare nuovi requisiti di lavoro. Tutto deve essere sollevato dal pavimento in modo che sia la pulizia che le ispezioni siano facili. La disposizione deve essere tale da non creare ragnatele, che le coppe dell’olio e altre cose siano facilmente accessibili e che il lavoro proceda senza intoppi. Poiché l’ordine serve a migliorare l’efficienza, è anche importante fare studi sui tempi, apportare miglioramenti e fare pratica anche durante il processo di raddrizzamento. L’obiettivo finale di questo processo di raddrizzamento è riuscire a ottenere tutto ciò che si desidera di qualcosa quando e dove lo si desidera. E la chiave per farlo è chiedersi le 5W e la 1H (cosa, quando, dove, perché, chi e come) per ogni elemento.
3 Pulizia (Seiso)
In termini generali, questo significa pulire in modo che le cose siano pulite. In termini 5S, significa sbarazzarsi di rifiuti, sporcizia e corpi estranei e rendere le cose pulite. La pulizia è una forma di ispezione. L’enfasi qui è sulla pulizia come ispezione, sulla pulizia e sulla creazione di un posto di lavoro impeccabile.
Sebbene pulire significhi ovviamente eliminare sprechi e sporcizia e rendere le cose pulite, questo è diventato di recente sempre più importante. Con una qualità più elevata, una maggiore precisione e tecnologie di lavorazione più raffinate, anche il più piccolo dettaglio può avere ramificazioni vitali. Ecco perché è ancora più importante essere inflessibili nella determinazione di fare una pulizia approfondita.
Siti di ispezione
Alcune delle tue attrezzature e strutture dovranno essere mantenute particolarmente impeccabili, ed è importante che tu sappia dove questi posti sono. Ad esempio, quelli di voi che sono abbastanza grandi da ricordare le Olimpiadi di Tokyo ricorderanno che la squadra femminile giapponese di pallavolo teneva dei fazzoletti infilati in vita in modo da potersi asciugare la fronte di tanto in tanto, perché sapevano che il sudore che gocciolava sul campo era una potenziale causa di scivolamento. E se fossero scivolate, avrebbero potuto benissimo perdere un punto e quindi la partita. Quindi, per loro, il campo da pallavolo era un’area di ispezione prioritaria. E questo è un altro significato delle 5S Lean.
Lo spirito “Pulire è ispezionare”
Nell’esercito, le regole sono molto severe riguardo al mantenimento delle armi oliate e pulite, in modo che possano essere utilizzate in qualsiasi momento. Per estensione, le fabbriche moderne hanno scoperto che avranno meno errori di controllo quanto più saranno scrupolose le loro procedure di pulizia. La pulizia non si limita a pulire il sito e l’attrezzatura. Offre anche un’opportunità di ispezione. Anche i posti che non sono sporchi devono essere controllati e ispezionati. Tutto viene esaminato attentamente quando la pulizia è fatta bene, ed è per questo che si dice che pulire significa ispezionare.
Questo non vale solo all’interno della fabbrica. Infatti, il cancello della fabbrica, l’esterno della fabbrica, è l’interfaccia dell’azienda con la comunità. Osserva bene. L’erba è infestata dalle erbacce? Ci sono rifiuti sparsi in giro? Immagina che tipo di impressione fa. La tua fabbrica sembra attraente o sembra una baraccopoli? Anche se non ti interessano le relazioni con la comunità, quante brave persone vorranno venire a lavorare per un posto che sembra decadente? In questo senso, le 5S possono essere sia il tuo ambasciatore per la comunità che il tuo miglior agente di reclutamento.
Raggiungere Zero sporcizia e Zero polvere
La pulizia è quindi qualcosa che può avere un impatto enorme sui tempi di inattività, sulla qualità, sulla sicurezza, sul morale e su ogni altro aspetto dell’operazione. È la parte che merita la massima attenzione. Ecco perché il movimento 5S cerca di raggiungere zero sporcizia e zero polvere ed eliminare piccoli difetti e guasti minori nei punti di ispezione chiave.
4 Standardizzazione (Seiketsu)
In termini 5S, la standardizzazione significa mantenere continuamente e ripetutamente la propria organizzazione, ordine e pulizia. In quanto tale, abbraccia sia la pulizia personale che la pulizia dell’ambiente. L’enfasi qui è sulla gestione visiva e sulla standardizzazione. Innovazione e gestione visiva totale vengono utilizzate per raggiungere e mantenere condizioni standardizzate in modo da poter sempre agire rapidamente.
Gestione visiva
Il visual management è recentemente salito alla ribalta come un mezzo efficace per realizzare il kaizen. Ora viene utilizzato per la produzione, la qualità, la sicurezza e tutto il resto.
Gestione del colore
Anche la gestione del colore (o gestione della codifica dei colori) ha ricevuto notevole attenzione ultimamente.
È stata utilizzata non solo per la gestione della codifica dei colori, ma anche per creare un ambiente di lavoro più favorevole. Ci sono sempre più persone in posizioni di lavoro pratiche che optano per abiti bianchi e di altri colori chiari. E poiché questi abiti mostrano rapidamente lo sporco, forniscono un indice pronto di quanto siano pulite le cose. Evidenziano la necessità di ingegno e azione.
Dal punto di vista umano complessivo, l’igiene ha ramificazioni ben oltre la fabbrica, estendendosi anche all’ambiente. Le 5S sono necessarie per quanto riguarda nebbia d’olio, limature, rumore, oli più sottili, sostanze tossiche e molte altre cose presenti sul posto di lavoro per garantire che non sporchino né il posto di lavoro né l’ambiente più ampio. Ci sono anche aziende che hanno iniziato a mettere fiori nei loro luoghi di lavoro, dimostrando uno spirito ammirevole.
5 Disciplina (Shitsuke)
In termini generali, questo significa allenamento e capacità di fare ciò che si vuole fare anche quando è difficile. In termini 5S, significa instillare (o avere) la capacità di fare le cose nel modo in cui dovrebbero essere fatte. L’enfasi qui è sulla creazione di un ambiente di lavoro con buone abitudini e disciplina. Insegnando a tutti cosa deve essere fatto e facendo in modo che tutti facciano pratica, si rompono le cattive abitudini e si formano quelle buone. Le persone si esercitano a creare e seguire le regole.
La disciplina è la prima delle 5S
Sebbene sembri esserci un po’ di resistenza alla disciplina tra i più giovani perché c’è la sensazione che implichi forzare le persone a schemi comportamentali preimpostati, non deve essere così. Le persone non dovrebbero essere così rigide al riguardo. La parola shitsuke deriva originariamente dalla prima cucitura che viene fatta affinché un kimono possa essere cucito correttamente. È come il lavoro che fa il sarto prima di una prova. In questo senso, e una volta che è visto in questo modo, dovrebbe essere chiaro che la disciplina è qualcosa che impariamo per rendere le nostre vite più fluide. È la base della civiltà. È il minimo di cui abbiamo bisogno per far funzionare la società. Ed è per questo che la disciplina non dovrebbe essere relegata alla fine della linea nelle 5S o, tanto meno, lasciata fuori.
La disciplina può cambiare i modelli comportamentali La disciplina è un processo di ripetizione e pratica. Pensate, ad esempio, alla sicurezza industriale. Quante persone hanno avuto incidenti perché hanno dimenticato di indossare i loro caschi, le loro scarpe antinfortunistiche o i loro occhiali protettivi?
Troppe. Quante hanno avuto incidenti perché hanno infilato le mani nei macchinari senza prima spegnerli? Di nuovo, troppe. Ecco perché è così importante che tutti abbiano l’abitudine di obbedire a semplici regole di sicurezza. Ecco perché la disciplina è parte integrante della sicurezza industriale. Che si tratti di procedure di emergenza, procedure operative standard o altro, è fondamentale che venga fatto ogni sforzo per far sì che il personale esegua ogni singolo passaggio ogni volta. Non c’è spazio per prendere scorciatoie o per l’imbarazzo di sembrare un principiante. La stretta aderenza è fondamentale. E per raggiungere questo obiettivo, potresti dover sfruttare le riunioni mattutine, potresti voler far giurare fedeltà ai singoli lavoratori, potresti voler istituire lezioni monotematiche e potresti voler fare altre cose, ma è essenziale che tutti partecipino e partecipino pienamente.
E questo è IL SIGNIFICATO DELLE 5S LEAN.
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