La rivoluzione dell’ordine: le 5S secondo Marco, il responsabile magazzino
“Io non sono uno da scrivania, io ci vivo dentro il magazzino. E questo casino mi fa venire l’orticaria.” Marco chiuse il portatile con un gesto secco, si alzò dalla sedia e fece due passi nel capannone. Davanti a lui, pallet storti, bancali mezzi vuoti, fogli sparsi su una cassetta degli attrezzi che non avrebbe dovuto stare lì.
Erano le 17:48 di un mercoledì qualunque, in una piccola azienda metalmeccanica della provincia bolognese. Produzione artigianale, clienti esigenti, margini risicati. E un magazzino che rallentava tutto, ogni giorno di più.
Marco era lì da tre anni. Aveva cominciato come mulettista, poi era diventato capoturno, e infine responsabile. Aveva visto troppi errori, troppi materiali sballati, troppa improvvisazione. Ma adesso, dopo un corso sulla Lean, qualcosa gli frullava in testa.
“Marco, ci serve spazio”
Il giorno dopo, Francesca, responsabile produzione, si presentò da lui con il solito problema.
“Abbiamo tre commesse in partenza, ma l’area spedizioni è intasata. Non riusciamo neanche a preparare i colli, figuriamoci a metterli in ordine di consegna.”
Marco si strofinò la fronte.
“Ti credo. Qui dentro è come cercare il cacciavite nella borsa del mare. Ma forse… forse ho un’idea.”
Il primo passo: Seiri – Separare
Lunedì successivo, riunione in magazzino con tutto il team.
“Ragazzi, voglio provare una cosa nuova. Si chiama 5S. È una tecnica giapponese. No, non si mangia col sushi. Serve a rimettere in sesto tutto questo caos. O almeno a provarci.”
Qualcuno ridacchiò, ma Marco non si scoraggiò.
“Oggi cominciamo dalla prima S: Seiri, scegliere. Vedremo cosa serve davvero e cosa no. Tutto il resto? Fuori. Senza pietà.”
In due ore riempirono un intero container di materiale inutilizzato: bobine mezze finite del 2018, pallet rotti, viti di misure mai usate, etichette con codici cancellati. Una pulizia mentale e fisica.
Seconda S: Seiton – Sistemare
La settimana dopo, Marco entrò in magazzino con un rotolo di nastro adesivo giallo fluorescente e un pennarello indelebile.
“Adesso ogni cosa deve avere il suo posto. E deve essere evidente anche a un cieco. Etichette, zone, ombre per gli attrezzi, segnaletica a terra. Basta perdere tempo a cercare.”
Il bancale delle minuterie ebbe la sua area. I carrelli ricevettero le sagome. I documenti di trasporto finirono in un espositore verticale, divisi per corriere.
“Vedi?” disse a Carlo, il più scettico. “È come un’orchestra. Se ogni strumento sa dove suonare, non si sente casino ma musica.”
Terza S: Seiso – Splendere
Era venerdì, le 16:30, di solito l’ora morta prima della birra.
“Oggi niente pulizie veloci. Puliamo sul serio. Non solo per pulire, ma per vedere. Crepe, perdite d’olio, viti allentate. Tutto parla, se lo guardi bene.”
Con guanti e stracci, tutti si misero a controllare scaffali, muletti, etichette. Carlo trovò una perdita idraulica che avrebbe fermato un carrello la settimana dopo.
“Non è solo questione di decoro” disse Marco. “È prevenzione.”
Quarta S: Seiketsu – Standardizzare
A quel punto, l’ordine aveva cominciato a farsi notare. Anche il direttore generale, che passava raramente in magazzino, chiese a Marco:
“Hai fatto pitturare il pavimento?” “No, solo tolto la polvere di due anni. E tracciato qualche linea.”
Era tempo di standardizzare. Marco creò una semplice check-list quotidiana: 10 minuti a turno, per mantenere le 3S. Niente di rigido, ma visivo e concreto.
“Non serve un ISO 9001. Serve costanza. Le regole visive aiutano più delle parole.”
Quinta S: Shitsuke – Sostenere
A distanza di due mesi, il magazzino non era perfetto. Ma funzionava.
Il tempo medio di picking si era ridotto del 28%.
I nuovi assunti imparavano i percorsi in due giorni, non in due settimane.
Gli errori di spedizione? Quasi azzerati.
E soprattutto: le persone erano fiere del loro posto di lavoro.
Marco guardò il reparto con un mezzo sorriso.
“Non ho comprato nuovi scaffali. Non ho assunto nessuno. Ho solo dato un senso alle cose.”
E Francesca, passando con una distinta in mano, disse:
“Sai che ti dico, Marco? Questo magazzino… adesso respira.”
Post Scriptum per chi legge
Le 5S non sono una moda né una bacchetta magica. Sono una forma di rispetto verso le persone, il tempo, il lavoro. E funzionano. Anche nei magazzini piccoli. Soprattutto lì.
Se anche il tuo magazzino ti sembra “un cacciavite nella borsa del mare”, forse è il momento di cominciare. Un’etichetta alla volta.
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Quando parlo delle 5S, spesso mi capita di vedere le persone pensare che si tratti di un fine in sé. Non è così. Le 5S sono uno strumento, un mezzo per raggiungere obiettivi più grandi: sicurezza, efficienza, qualità e riduzione dei guasti. Dobbiamo sempre ricordare questo quando le applichiamo.
Mi è capitato di seguire un’azienda dove il concetto di 5S era stato introdotto solo a parole. I dipendenti sapevano a memoria i cinque termini, ma nessuno ne aveva compreso il vero scopo. “A cosa serve mettere in ordine se domani sarà di nuovo tutto incasinato?” mi chiese un operaio di nome Mario. Gli ho risposto: “Serve a non inciampare oggi e a non perdere tempo domani. Serve a te, non solo all’azienda.”
La sicurezza inizia dall’ordine
Se c’è una cosa che ho imparato sul campo, è che sicurezza e ordine vanno di pari passo. Vi faccio un esempio pratico: Mario, lo stesso operaio, una mattina si è trovato con un macchinario bloccato. Il problema? Trucioli e polvere accumulati in un punto critico. “Non ho avuto tempo di pulire”, mi disse. Ma quello che Mario non aveva capito è che il tempo per pulire lo avrebbe salvato da un fermo macchina e da un rischio di infortunio.
Anche Maria, che si occupava delle pulizie, aveva un metodo poco efficace. Puliva a fondo solo una volta ogni sei mesi, ma nel frattempo lo sporco si accumulava in punti pericolosi. Quando le ho chiesto perché non facesse manutenzione regolare, mi ha risposto: “Non ne vedo l’urgenza.” Le ho detto: “Non c’è sicurezza senza costanza. Non aspettare che accada un incidente per agire.”
Le 5S ci insegnano che prevenire è sempre meglio che correre ai ripari. Quando l’ambiente è ordinato e pulito, gli incidenti si riducono. Pensateci: ogni volta che mettete a posto uno strumento o ripulite un pavimento scivoloso, state proteggendo voi stessi e i vostri colleghi. Non è solo una questione di norme, è una questione di rispetto per la vita.
Efficienza: Piccoli gesti, grandi risultati
Un bravo artigiano si prende cura dei suoi strumenti, così come un bravo chef affila sempre i suoi coltelli. Lo stesso vale per noi. Vi racconto una storia che mi ha colpito: in una fabbrica che seguo, un team ha iniziato a dedicare tre minuti al giorno alle 5S. All’inizio erano scettici: “Tre minuti? Cosa possiamo fare in così poco tempo?” Eppure, in poche settimane, quei tre minuti hanno trasformato il reparto. Gli attrezzi erano sempre al loro posto, le perdite di olio individuate subito, e i percorsi resi più fluidi.
Un altro esempio riguarda un magazzino dove lavorava Luca, un responsabile abituato a passare ore cercando strumenti e materiali. Dopo aver implementato le 5S, Luca mi disse: “Davide, è incredibile. Ora riesco a fare il doppio del lavoro nello stesso tempo. Non perdo più minuti preziosi.” Gli ho risposto: “Non hai guadagnato solo tempo, ma anche tranquillità. Sai sempre dove mettere le mani.”
Qualità: I dettagli fanno la differenza
Ho visto aziende perdere clienti per errori apparentemente insignificanti: una limatura non tolta, una sbavatura lasciata sul pezzo, un’etichetta mancante. È successo a Giulia, responsabile di un reparto di assemblaggio. “Non pensavo che un dettaglio così piccolo potesse avere un impatto così grande,” mi disse. Eppure, un granello di polvere in un componente elettronico ha portato a un’intera partita di pezzi difettosi.
Le 5S ci ricordano che la qualità parte dai dettagli. Ogni volta che ci prendiamo cura del nostro ambiente di lavoro, riduciamo la possibilità di errori. “Un prodotto di qualità nasce in un ambiente di qualità,” ho detto spesso nei miei corsi, e non smetterò mai di ripeterlo.
Ridurre i guasti: La sindrome del lunedì mattina
Chi lavora in produzione sa bene di cosa parlo: il lunedì mattina spesso si trovano macchinari bloccati, scarichi intasati, e problemi che sembrano spuntare dal nulla. In un’azienda che seguo, questo era un problema cronico. Poi, abbiamo introdotto una regola semplice: ogni venerdì pomeriggio, dedicare mezz’ora alla manutenzione preventiva. Il risultato? La “sindrome del lunedì mattina” è sparita. Le 5S non sono un fine ma un mezzo.
Ricordo Andrea, un tecnico che inizialmente era contrario. “Perché devo perdere tempo il venerdì per sistemare cose che posso fare lunedì?” mi chiese. Gli ho risposto: “Andrea, il tempo che perdi oggi lo risparmi domani.” Dopo qualche settimana, Andrea mi ha confessato che il suo lavoro era diventato molto meno stressante.
Conclusione: Un ambiente migliore per tutti
Le 5S non sono solo una metodologia, sono un’opportunità. Ogni volta che mettiamo in ordine, puliamo o organizziamo, stiamo investendo nel nostro futuro. Non pensate alle 5S come un obbligo, ma come uno strumento per migliorare la qualità della vostra vita lavorativa.
Ricordate: ogni passo conta. Anche i piccoli gesti quotidiani possono portare a grandi risultati. “Un ambiente di lavoro migliore crea persone migliori,” ed è questo il vero obiettivo delle 5S.
Per questo Le 5S Non sono un fine, ma un mezzo
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5S: Not an End, but a Means
When I talk about the 5S methodology, I often see people thinking of it as an end goal. But that’s not the case. The 5S system is a tool, a means to achieve greater objectives: safety, efficiency, quality, and reduced downtime. We must always remember this when implementing it.
I once worked with a company where the concept of 5S had been introduced only superficially. The employees could recite the five terms by heart, but no one truly understood their purpose. “What’s the point of tidying up if it’s going to be messy again tomorrow?” asked an operator named Mario. I replied, “It’s about not tripping today and saving time tomorrow. It’s for you, not just the company.”
Safety Begins with Order
One thing I’ve learned in the field is that safety and order go hand in hand. Let me give you a practical example: Mario, the same operator, found his machine jammed one morning. The issue? Chips and dust had accumulated in a critical spot. “I didn’t have time to clean it,” he told me. But what Mario didn’t realize was that taking the time to clean could have prevented the machine stoppage and a potential safety risk.
Then there was Maria, who was in charge of cleaning but had a less-than-effective method. She did deep cleaning only once every six months, allowing dirt to build up in dangerous areas. When I asked her why she didn’t do regular maintenance, she replied, “I don’t see the urgency.” I told her, “There’s no safety without consistency. Don’t wait for an accident to take action.”
The 5S system teaches us that prevention is always better than cure. When the environment is tidy and clean, accidents are reduced. Think about it: every time you put a tool back in its place or clean up a slippery floor, you’re protecting yourself and your colleagues. It’s not just about following rules—it’s about respecting life.
Efficiency: Small Actions, Big Results
A good craftsman takes care of their tools, just as a great chef always sharpens their knives. The same principle applies to us. Here’s a story that struck me: in a factory I worked with, a team started dedicating just three minutes a day to 5S. At first, they were skeptical. “Three minutes? What can we accomplish in such a short time?” Yet, within a few weeks, those three minutes transformed their department. Tools were always in their proper place, oil leaks were identified immediately, and workflows became smoother.
Another example comes from a warehouse where Luca, a manager, used to spend hours looking for tools and materials. After implementing 5S, Luca told me, “Davide, it’s incredible. Now I get twice as much done in the same amount of time. I don’t waste precious minutes anymore.” I replied, “You haven’t just saved time—you’ve gained peace of mind. You always know where to find what you need.”
Quality: The Details Make the Difference
I’ve seen companies lose clients over seemingly minor errors: a shaving not removed, a burr left on a piece, or a missing label. This happened to Giulia, who managed an assembly department. “I didn’t think such a small detail could have such a big impact,” she told me. Yet a speck of dust on an electronic component led to an entire batch of defective products.
The 5S methodology reminds us that quality starts with the details. Every time we take care of our work environment, we reduce the chances of errors. “A quality product comes from a quality environment,” I often say in my training sessions, and I’ll never stop repeating it.
Reducing Breakdowns: The Monday Morning Syndrome
Anyone who works in production knows what I mean: Monday mornings often come with jammed machines, clogged drains, and problems that seem to appear out of nowhere. In a company I worked with, this was a chronic issue. Then, we introduced a simple rule: every Friday afternoon, spend 30 minutes on preventive maintenance. The result? The “Monday Morning Syndrome” disappeared.
I remember Andrea, a technician who was initially against the idea. “Why should I waste time on Friday fixing things I can do on Monday?” he asked. I replied, “Andrea, the time you spend today will save you time tomorrow.” After a few weeks, Andrea admitted his job had become much less stressful.
Conclusion: A Better Environment for Everyone
The 5S system is not just a methodology; it’s an opportunity. Every time we organize, clean, or tidy up, we’re investing in our future. Don’t think of 5S as an obligation but as a tool to improve the quality of your work life.
Remember: every step counts. Even small daily actions can lead to big results. “A better work environment creates better people,” and that is the true goal of the 5S methodology.
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La trasformazione della tecnica Lean 5S dopo gli anni 90: un nuovo concetto di 5S
Il passo numero 3 della tecnica 5S e cioè Pulire, nasce dalla cultura e filosofia giapponese.
Takashi Osada nel suo testo “the 5s’s” ci fa notare che questa attività in Giappone è una tradizione, ma anche un esperienza di fabbrica per “purificare il cuore”.
Infatti quasi tutti in Giappone vanno a fare pulizie di fine anno (come nella nostra cultura esistono le pulizie pasquali !). Vogliono prepararsi per il nuovo anno con stile. Vogliono iniziare con il piede giusto. Quindi spazzano via lo sporco dagli angoli. Spolverano i posti alti (Hard to clean places di Hirano). E cercano anche di purificare il loro spirito. Quindi, questa tradizione delle pulizie di fine anno è vista come una grande virtù in Giappone.
La pulizia quindi, per loro, e anche un modo di purificare lo spirito.
Questa pulizia è anche la base dell’istruzione.
Ad esempio, il novizio più inesperto del tempio inizia con l’assegnazione del compito di pulizia. L’apprendista che vuole imparare un mestiere di artigiano inizia con la pulizia.
Lo scienziato viene prima assegnato alla pulizia del laboratorio.
Anche le persone che imparano le arti marziali o le arti dello spettacolo iniziano con l’apprendimento delle arti della pulizia (ti ricorda qualcosa Karate Kid?).
Anche prima che inizino a produrre qualsiasi cosa, il rituale della pulizia assicura che siano degni del loro lavoro. In quanto tale, la pulizia serve tanto a purificare il cuore quanto a pulire gli orpelli esterni.
Purtroppo il mondo cambia in Giappone e già negli anni ’90 questi concetti si allontanano dalla cultura giapponese. Osada fa notare che di recente (1990 ndr), entrambi , la scuola e la casa, hanno abbandonato le loro responsabilità in Giappone. Invece, le persone ora imparano le basi di ogni comportamento sociale sul posto di lavoro con una formazione sul posto di lavoro.
La base di questo atteggiamento è trattare tutte le cose con cura. Più qualcuno è attento e cauto nell’ispezionare i macchinari in fabbrica, più è probabile che noti piccole cose quotidianamente. Più è probabile che si prenda cura dell’attrezzatura e la utilizzi con attenzione.
Questo è il momento in cui le persone sono al meglio, quando riescono a vedere la situazione chiaramente e quando si preoccupano per i loro colleghi e cercano di fare un lavoro migliore. Questo è il primo passo verso un cuore puro.
Quando le persone hanno questa esperienza nel loro lavoro, quando si riuniscono con i loro colleghi e sviluppano lo spirito di lavorare insieme, questo cambia anche il loro atteggiamento, il loro modo di pensare e il modo in cui agiscono. Quindi la fabbrica non è semplicemente un posto per fare cose. E’ anche un posto per rendere le persone migliori.
Di fatto questo è un sistema che incoraggia quindi comportamenti responsabili.
Esistono però responsabilità diverse per la direzione e il lavoratore. Se dividiamo la responsabilità in responsabilità della direzione e responsabilità del lavoratore dal punto di vista del lavoro, è chiaro che le due sono diverse. La direzione deve assumersi la responsabilità del prodotto finito, ovviamente, ma il lavoratore ha un tipo di responsabilità completamente diverso.
Ad esempio, uno dei prerequisiti per evitare guasti alle attrezzature è che i macchinari siano oliati senza fallo. Il lavoratore non è responsabile di assicurarsi che la macchina non sviluppi alcun problema. Il lavoratore è responsabile solo di oliarla regolarmente e senza fallo. In effetti, il lavoratore non è responsabile del risultato, ma del processo. È il processo che porta al risultato, ed è il lavoratore che è responsabile del processo.
Ecco perché il modo migliore per prevenire i problemi è che ogni lavoratore dichiari chiaramente di quali processi è responsabile (e qui è fondamentale l’organigramma 5S di reparto) e poi assolva a queste responsabilità nel miglior modo possibile, ogni giorno.
La gestione che si limita a redigere regolamenti e insiste affinché vengano rispettati non durerà a lungo. Invece, hai bisogno di persone che lavorino insieme e si aiutino a vicenda, che ogni persona si prenda il tempo e l’iniziativa extra per fare un buon lavoro, e che ogni persona sia molto consapevole di cosa sta facendo e perché.
Hai bisogno di un comportamento responsabile, un comportamento responsabile da parte di ogni singolo lavoratore su base individuale.
Di qui si può comprendere come le 5S diventino quindi una filosofia di gestione della fabbrica.
I tempi quindi richiedono ora un nuovo concetto delle 5S.
E lo vedo negli interventi che eseguo nelle fabbriche italiane, dove impianti di lavorazione e assemblaggio che utilizzano molto di grasso rinascono invece come come “fabbriche da soggiorno o Living Room Factories“. Altre fabbriche stanno emergendo come “fabbriche da camera bianca o Clean-room factories“, rivaleggiando persino con il laboratorio più immacolato. E la gente ha iniziato a riferirsi alla fabbrica come “showroom“.
Dal punto di vista occupazionale, sta diventando sempre più difficile per le aziende manifatturiere che hanno stabilimenti sporchi attrarre i lavoratori di cui hanno bisogno. Al contrario, le aziende che hanno fabbriche pulite stanno organizzando visite guidate alle fabbriche per le famiglie dei loro dipendenti e persino per i loro clienti.
Direi quindi che possiamo considerare le 5S come una tecnica molto valida di gestione.
Fino a poco tempo fa, le 5S erano un movimento minore ai margini della produttività e della produzione. Erano belle, ma non essenziali. Ora, tuttavia, il management sta cambiando idea e sta realizzando che le 5S sono centrali per il suo pensiero e la sua filosofia di gestione. Sta iniziando a vedere che le 5S sono una tecnica di gestione chiave.
Negli ultimi anni, e soprattutto dopo gli anni novanta, sempre più aziende euro-americane hanno cercato di adottare la gestione giapponese. E si stanno rendendo conto che le 5S sono una parte essenziale di questa gestione.
Uno stabilimento statunitense, ad esempio, ha lanciato una grande campagna di pulizia. Questa era rivoluzionaria, così come lo era lo slogan della campagna: una buona pulizia dipende da te!.
In Giappone, i dirigenti aziendali di alto livello citano le 5S come priorità di gestione numero uno.
Inoltre da già da alcuni anni che possiamo anche considerare le 5S come un motore della produttività e qualità.
Infatti c’è una 5S rivoluzione in corso per una maggiore produttività e qualità nei settori dell’elettronica, delle apparecchiature mediche, della lavorazione di precisione, dell’assemblaggio e nel resto delle industrie all’avanguardia sia in Giappone, ma anche nel resto del mondo.
La trasformazione della tecnica Lean 5S dopo gli anni 90: un nuovo concetto di 5S
Attenzione però!. Quali 5S?. Le persone hanno iniziato a percepire i limiti delle vecchie campagne superficiali 5S incentrate solo su organizzazione e ordine (anche se so che alcuni miei colleghi giapponesi eseguono tuttora molto spesso campagne con i soli primi due passi). Quindi non sono più sufficienti i primi due passi, ma occorre approfondire e affinare la tecnica completa.
I dipendenti e di dirigenti hanno capito che la necessità di una qualità senza pari richiede l’eliminazione anche della minima contaminazione (come espresso nelle camere bianche e nei gradi di pulizia (argomento che a me piace moltissimo e che insegno con entusiasmo nelle mie consulenze)). Hanno capito che hanno bisogno di controllare non solo la sporcizia, ma anche altri fattori come l’elettricità statica, la temperatura e l’umidità. Hanno capito che hanno bisogno di eliminare gli errori a livello di micromillimetro se vogliono la massima qualità. Stanno quindi cercando nuovi livelli di pulizia, combinando la filosofia di gestione e le ultime tecnologie.
In breve, si stanno impegnando per le 5S come dovrebbero essere e cioè approfondite e affinate come non mai.
E di conseguenza, tutto è cambiato. Le persone hanno, ad esempio, abbandonato i vecchi grigi metallici o i rossi coprenti che non mostrano lo sporco e adottato un nuovo bianco immacolato.
Il bianco è ovunque nelle fabbriche giapponesi oggi, sui macchinari, negli interni, negli edifici e persino sulle uniformi dei lavoratori e questa tendenza sta arrivando lentamente anche in Italia.
C’è una nuova enfasi sull’essere puliti e competitivi.
E questo è un bene! La trasformazione della tecnica Lean 5S dopo gli anni 90: un nuovo concetto di 5S che farà bene sicuramente anche alla tua azienda !
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