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Visual, Visuality, Visual Management, Visual Factory (ITA-ENG)

DECIDI COME DEVONO ESSERE RIPOSTE LE COSE

DAVIDE LEGA - 5S VISUAL CONSULTING

DECIDI COME DEVONO ESSERE RIPOSTE LE COSE

Studia la messa via degli oggetti n modo funzionale

La sistemazione funzionale è, ovviamente, ciò che viene fatto alla luce di considerazioni di qualità, sicurezza, efficienza e conservazione.

• Ci sono molte considerazioni sulla qualità a seconda delle caratteristiche di un particolare prodotto, ma la più importante è forse quella di fare attenzione a non confondere le cose con nomi diversi. Le persone sono molto inclini a commettere errori con oggetti simili.

• Ad esempio, se hai due prodotti gemelli affiancati, è molto difficile distinguerli. Allo stesso modo, gli oggetti che sembrano uguali, hanno nomi simili o numeri simili dovrebbero essere posizionati a una certa distanza l’uno dall’altro. Molto spesso è utile disegnare il contorno dell’utensile sulla tavoletta portautensili (tecnica della sagoma) per evitare qualsiasi confusione persistente, e si possono usare colori diversi. Un’altra possibilità sarebbe quella di avere delle linee e un pannello con i nomi, in modo che quando si preme il pulsante accanto al nome dello strumento, si accende una luce sulla scheda degli strumenti accanto allo strumento desiderato . È utile anche avere il numero della scheda e dello spazio accanto al nome dello strumento. Bisogna fare tutto il possibile per prevenire gli errori.

Nomi e luoghi

Anche se qualcosa non ha un nome formale, è inevitabile che esista un qualche tipo di nome con cui le persone che lo usano lo conoscono. E poiché tutti hanno un nome (anche se a volte diverso) per questo progetto, la mancanza di un nome non crea molta confusione quando le persone lavorano per conto proprio. Come tuttavia, la mancanza di un nome comune può causare seri problemi negli sforzi di squadra, ed è essenziale che tutto abbia un nome generalmente accettato e che tutti sappiano qual è quel nome. Se non ha un nome, non puoi assegnargli uno spazio e nessuno saprà dove trovarlo.

Nello svolgimento delle attività di 5S, è fondamentale che ogni cosa abbia sia un nome che una posizione. Questi nomi devono essere semplici e facili da capire. Devono anche essere rafforzati, ad esempio, facendoli scrivere sulle bacheche degli attrezzi e persino sugli attrezzi stessi.

• Nell’assegnazione dello spazio di archiviazione, designa non solo la posizione, ma anche lo scaffale. Decidi dove dovrebbe essere ogni cosa e assicurati che sia lì. Questo è fondamentale.

• I nomi degli elementi e delle posizioni vanno di pari passo. Quando la posizione di archiviazione è sullo strumento e il nome dello strumento è sulla posizione di archiviazione, sai che stai facendo progressi. Ogni cosa dovrebbe avere non solo il suo nome, ma anche la posizione esatta in cui è conservata.

Rendere facile estrarre e riporre le cose

• L’intero processo è pensato per rendere il lavoro più fluido, perché quando ogni cosa ha un posto e ogni cosa è al suo posto, c’è meno confusione e il lavoro procede più fluido. È utile avere diagrammi e luci di indicazione degli oggetti.

• È anche utile che le posizioni di stoccaggio non siano sparse ovunque. Le cose dovrebbero essere dove devono stare e il sistema dovrebbe essere comprensibile, indipendentemente dal fatto che le abbiate classificate per funzione, prodotto, processo o altro.  È particolarmente importante che i set e i kit siano completi e che i pezzi di ricambio siano disponibili.

• Nella progettazione di strutture di stoccaggio, gli oggetti pesanti dovrebbero essere sul fondo o su carrelli in modo che siano facili da raggiungere . Altri oggetti potrebbero essere appesi a ganci e gli oggetti che vengono utilizzati di più dovrebbero essere i più facili da raggiungere.

• Avere le cose a portata di mano e facili da usare significa pensare al lavoro da svolgere. La maggior parte delle persone trova più facile prendere le cose che si trovano tra l’altezza del ginocchio e quella delle spalle. Sul lavoro stesso, le cose dovrebbero essere a portata di mano.

• È importante sfruttare al meglio tutto lo spazio di archiviazione che è disponibile. Ciò significa progettare spazi adatti a ciascun elemento. Ad esempio, gli oggetti lunghi richiedono cure particolari. Come ad esempio tubi flessibili, cavi e tutto ciò che sembra essere avvolto. È possibile appendere cinghie per ventilatori e altri anelli. E le piccole cose potrebbero dover essere conservate in contenitori, proprio come le scatole speciali che si possono realizzare per i set, così da essere certi che siano tutte presenti.

Questi sono solo alcuni piccoli accorgimenti su come decidere come devono essere riposte le cose.

DECIDE HOW THINGS SHOULD BE STORED
Study the storage of objects in a functional way.
Functional organization is, of course, done in light of quality, safety, efficiency, and preservation considerations.

  • There are many quality considerations depending on the characteristics of a particular product, but the most important one is perhaps to be careful not to confuse items with different names. People are very prone to making mistakes with similar objects.
  • For example, if you have two identical products side by side, it is very difficult to distinguish them. Similarly, items that look alike, have similar names, or similar numbers should be placed at a certain distance from each other. It is often helpful to draw the outline of the tool on the tool board (silhouette technique) to avoid any persistent confusion, and different colors can be used. Another possibility would be to have lines and a panel with names, so that when you press the button next to the tool’s name, a light turns on on the tool board next to the desired tool. It is also helpful to have the board and space number next to the tool’s name. Everything possible must be done to prevent mistakes.

Names and Locations
Even if something doesn’t have a formal name, it is inevitable that some kind of name exists by which the people using it recognize it. And since everyone has a name (even if sometimes different) for this project, the lack of a name doesn’t create much confusion when people work on their own. However, the lack of a common name can cause serious problems in teamwork, and it is essential that everything has a generally accepted name and that everyone knows what that name is. If it doesn’t have a name, you can’t assign it a space, and no one will know where to find it.

In carrying out 5S activities, it is crucial that everything has both a name and a location. These names must be simple and easy to understand. They must also be reinforced, for example, by writing them on the tool boards and even on the tools themselves.

  • When assigning storage space, designate not only the location but also the shelf. Decide where everything should be and make sure it stays there. This is critical.
  • The names of items and locations go hand in hand. When the storage location is marked on the tool and the tool’s name is on the storage location, you know you are making progress. Everything should have not only its name but also the exact location where it is stored.

Making it easy to retrieve and store items

  • The entire process is designed to make work smoother because when everything has a place and everything is in its place, there is less confusion, and the work flows more smoothly. It is helpful to have diagrams and indicator lights for items.
  • It is also useful for storage locations not to be scattered everywhere. Things should be where they belong, and the system should be understandable, whether you classify them by function, product, process, or something else. It is particularly important that sets and kits are complete and that spare parts are available.
  • In designing storage structures, heavy items should be at the bottom or on carts so that they are easy to reach. Other items can be hung on hooks, and items that are used the most should be the easiest to access.
  • Having things within reach and easy to use means thinking about the work to be done. Most people find it easier to grab things located between knee and shoulder height. On the job itself, things should be within arm’s reach.
  • It is important to make the most of all available storage space. This means designing spaces suitable for each item. For example, long items require special care, such as hoses, cables, and anything that seems to be coiled. Fan belts and other loops can be hung. And small items may need to be stored in containers, just like the special boxes that can be made for sets to ensure that everything is present.

These are just a few small tips on how to decide how things should be stored.

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Perché è difficile implementare le 5S e perché ci sono resistenze

DAVIDE LEGA - 5S VISUAL CONSULTING

Perché è difficile implementare le 5S e perché ci sono resistenze

Aspettati tutte le resistenze possibili e immaginabili. Cambiare è scomodo per tutti.

Dimmi se conosci un consulente che non abbia mai incontrato resistenze nel’applicare le 5S: se lo conosci presentamelo.

Tutte le aziende che vogliono introdurre le 5S incontrano resistenze.

Possiamo classificarle seguendo in parte i 12 tipi di Hiroyuki Hirano e aggiungendone qualche altra. Ecco le principali resistenze ed obiezioni.

1 Cosa c’e di così grande nel separare e ordinare ?

Frasi del tipo ‘perché enfatizzi questa tecnica 5s quando è normale ordinare?’, oppure ‘Perché ci tratti come bambini che devono mettere in ordine la loro camera?’ e ancora ‘ io ordino sempre , non ho bisogno di qualcuno che me lo ricordi’.

La prima cosa da fare è quindi cercare di eliminare l’umiliazione che si potrebbe creare con il personale quando pensano di essere trattati come bambini. Si deve spiegare con calma il perché e rendere la tecnica oggettiva e non personale.

2 Perché io che sono il direttore dovrei anche occuparmi di 5s?

3 Mi sembra stupido pulire se poi si sporca di nuovo!

Frasi del tipo ‘ho cose più importanti da fare’, oppure ‘delegherò qualcuno che se ne occupi’, sono sempre all’ordine del giorno tra i direttori, presidenti e amministratori delegati. Delegare si può fare, ma occorre comunque un impegno in prima persona perché implementare le 5s è quasi impossibile senza il loro appoggio continuo.

E’ normale , mi dicono, che in una fabbrica sia sporco. E’ inutile pulire se poi domani dovremo farlo di nuovo, ripetono all’unisono. L’atteggiamento è ovviamente da cambiare perché è obbligatorio nelle 5s mantenere le condizioni e da lì partire per migliorare. L’accettanza delle condizioni di sporco e del disordine sul luogo di lavoro deve essere eliminata.

4 Pulire e mettere in ordine è improduttivo

Sì lo so, è la prima cosa che uno pensa. Pulire non aumenta la produttività.

Le obiezioni del tipo ‘il mio lavoro è fare prodotti, non è pulire’ oppure ‘io posso anche pulire, ma chiè poi che farà il mio lavoro?’ sono molto comuni. Pensare invece che le 5s dovrebbero essere parte integrante del mansionario è normale se vuoi cambiare la mentalità aziendale.

Aggiungo inoltre che in generale nelle aziende la persona che si muove molto , che suda, che è sporca è sinonimo nella nostra cultura di ‘produttività’ e di ‘gran lavoratore’. Gli studiosi ci dicono che muoversi e sudare è normale in una palestra, ma in ottica Lean il movimento è spreco e si dovrebbe capire bene la differenza tra ‘muoversi’ e ‘lavorare’. Adoro per questo il termine che Gwendalyn Galsworth utilizza e cioè ‘Motion: muoversi senza lavorare’.

La stessa cosa avviene negli uffici: cataste disordinate di documenti da lavorare sono sinonimo di produttività e di persona indaffarata, mentre una scrivania ordinata pulita è sinonimo di persona che non ha nulla da fare.

Ricordiamoci però che in ottica Lean, la sovraproduzione è la ‘madre’ di tutti gli sprechi.

5 Perché occuparci del pulire? Non mi sembra così prioritario, anzi banale…

Nessuno addetto vorrebbe lavorare in un ambiente sporco, ma in molti casi è così. A volte sono proprio i caporeparti, mid-managers, capo turni, responsabili di team a volerlo: ma, se amano lavorare in un ambiente disordinato, finiranno con avere un team di lavoro disordinato ed indisciplinato. Il nostro obiettivo invece è eliminare l’indifferenza alla 5S dei nostri manager: se trattano ordine e pulizia in maniera banale, banalizzano anche la produttività e l’efficienza dell’azienda.

6 Abbiamo già un programma di pulizia e ordne

‘Teniamo le corsie sgombre, e le postazioni ordinate. Anche in ufficio.’

Così mi disse un manager una volta. E’ vero, lo facevano veramente, ma in che maniera ? Sistematica ? Puntuale? No: in maniera superficiale e saltuaria. Così come si fa la pulizia della caserma il giorno prima della visita del generale il quale abbagliato dallo scintillare esclamerà convinto ‘Questo si che è ordine. Complimenti a tutti!’. Ed il gioco è fatto. Ma poi ti sentirai un pochino con la coscienza sporca!

5S è invece un programma metodico e di costanza. Non ama l’improvvisazione, ma la programmazione.

7 Lo so che è disordine: ma io nel mio disordine trovo tutto!

E’ una capacità da supereroi sicuramente il trovare quel componente in mezzo a migliaia di componenti, ma lui è così: dotato di superpoteri. E poi tutte quelle cose in mezzo gli danno un senso di assicurazione sulla sua produttività.

Alcuni nel disordine si trovano benissimo, e se glielo fai notare ne fanno una questione personale: ‘lasciami in pace, io lavoro bene così’. Alcuni creano muri di materiali e componenti, così come pile di documenti a protezione della propria postazione di lavoro. Conoscevo un mio ex collega che si era creato un muro sulla scrivania con porta documenti alto ottanta cm a protezione della sua ‘privacy’ lavorativa.

Ovvio e inutile dire che era il suo ‘mondo’ dove mancavano standardizzazione e regole condivise. Lo scopo delle 5s è aprire quel vaso di Pandora e consentire che quei documenti ‘privati’ diventino accessibili a tutti.

Alcuni rifiutano di rendere accessibile documenti, materiale, files con la scusa che sono unici, importanti, delicati e che solo loro hanno l’autorità, capacità nel gestirli. Queste sono le persone che chiudono tutto a chiave, nascondono in posti inaccessibili le cose, e che a volte le portano pure a casa!

Non amo generalizzare, ma quando si parla di risorse umane, o ufficio progettazione, a volte è un po’ così.

8 Abbiamo già fatto le 5s: perché questo corso di formazione?

Queste persone intendono le 5s come il vaccino del vaiolo senza richiamo.

E non sono neanche gli integratori da prendere quando si è un po’ giù.

Sono invece le calorie, proteine, vitamine che ogni giorno l’organismo azienda deve assumere per garantirsi una sovravvivenza di lungo periodo.

E’ una buona abitudine che dobbiamo rendere parte della nostra vita lavorativa quotidiana.

Per tornare alla metafora del bagno o della doccia, quando mi dicono che hanno già fatto il corso 10 anni prima, io rispndo : “Hai percaso anche fatto l’ultimo bagno 10 anni fa?”.

9: 5s e i miglioramenti correlati sono riservati esclusivamente alla fabbrica.

In alcune aziende, mentre il personale addetto alla produzione implementa energicamente le 5S e altre misure di miglioramento e razionalizzazione, il personale amministrativo e commerciale afferma che tali misure non hanno nulla a che fare con il loro tipo di lavoro.

Non si rendono conto che consentire che documenti e promemoria invadano le scrivanie equivale a consentire che sporcizia e detriti da taglio invadano i pavimenti delle fabbriche. Ecco perché l’implementazione delle 5S deve essere un programma aziendale globale.

10. Siamo troppo occupati per dedicare tempo all’organizzazione e all’ordine.

In alcuni luoghi di lavoro, l’organizzazione e l’ordine sono le prime cose ignorate quando le cose si fanno frenetiche. Presto ci ritroviamo con attrezzi e strumenti lasciati fuori, pezzi e materiali ammucchiati in posti scomodi e olio e sporcizia che si accumulano sui macchinari e sui pavimenti. La scusa è sempre che “siamo troppo occupati per quello“. Queste persone sono troppo occupate per fare la doccia e lavarsi i denti? Quello che stanno dicendo in realtà è che non vogliono tenere il posto pulito e in ordine, e questa è la loro scusa. La verità è che le loro scuse non sono più valide del loro atteggiamento verso la pulizia.

11. Chi sono loro per dirmi cosa fare?

La maggior parte delle implementazioni 55 si scontrano con problemi di relazioni umane fin dall’inizio. Qualcuno potrebbe capire quanto siano importanti le 5S ma opporsi a ricevere ordini dalle persone che promuovono le 5S. Una volta che le relazioni umane si aggrovigliano, ci vuole molto tempo per appianarle. Di conseguenza, conviene formare team di promozione 5S con membri esperti nell’applicare le 5S alle relazioni umane.

Ecco perché come consulente prima di iniziare qualsiasi progetto di 5S creo sempre una squadra e chiedo la partecipazione attiva di direttori, capo reparti e figure di processo.

12. Non abbiamo bisogno dei 55. Stiamo facendo soldi, quindi lasciateci fare il nostro lavoro!

Può essere difficile implementare le 5S o altri programmi di miglioramento in aziende che sono attualmente redditizie. Se sottolinei che è più efficiente tenere a portata di mano solo una scatola di parti per ogni processo, probabilmente ti verrà risposto qualcosa del tipo “Sì, ma stiamo andando bene, e questo è il modo in cui ci piace farlo” oppure, ‘abbiamo margini tali da non pensare a questo tipo di sprechi’. In genere, queste persone non riescono a riconoscere quanti processi sono coinvolti nella realizzazione di un prodotto. Invece di enfatizzare la produttività dei singoli processi, dovremmo guardare prima al flusso di produzione complessivo. La produzione ha un ritmo, e questo ritmo si sconvolge quando i lavoratori si preoccupano solo dei loro singoli processi. Un ritmo scarso ha un impatto negativo sulla gestione dell’inventario e del trasporto, che alla fine crea più sprechi, come il tempo extra necessario per trovare determinati articoli. Consentendo agli operatori di fare le cose a modo loro, concediamo un tipo di libertà egoistica che danneggia tutti a lungo termine.

Riepilogando

Questi tipi di resistenza si verificano in ogni fabbrica nelle prime fasi dell’implementazione delle 5S.

Se ignoriamo tale resistenza e andiamo avanti con l’implementazione delle 5S, il risultato sarà probabilmente niente di più che miglioramenti superficiali. Invece, dobbiamo far sì che tutti capiscano veramente quanto siano necessarie le 5S, incorporando l’implementazione delle 5S nelle attività di miglioramento continuo.

Ecco come gettare solide basi per un miglioramento generale.

Ecco perché è difficile implementare le 5S e perché ci sono resistenze

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Dalla Casa alla Fabbrica: Un Viaggio nella Pulizia Radicale

DAVIDE LEGA - 5S VISUAL CONSULTING

Dalla Casa alla Fabbrica: Un Viaggio nella Pulizia Radicale


Immagina di affrontare una pulizia profonda della tua casa. Non quella superficiale, ma quella che fai una volta all’anno, spostando i mobili, scoprendo angoli dimenticati, affrontando le macchie ostinate. È un lavoro faticoso, ma necessario. Ora, pensa a come questi stessi principi possano trasformare un’intera fabbrica, dove lo sporco non è solo polvere, ma grasso, trucioli, ruggine, e dove ogni negligenza può costare caro.

Iniziare dalle Basi: Strumenti e Metodi

Tutto comincia con gli strumenti giusti. A casa, per rimuovere l’olio versato in cucina, useresti uno straccio assorbente; in officina, servono pompe aspiratrici o palette. La fuliggine nel camino si raccoglie con una scopa, mentre in una linea di produzione si usano spazzole metalliche e idropulitrici. La differenza è nella scala, non nell’approccio.
Le superfici incrostate? A casa, basta una spugna abrasiva; in fabbrica, servono trattamenti chimici o sabbiatrici. E la ruggine, quel nemico silenzioso che corrode ringhiere e macchinari, va affrontata con pazienza: a volte con un semplice raschietto, altre con solventi specifici. Il segreto è adattarsi, senza mai dimenticare che ogni materiale ha la sua fragilità.

Sicurezza: Un Ponte tra Casa e Lavoro

A casa, sai di non lasciare pozze d’acqua sul pavimento, per evitare scivoloni. In fabbrica, il pericolo si moltiplica: scale bagnate, detergenti tossici, macchinari accesi durante la pulizia. Qui, la sicurezza diventa un rituale: spegnere ogni dispositivo, formare chi usa attrezzature pericolose, controllare che nessuno si infili in spazi angusti senza protezioni.
E poi c’è il dopo-pulizia: come quando, a casa, controlli che il forno sia spento dopo averlo strofinato. In fabbrica, devi assicurarti che i macchinari non conservino tracce di detergenti, che l’umidità non favorisca la ruggine. Un errore può bloccare una linea produttiva, o peggio.

Buttare via il Vecchio: Liberarsi del Inutile

A casa, apri armadi pieni di oggetti inutili: elettrodomestici rotti, vestiti smessi. In fabbrica, è peggio: macchine obsolete, cavi sfilacciati, serbatoi arrugginiti. L’ispezione è meticolosa: si mappa ogni angolo, si segnano i problemi con una “P” rossa su una planimetria.
Alcune cose si sistemano in fretta, come aggiustare una mensola traballante. Altre richiedono esperti, come riparare un motore danneggiato. Ma il principio è lo stesso: ciò che non serve o è rotto deve andare via, prima che diventi un pericolo o un ostacolo.

Alle Radici dello Sporco: Perché Tornare Sempre alla Sorgente

A casa, ti chiedi: perché il pavimento si sporca sempre sotto quel mobile? Scopri che il cane ci passa con le zampe fangose. In fabbrica, lo sporco ha cause complesse: una perdita d’olio da un tubo, polvere che entra da una finestra rotta, guarnizioni consumate.
La vera sfida è risalire alla fonte. Come quando, a casa, non basta pulire il lavandino intasato: devi sostituire il tubo difettoso. In fabbrica, eliminare le “coppe dell’olio” (quelle vaschette che raccolgono le perdite) non è una soluzione, ma un palliativo. Meglio individuare il tubo rotto e ripararlo, anche se richiede tempo.
Questo approccio richiede una mentalità scientifica: classificare lo sporco, capire da dove arriva, sperimentare soluzioni. È come tenere un diario delle pulizie domestiche, annotando i punti critici e le ricadute.

Costruire un Futuro più Pulito: Tra Innovazione e Perseveranza

A casa, dopo la pulizia radicale, cerchi di mantenere l’ordine: metti tappetini all’ingresso, usi copri divani. In fabbrica, si installano coperture anti-polvere, si riprogettano macchinari per ridurre gli schizzi, si addestra il personale a pulire subito le fuoriuscite.
La differenza sta nella tenacia. A casa, puoi permetterti di rimandare; in fabbrica, ogni ritardo costa efficienza. Ma il cuore del metodo è identico: trasformare la pulizia da emergenza a routine.
Un esempio? Immagina di sostituire le vecchie grondaie che disperdono l’acqua piovana con un sistema di drenaggio intelligente. A casa, eviterai muffe alle pareti; in fabbrica, proteggerai i macchinari dall’umidità.

Conclusione: Pulire è Capire

Che sia una cucina o un reparto produttivo, pulire a fondo significa comprendere il luogo in cui si vive o si lavora. È un atto di rispetto verso gli spazi e le persone che li abitano. E mentre a casa ti accontenti di un ambiente accogliente, in fabbrica questo si traduce in sicurezza, efficienza, qualità.
La prossima volta che affronti le pulizie di primavera, pensa: stai facendo lo stesso lavoro di un ingegnere che riprogetta una linea di montaggio. Solo con più polvere e meno diagrammi.

Questoè il senso della pulizia “Dalla Casa alla Fabbrica: Un Viaggio nella Pulizia Radicale“

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1° Passo Seiri: Sgomberare ed Eliminare l’Inutile

DAVIDE LEGA - 5S VISUAL CONSULTING

1° Passo Seiri: Sgomberare ed Eliminare l’Inutile

Introduzione

Il primo passo della metodologia delle 5S, Seiri, Sgomberare ed Eliminare l’Inutile rappresenta il fondamento per creare un ambiente di lavoro organizzato ed efficiente. Questo passaggio consiste nell’identificare e rimuovere tutto ciò che non è necessario, liberando spazio e riducendo il disordine. Sgomberare non significa solo buttare via oggetti inutili, ma anche prendere decisioni consapevoli su ciò che è essenziale per il lavoro quotidiano. Di seguito, viene descritto come affrontare questo processo in modo strutturato e produttivo.

Avvicinarsi al compito

Per iniziare a sbarazzarsi del superfluo, è importante definire l’approccio che si intende adottare. A seconda delle esigenze, puoi decidere di concentrarti solo sugli oggetti inutili, includere anche macchinari e utensili rotti, o addirittura abbinare questa attività a una pulizia generale dell’area di lavoro. La scelta dell’ambito del progetto dipende da te: alcune persone preferiscono un intervento mirato, mentre altre optano per un’operazione più estesa e approfondita, spesso abbinata a una riorganizzazione completa.

Andare avanti con il compito

Il processo di sgombero segue una progressione ben definita:

  1. Definire l’ambito e gli obiettivi
    Decidi quali aree o luoghi di lavoro vuoi includere nel progetto e stabilisci obiettivi chiari. Ad esempio, potresti voler ridurre del 50% il materiale in eccesso o conservare solo una quantità limitata di ogni articolo. È fondamentale delimitare con precisione le zone da riorganizzare, evitando di tralasciare alcuna sezione.
  2. Prepararsi
    Pianifica l’operazione rispondendo alle domande chiave: Chi farà cosa? Dove? Quando? Come? E, soprattutto, perché? Considera anche aspetti pratici, come la gestione dei rifiuti e le norme di sicurezza. Una preparazione accurata evita imprevisti e garantisce un’esecuzione fluida.
  3. Insegnare a riconoscere il superfluo
    È essenziale che tutte le persone coinvolte sappiano identificare ciò che è superfluo. Senza una chiara comprensione, il rischio è di dover ripetere il processo più volte, aggiungendo ulteriori istruzioni. Fornisci linee guida precise su come distinguere tra ciò che è necessario e ciò che non lo è.
  4. Quantificare e valutare
    Tieni traccia di tutto ciò che viene rimosso: cosa è stato eliminato e in quale quantità. Per ogni articolo, valuta se deve essere scartato, riparato, conservato in un magazzino distante o restituito al proprietario. Evita di lasciarti sopraffare dai dubbi: se un oggetto non è essenziale, eliminalo senza rimpianti. Ricorda che l’efficienza guadagnata vale più del timore di “buttare via qualcosa che potrebbe servire in futuro”.
  5. Eseguire ispezioni e valutazioni
    La direzione dovrebbe verificare i progressi compiuti e fornire suggerimenti per migliorare il processo. In alcune aziende, si arriva persino a chiedere al personale di svuotare completamente scaffali e armadietti, giustificando poi ogni oggetto che si desidera rimettere a posto. Ciò che non può essere giustificato non dovrebbe essere conservato.

Conclusione

Il primo passo delle 5S, Seiri, non è solo un’operazione di pulizia, ma un’opportunità per ripensare l’organizzazione del proprio spazio di lavoro. Eliminando il superfluo, si crea un ambiente più ordinato, sicuro ed efficiente, che favorisce la produttività e riduce gli sprechi. Ricorda che l’obiettivo non è solo liberarsi degli oggetti inutili, ma anche adottare un approccio più consapevole e razionale verso ciò che ci circonda. Con un’esecuzione attenta e metodica, Seiri diventa il punto di partenza per un miglioramento continuo e duraturo.

E questo era il 1° Passo Seiri: Sgomberare ed Eliminare l’Inutile

1st Step Seiri: Clearing Out and Eliminating the Unnecessary

Introduction
The first step of the 5S methodology, Seiri, is the foundation for creating an organized and efficient work environment. This step involves identifying and removing everything that is unnecessary, freeing up space and reducing clutter. Clearing out doesn’t just mean throwing away useless items; it also means making conscious decisions about what is essential for daily work. Below is a structured and productive approach to tackling this process.

Approaching the Task
To begin clearing out the unnecessary, it’s important to define the approach you intend to take. Depending on your needs, you can choose to focus only on unnecessary items, include broken machinery and tools, or even combine this activity with a general cleaning of the work area. The scope of the project is up to you: some people prefer a targeted intervention, while others opt for a more extensive and thorough operation, often combined with a complete reorganization.

Moving Forward with the Task
The clearing-out process follows a well-defined progression:

  1. Define the Scope and Objectives
    Decide which areas or workspaces you want to include in the project and set clear goals. For example, you might want to reduce excess material by 50% or keep only a limited quantity of each item. It’s crucial to precisely define the areas to be reorganized, ensuring no section is overlooked.
  2. Prepare
    Plan the operation by answering key questions: Who will do what? Where? When? How? And, most importantly, why? Also, consider practical aspects such as waste management and safety regulations. Thorough preparation prevents unexpected issues and ensures smooth execution.
  3. Teach How to Recognize the Unnecessary
    It’s essential that everyone involved knows how to identify what is unnecessary. Without a clear understanding, the risk is having to repeat the process multiple times, adding further instructions. Provide clear guidelines on how to distinguish between what is necessary and what is not.
  4. Quantify and Evaluate
    Keep track of everything that is removed: what has been eliminated and in what quantity. For each item, evaluate whether it should be discarded, repaired, stored in a distant warehouse, or returned to its owner. Avoid being overwhelmed by doubts: if an item is not essential, eliminate it without regret. Remember that the efficiency gained is more valuable than the fear of “throwing away something that might be useful in the future.”
  5. Conduct Inspections and Evaluations
    Management should verify the progress made and provide suggestions for improving the process. In some companies, employees are even asked to completely empty shelves and cabinets, justifying every item they wish to put back. Anything that cannot be justified should not be kept.

Conclusion
The first step of 5S, Seiri, is not just a cleaning operation but an opportunity to rethink the organization of your workspace. By eliminating the unnecessary, you create a cleaner, safer, and more efficient environment that enhances productivity and reduces waste. Remember that the goal is not just to get rid of unnecessary items but also to adopt a more conscious and rational approach to what surrounds us. With careful and methodical execution, Seiri becomes the starting point for continuous and lasting improvement.

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Il primo passo delle 5S: Seiri

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Il primo passo delle 5S: Seiri, ovvero Organizzazione o Tecnologia Organizzativa

Oggi parliamo del primo passo della tecnologia 5S: Seiri.

Le persone parlano dell’importanza dell’organizzazione da secoli. Generazione dopo generazione, si è sottolineata la necessità non solo di correre da una cosa all’altra, ma di occuparsi dell’organizzazione. La storia insegna che coloro che trascurano l’organizzazione spesso perdono di vista i propri obiettivi e persino i propri mezzi.
Ad esempio, nel tentativo di costruire un canale per bonificare nuovi terreni da frutteto, è fondamentale tracciare il flusso dell’acqua, progettare un canale che lo convogli in modo efficace e duraturo, e costruirlo con attenzione affinché resista alla pressione. Tutto ciò richiede organizzazione.
Nonostante questo, sembra che vi sia stata una valanga di articoli e libri sull’organizzazione. Ciò che è significativo in questa abbondanza è la transizione dell’organizzazione da un concetto di buon senso, su cui le persone facevano affidamento, a una disciplina accademica che richiede studio e riflessione.

Decidere sui mezzi e sui fini

Quando la terra era povera e non c’era abbastanza per tutti, bastava essere frugali e attenti al risparmio. Salvare tutto, un po’ come fanno gli accumulatori seriali, era una buona pratica. Era un’epoca in cui le persone si aggrappavano a ogni oggetto perché sembrava uno spreco buttar via qualsiasi cosa.
Oggi, invece, in un mondo sommerso da un’abbondanza di beni, servizi e informazioni, è più importante saper selezionare ciò che serve piuttosto che conservare tutto. Solo considerando le informazioni, esiste un intero nuovo campo professionale, la gestione delle informazioni, dedicato a selezionare e organizzare i dati.
È importante conservare, ma è altrettanto essenziale buttare via ciò che non serve. La chiave è sapere cosa scartare, cosa conservare e come organizzarle affinché siano accessibili in futuro.
Per fare ordine, il primo passo è definire gli obiettivi. Perché lo fai? Una volta stabilito questo, puoi decidere come procedere. Esistono molti metodi, come il metodo KJ, l’analisi di Pareto, l’inventario, l’analisi funzionale e i sistemi di catalogazione come quelli delle biblioteche. L’importante è sapere a cosa serviranno le cose in futuro, sbarazzarsi di ciò che non è utile e rendere il resto facilmente accessibile senza intralciare.

L’arte di buttare via

Il professor Yuji Aida dell’Università di Kyoto gestisce la sua attività con quello che chiama “Metodo Aida”. Secondo lui, salvare oggetti e informazioni indiscriminatamente occupa solo spazio e genera lavoro inutile. È fondamentale eliminare ciò che non serve.
Ogni giorno, quando arriva in università, estrae la posta dalla cassetta del dipartimento e la analizza mentre cammina verso l’ufficio.

Durante il tragitto, separa ciò che vuole conservare da ciò che intende scartare. Gli oggetti che non superano questa prima selezione finiscono nel cestino appena dentro la porta del suo ufficio. Spesso, arrivato alla scrivania, non ha più nulla tra le mani.
L’organizzazione, in fondo, è l’arte di buttare via ciò che non è necessario.

Il nocciolo dell’organizzazione

Un punto chiave dell’organizzazione è definire cosa significhi realmente essere organizzati. Come puoi sapere se lo sei? Quali sono i principi da seguire? E come stabilire il momento in cui fermarsi?
Anche se si dice spesso che l’organizzazione è l’arte di buttare via, questa affermazione va precisata. Buttare via è solo il primo passo, ma è cruciale. Bisogna iniziare eliminando tutto ciò che non è utile. Durante questo processo, è importante prestare attenzione a strumenti difettosi o pezzi rotti.
Questa operazione richiede giudizi di valore e una gestione stratificata delle risorse. Un lavoro ben fatto include anche la pulizia di luoghi sporchi o trascurati, per valutare al meglio la loro utilità.

Stratificazione per importanza e gestione delle risorse

Gestire la stratificazione significa valutare l’importanza di un oggetto e ridurre l’inventario non essenziale, garantendo al contempo che ciò che è essenziale sia a portata di mano per massimizzare l’efficienza. È altrettanto importante tenere lontano ciò che non serve quanto avere facilmente accessibile ciò che è indispensabile.


Dopo aver completato stratificazione e classificazione, si può decidere cosa fare con gli oggetti usati raramente: conservarli o eliminarli? Se li conservi, in che quantità? Di norma, più qualcosa viene usato raramente, meno ne serve. Durante queste operazioni, spesso emergono grandi quantità di oggetti inutili. Anche dopo ripetute sessioni di decluttering, è comune ritrovarsi con cianfrusaglie superflue.
Questo accade perché le cose tendono ad accumularsi e perché è difficile distinguere tra ciò che serve davvero e ciò che si conserva “per sicurezza”. Tuttavia, è essenziale che la dirigenza prenda decisioni chiare: è necessario? Se no, eliminatelo. Se sì, quanto è necessario? Liberatevi del resto.

Questo è il primo passo delle 5S: Seiri

The First Step of the 5S: Seiri, or Organization, also known as Organizational Technology

For centuries, people have spoken about the importance of organization. Generation after generation, the necessity of not simply rushing through tasks but dedicating time to organizing has been emphasized. History teaches us that those who neglect organization often lose sight of their goals and even their resources.
For instance, when building a canal to reclaim land for an orchard, it is essential to map the water flow, design a channel that will guide it efficiently without breaking, and construct it carefully to handle pressure. All of this requires organization.

Despite this, there has been a surge of magazine articles and books on the topic of organization. This abundance signifies a transition: organization has moved from being a common-sense concept that individuals could naturally apply to an academic discipline requiring study and reflection.

Deciding on Means and Ends

When resources were scarce and there was not enough of everything for everyone, it was enough to be as frugal and economical as possible. It was wise to save everything, much like a hoarder. People clung to even the smallest items because throwing anything away seemed wasteful.
However, today, when we seem overwhelmed by an abundance of goods, services, and information, it is more important to selectively manage these resources rather than save every little thing. For instance, in the realm of information, a whole career field—information management—focuses solely on selecting and organizing data.
Saving things is important, but knowing what to discard, what to keep, and how to store it so it remains accessible later is even more crucial.

The first step in this organizational process is defining goals. Why are you doing this? Once that is clear, you can decide how to proceed. Many methods are available: the KJ method, Pareto analysis, inventory analysis, functional analysis, and even the numerical cataloging system used by libraries. The key is to determine what will be useful later, discard what isn’t needed, and organize the rest to be accessible but unobtrusive.

The Art of Throwing Things Away

Professor Yuji Aida of Kyoto University organizes his work using what he calls the Aida Method. He believes that saving things and information indiscriminately only takes up extra space and creates more work. Therefore, it is essential to discard what is unnecessary.
Each day, when he arrives at the university, he takes the mail from his department’s office and sorts it while walking to his own office. As he walks, he separates what he wants to keep from what he doesn’t. Items that don’t pass this initial screening go straight into the trash bin inside his office door. Often, by the time he sits at his desk, he has nothing left.
Organization is, in essence, the art of throwing things away.

The Core of Organization

A key question in organization is defining what constitutes being organized. How do you know if you are organized or not?
What principles are involved? When you decide to implement organization, how do you know when to stop?

While it has been said that organization is the art of throwing things away, this statement might need refinement. Discarding is only the first step, albeit a crucial one. Start by eliminating everything you don’t need. While doing so, pay particular attention to malfunctioning equipment and broken parts.

Clearly, this idea of discarding what you don’t need involves value judgments and layered management. Doing it well also requires cleaning areas so covered in oil or grime that you cannot see whether they are salvageable or not. You won’t know if you need something or how useful it is until it’s clean, functional, and at its best.

Layering for Importance and Deciding Where to Store Things

Layered management involves determining how important an item is, reducing non-essential inventory, and ensuring that essential items are easily accessible for maximum efficiency. Good layered management hinges on making decisions about frequency of use (essentially another way of assessing importance) and ensuring items are in their proper place.
It’s just as important to keep unnecessary items out of reach as it is to have essential items within reach. Discarding broken or defective parts is just as vital as repairing them.

Once layering and classification are complete, you can decide what to do with items you rarely use, such as those used no more than once a year. Should you keep them or throw them away? If you decide to keep them, how many should you retain?
It’s reasonable to assume you need fewer of something the less frequently you use it. During a general cleanup, it’s not uncommon to find yourself with piles of junk on hand—things you don’t need. Even after cleaning house again, you may still find unnecessary items. This is a never-ending process.

This happens not only because items tend to accumulate but also because it is difficult to distinguish between what is needed and what isn’t. Most people initially err on the side of caution, keeping things “just in case.” However, it is crucial for management to make decisions. Is this necessary? If not, get rid of it. If yes, how necessary is it? Get rid of the rest.

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Le 5S: Non un fine, ma un mezzo

DAVIDE LEGA - 5S VISUAL CONSULTING

Le 5S: Non un fine, ma un mezzo

Quando parlo delle 5S, spesso mi capita di vedere le persone pensare che si tratti di un fine in sé. Non è così. Le 5S sono uno strumento, un mezzo per raggiungere obiettivi più grandi: sicurezza, efficienza, qualità e riduzione dei guasti. Dobbiamo sempre ricordare questo quando le applichiamo.

Mi è capitato di seguire un’azienda dove il concetto di 5S era stato introdotto solo a parole. I dipendenti sapevano a memoria i cinque termini, ma nessuno ne aveva compreso il vero scopo. “A cosa serve mettere in ordine se domani sarà di nuovo tutto incasinato?” mi chiese un operaio di nome Mario. Gli ho risposto: “Serve a non inciampare oggi e a non perdere tempo domani. Serve a te, non solo all’azienda.”

La sicurezza inizia dall’ordine

Se c’è una cosa che ho imparato sul campo, è che sicurezza e ordine vanno di pari passo. Vi faccio un esempio pratico: Mario, lo stesso operaio, una mattina si è trovato con un macchinario bloccato. Il problema? Trucioli e polvere accumulati in un punto critico. “Non ho avuto tempo di pulire”, mi disse. Ma quello che Mario non aveva capito è che il tempo per pulire lo avrebbe salvato da un fermo macchina e da un rischio di infortunio.

Anche Maria, che si occupava delle pulizie, aveva un metodo poco efficace. Puliva a fondo solo una volta ogni sei mesi, ma nel frattempo lo sporco si accumulava in punti pericolosi. Quando le ho chiesto perché non facesse manutenzione regolare, mi ha risposto: “Non ne vedo l’urgenza.” Le ho detto: “Non c’è sicurezza senza costanza. Non aspettare che accada un incidente per agire.”

Le 5S ci insegnano che prevenire è sempre meglio che correre ai ripari. Quando l’ambiente è ordinato e pulito, gli incidenti si riducono. Pensateci: ogni volta che mettete a posto uno strumento o ripulite un pavimento scivoloso, state proteggendo voi stessi e i vostri colleghi. Non è solo una questione di norme, è una questione di rispetto per la vita.

Efficienza: Piccoli gesti, grandi risultati

Un bravo artigiano si prende cura dei suoi strumenti, così come un bravo chef affila sempre i suoi coltelli. Lo stesso vale per noi. Vi racconto una storia che mi ha colpito: in una fabbrica che seguo, un team ha iniziato a dedicare tre minuti al giorno alle 5S. All’inizio erano scettici: “Tre minuti? Cosa possiamo fare in così poco tempo?” Eppure, in poche settimane, quei tre minuti hanno trasformato il reparto. Gli attrezzi erano sempre al loro posto, le perdite di olio individuate subito, e i percorsi resi più fluidi.

Un altro esempio riguarda un magazzino dove lavorava Luca, un responsabile abituato a passare ore cercando strumenti e materiali. Dopo aver implementato le 5S, Luca mi disse: “Davide, è incredibile. Ora riesco a fare il doppio del lavoro nello stesso tempo. Non perdo più minuti preziosi.” Gli ho risposto: “Non hai guadagnato solo tempo, ma anche tranquillità. Sai sempre dove mettere le mani.”

Qualità: I dettagli fanno la differenza

Ho visto aziende perdere clienti per errori apparentemente insignificanti: una limatura non tolta, una sbavatura lasciata sul pezzo, un’etichetta mancante. È successo a Giulia, responsabile di un reparto di assemblaggio. “Non pensavo che un dettaglio così piccolo potesse avere un impatto così grande,” mi disse. Eppure, un granello di polvere in un componente elettronico ha portato a un’intera partita di pezzi difettosi.

Le 5S ci ricordano che la qualità parte dai dettagli. Ogni volta che ci prendiamo cura del nostro ambiente di lavoro, riduciamo la possibilità di errori. “Un prodotto di qualità nasce in un ambiente di qualità,” ho detto spesso nei miei corsi, e non smetterò mai di ripeterlo.

Ridurre i guasti: La sindrome del lunedì mattina

Chi lavora in produzione sa bene di cosa parlo: il lunedì mattina spesso si trovano macchinari bloccati, scarichi intasati, e problemi che sembrano spuntare dal nulla. In un’azienda che seguo, questo era un problema cronico. Poi, abbiamo introdotto una regola semplice: ogni venerdì pomeriggio, dedicare mezz’ora alla manutenzione preventiva. Il risultato? La “sindrome del lunedì mattina” è sparita. Le 5S non sono un fine ma un mezzo.

Ricordo Andrea, un tecnico che inizialmente era contrario. “Perché devo perdere tempo il venerdì per sistemare cose che posso fare lunedì?” mi chiese. Gli ho risposto: “Andrea, il tempo che perdi oggi lo risparmi domani.” Dopo qualche settimana, Andrea mi ha confessato che il suo lavoro era diventato molto meno stressante.

Conclusione: Un ambiente migliore per tutti

Le 5S non sono solo una metodologia, sono un’opportunità. Ogni volta che mettiamo in ordine, puliamo o organizziamo, stiamo investendo nel nostro futuro. Non pensate alle 5S come un obbligo, ma come uno strumento per migliorare la qualità della vostra vita lavorativa.

Ricordate: ogni passo conta. Anche i piccoli gesti quotidiani possono portare a grandi risultati. “Un ambiente di lavoro migliore crea persone migliori,” ed è questo il vero obiettivo delle 5S.

Per questo Le 5S Non sono un fine, ma un mezzo

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5S: Not an End, but a Means

When I talk about the 5S methodology, I often see people thinking of it as an end goal. But that’s not the case. The 5S system is a tool, a means to achieve greater objectives: safety, efficiency, quality, and reduced downtime. We must always remember this when implementing it.

I once worked with a company where the concept of 5S had been introduced only superficially. The employees could recite the five terms by heart, but no one truly understood their purpose. “What’s the point of tidying up if it’s going to be messy again tomorrow?” asked an operator named Mario. I replied, “It’s about not tripping today and saving time tomorrow. It’s for you, not just the company.”

Safety Begins with Order

One thing I’ve learned in the field is that safety and order go hand in hand. Let me give you a practical example: Mario, the same operator, found his machine jammed one morning. The issue? Chips and dust had accumulated in a critical spot. “I didn’t have time to clean it,” he told me. But what Mario didn’t realize was that taking the time to clean could have prevented the machine stoppage and a potential safety risk.

Then there was Maria, who was in charge of cleaning but had a less-than-effective method. She did deep cleaning only once every six months, allowing dirt to build up in dangerous areas. When I asked her why she didn’t do regular maintenance, she replied, “I don’t see the urgency.” I told her, “There’s no safety without consistency. Don’t wait for an accident to take action.”

The 5S system teaches us that prevention is always better than cure. When the environment is tidy and clean, accidents are reduced. Think about it: every time you put a tool back in its place or clean up a slippery floor, you’re protecting yourself and your colleagues. It’s not just about following rules—it’s about respecting life.

Efficiency: Small Actions, Big Results

A good craftsman takes care of their tools, just as a great chef always sharpens their knives. The same principle applies to us. Here’s a story that struck me: in a factory I worked with, a team started dedicating just three minutes a day to 5S. At first, they were skeptical. “Three minutes? What can we accomplish in such a short time?” Yet, within a few weeks, those three minutes transformed their department. Tools were always in their proper place, oil leaks were identified immediately, and workflows became smoother.

Another example comes from a warehouse where Luca, a manager, used to spend hours looking for tools and materials. After implementing 5S, Luca told me, “Davide, it’s incredible. Now I get twice as much done in the same amount of time. I don’t waste precious minutes anymore.” I replied, “You haven’t just saved time—you’ve gained peace of mind. You always know where to find what you need.”

Quality: The Details Make the Difference

I’ve seen companies lose clients over seemingly minor errors: a shaving not removed, a burr left on a piece, or a missing label. This happened to Giulia, who managed an assembly department. “I didn’t think such a small detail could have such a big impact,” she told me. Yet a speck of dust on an electronic component led to an entire batch of defective products.

The 5S methodology reminds us that quality starts with the details. Every time we take care of our work environment, we reduce the chances of errors. “A quality product comes from a quality environment,” I often say in my training sessions, and I’ll never stop repeating it.

Reducing Breakdowns: The Monday Morning Syndrome

Anyone who works in production knows what I mean: Monday mornings often come with jammed machines, clogged drains, and problems that seem to appear out of nowhere. In a company I worked with, this was a chronic issue. Then, we introduced a simple rule: every Friday afternoon, spend 30 minutes on preventive maintenance. The result? The “Monday Morning Syndrome” disappeared.

I remember Andrea, a technician who was initially against the idea. “Why should I waste time on Friday fixing things I can do on Monday?” he asked. I replied, “Andrea, the time you spend today will save you time tomorrow.” After a few weeks, Andrea admitted his job had become much less stressful.

Conclusion: A Better Environment for Everyone

The 5S system is not just a methodology; it’s an opportunity. Every time we organize, clean, or tidy up, we’re investing in our future. Don’t think of 5S as an obligation but as a tool to improve the quality of your work life.

Remember: every step counts. Even small daily actions can lead to big results. “A better work environment creates better people,” and that is the true goal of the 5S methodology.

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SIGNIFICATO DELLE 5S LEAN

DAVIDE LEGA - 5S VISUAL CONSULTING

SIGNIFICATO DELLE 5S LEAN

In ultima analisi, le 5S hanno l’obiettivo di eliminare gli sprechi. Proprio come ogni parola può avere interpretazioni più ampie, anche le 5 attività che costituiscono le 5S hanno un significato profondo, talvolta complesso. È quindi fondamentale chiarire cosa siano esattamente le 5S, cioè quale è il significato delle 5S Lean e come le attività debbano essere strutturate per raggiungere i propri obiettivi.

Cosa sono le 5S e cosa possono fare per te?

1. Seiri (Organizzazione)

Nell’uso comune, significa mettere le cose in ordine e organizzarle secondo regole o principi specifici.

In ambito 5S, si tratta di distinguere tra ciò che è necessario e ciò che è superfluo, prendere decisioni difficili e implementare la gestione della stratificazione per eliminare ciò che non serve. L’accento è posto sulla gestione delle cause, con l’obiettivo di prevenire l’accumulo di inutilità e affrontare i problemi alla radice.

Gestione della stratificazione

Essere organizzati non significa semplicemente mettere in ordine. Alcune persone sembrano disordinate ma trovano sempre tutto, mentre altre appaiono ordinate ma non riescono mai a trovare ciò che cercano.

L’organizzazione efficace richiede un sistema. Ad esempio, chiunque può riordinare una stanza disordinata, ma solo il proprietario può stabilire un sistema funzionale. Diverse teorie organizzative iniziano con il dividere le cose e raggrupparle per importanza. È necessario stratificare, determinare priorità e affrontare ciò che conta di più.

Strumenti come il diagramma di Pareto, il metodo KJ* e l’inventario aiutano a identificare ciò che è essenziale e ciò che può essere eliminato. Che si tratti di smaltire scorte invendibili o di effettuare il cambio stagionale, il punto chiave è concentrarsi su ciò che è importante.

Distinguere tra essenziale e non essenziale può essere complicato, sia a casa che al lavoro. Spesso ci aggrappiamo a oggetti “nel caso possano servire”. Tuttavia, dobbiamo imparare a prendere decisioni difficili per liberare spazio e concentrarci su ciò che conta davvero.

2. Seiton (Ordine e pulizia)

In ambito 5S, questo principio riguarda il collocare le cose nei posti giusti, eliminando il tempo perso a cercare. L’obiettivo è creare un ambiente ordinato, funzionale e sicuro.

Applicazione del principio di ordine

Il principio di ordine è fondamentale in molti aspetti della nostra vita: dal sistema di catalogazione delle biblioteche, alla disposizione dei magazzini, fino all’organizzazione di armadi o scrivanie. Tutti questi sistemi mirano a facilitare l’accesso rapido e senza sforzo agli oggetti.

Disposizione funzionale

La pulizia e l’ordine partono da un’analisi dell’efficienza. Un sistema organizzativo efficace deve considerare la frequenza d’uso degli oggetti:

  1. Oggetti inutili: scartarli.
  2. Oggetti di emergenza: conservarli per eventuali necessità.
  3. Oggetti usati raramente: tenerli lontano dal posto di lavoro.
  4. Oggetti usati occasionalmente: conservarli in una posizione accessibile.
  5. Oggetti usati frequentemente: mantenerli a portata di mano.

Lo stoccaggio dovrebbe inoltre considerare aspetti come quantità disponibile, qualità (es. protezione da ruggine o ammaccature) e sicurezza (es. precauzioni per materiali infiammabili).

L’ordine non riguarda solo l’efficienza, ma anche la qualità e la sicurezza: ogni oggetto deve avere un posto specifico che ne garantisca un uso rapido e sicuro.

Per mantenere ordinato il posto di lavoro, potrebbe essere necessario tracciare linee di passaggio e linee di demarcazione sul pavimento. La disposizione deve essere flessibile in modo da poter essere modificata per soddisfare nuovi requisiti di lavoro. Tutto deve essere sollevato dal pavimento in modo che sia la pulizia che le ispezioni siano facili. La disposizione deve essere tale da non creare ragnatele, che le coppe dell’olio e altre cose siano facilmente accessibili e che il lavoro proceda senza intoppi. Poiché l’ordine serve a migliorare l’efficienza, è anche importante fare studi sui tempi, apportare miglioramenti e fare pratica anche durante il processo di raddrizzamento. L’obiettivo finale di questo processo di raddrizzamento è riuscire a ottenere tutto ciò che si desidera di qualcosa quando e dove lo si desidera. E la chiave per farlo è chiedersi le 5W e la 1H (cosa, quando, dove, perché, chi e come) per ogni elemento.

3 Pulizia (Seiso)

In termini generali, questo significa pulire in modo che le cose siano pulite. In termini 5S, significa sbarazzarsi di rifiuti, sporcizia e corpi estranei e rendere le cose pulite. La pulizia è una forma di ispezione. L’enfasi qui è sulla pulizia come ispezione, sulla pulizia e sulla creazione di un posto di lavoro impeccabile.

Sebbene pulire significhi ovviamente eliminare sprechi e sporcizia e rendere le cose pulite, questo è diventato di recente sempre più importante. Con una qualità più elevata, una maggiore precisione e tecnologie di lavorazione più raffinate, anche il più piccolo dettaglio può avere ramificazioni vitali. Ecco perché è ancora più importante essere inflessibili nella determinazione di fare una pulizia approfondita.

Siti di ispezione

Alcune delle tue attrezzature e strutture dovranno essere mantenute particolarmente impeccabili, ed è importante che tu sappia dove questi posti sono. Ad esempio, quelli di voi che sono abbastanza grandi da ricordare le Olimpiadi di Tokyo ricorderanno che la squadra femminile giapponese di pallavolo teneva dei fazzoletti infilati in vita in modo da potersi asciugare la fronte di tanto in tanto, perché sapevano che il sudore che gocciolava sul campo era una potenziale causa di scivolamento. E se fossero scivolate, avrebbero potuto benissimo perdere un punto e quindi la partita. Quindi, per loro, il campo da pallavolo era un’area di ispezione prioritaria. E questo è un altro significato delle 5S Lean.

Lo spirito “Pulire è ispezionare”

Nell’esercito, le regole sono molto severe riguardo al mantenimento delle armi oliate e pulite, in modo che possano essere utilizzate in qualsiasi momento. Per estensione, le fabbriche moderne hanno scoperto che avranno meno errori di controllo quanto più saranno scrupolose le loro procedure di pulizia. La pulizia non si limita a pulire il sito e l’attrezzatura. Offre anche un’opportunità di ispezione. Anche i posti che non sono sporchi devono essere controllati e ispezionati. Tutto viene esaminato attentamente quando la pulizia è fatta bene, ed è per questo che si dice che pulire significa ispezionare.

Questo non vale solo all’interno della fabbrica. Infatti, il cancello della fabbrica, l’esterno della fabbrica, è l’interfaccia dell’azienda con la comunità. Osserva bene. L’erba è infestata dalle erbacce? Ci sono rifiuti sparsi in giro? Immagina che tipo di impressione fa. La tua fabbrica sembra attraente o sembra una baraccopoli? Anche se non ti interessano le relazioni con la comunità, quante brave persone vorranno venire a lavorare per un posto che sembra decadente? In questo senso, le 5S possono essere sia il tuo ambasciatore per la comunità che il tuo miglior agente di reclutamento.

Raggiungere Zero sporcizia e Zero polvere

La pulizia è quindi qualcosa che può avere un impatto enorme sui tempi di inattività, sulla qualità, sulla sicurezza, sul morale e su ogni altro aspetto dell’operazione. È la parte che merita la massima attenzione. Ecco perché il movimento 5S cerca di raggiungere zero sporcizia e zero polvere ed eliminare piccoli difetti e guasti minori nei punti di ispezione chiave.

4 Standardizzazione (Seiketsu)

In termini 5S, la standardizzazione significa mantenere continuamente e ripetutamente la propria organizzazione, ordine e pulizia. In quanto tale, abbraccia sia la pulizia personale che la pulizia dell’ambiente. L’enfasi qui è sulla gestione visiva e sulla standardizzazione. Innovazione e gestione visiva totale vengono utilizzate per raggiungere e mantenere condizioni standardizzate in modo da poter sempre agire rapidamente.

Gestione visiva

Il visual management è recentemente salito alla ribalta come un mezzo efficace per realizzare il kaizen. Ora viene utilizzato per la produzione, la qualità, la sicurezza e tutto il resto.

Gestione del colore

Anche la gestione del colore (o gestione della codifica dei colori) ha ricevuto notevole attenzione ultimamente.

È stata utilizzata non solo per la gestione della codifica dei colori, ma anche per creare un ambiente di lavoro più favorevole. Ci sono sempre più persone in posizioni di lavoro pratiche che optano per abiti bianchi e di altri colori chiari. E poiché questi abiti mostrano rapidamente lo sporco, forniscono un indice pronto di quanto siano pulite le cose. Evidenziano la necessità di ingegno e azione.

Dal punto di vista umano complessivo, l’igiene ha ramificazioni ben oltre la fabbrica, estendendosi anche all’ambiente. Le 5S sono necessarie per quanto riguarda nebbia d’olio, limature, rumore, oli più sottili, sostanze tossiche e molte altre cose presenti sul posto di lavoro per garantire che non sporchino né il posto di lavoro né l’ambiente più ampio. Ci sono anche aziende che hanno iniziato a mettere fiori nei loro luoghi di lavoro, dimostrando uno spirito ammirevole.

5 Disciplina (Shitsuke)

 In termini generali, questo significa allenamento e capacità di fare ciò che si vuole fare anche quando è difficile. In termini 5S, significa instillare (o avere) la capacità di fare le cose nel modo in cui dovrebbero essere fatte. L’enfasi qui è sulla creazione di un ambiente di lavoro con buone abitudini e disciplina. Insegnando a tutti cosa deve essere fatto e facendo in modo che tutti facciano pratica, si rompono le cattive abitudini e si formano quelle buone. Le persone si esercitano a creare e seguire le regole.

La disciplina è la prima delle 5S

Sebbene sembri esserci un po’ di resistenza alla disciplina tra i più giovani perché c’è la sensazione che implichi forzare le persone a schemi comportamentali preimpostati, non deve essere così. Le persone non dovrebbero essere così rigide al riguardo. La parola shitsuke deriva originariamente dalla prima cucitura che viene fatta affinché un kimono possa essere cucito correttamente. È come il lavoro che fa il sarto prima di una prova. In questo senso, e una volta che è visto in questo modo, dovrebbe essere chiaro che la disciplina è qualcosa che impariamo per rendere le nostre vite più fluide. È la base della civiltà. È il minimo di cui abbiamo bisogno per far funzionare la società. Ed è per questo che la disciplina non dovrebbe essere relegata alla fine della linea nelle 5S o, tanto meno, lasciata fuori.

La disciplina può cambiare i modelli comportamentali La disciplina è un processo di ripetizione e pratica. Pensate, ad esempio, alla sicurezza industriale. Quante persone hanno avuto incidenti perché hanno dimenticato di indossare i loro caschi, le loro scarpe antinfortunistiche o i loro occhiali protettivi?

Troppe. Quante hanno avuto incidenti perché hanno infilato le mani nei macchinari senza prima spegnerli? Di nuovo, troppe. Ecco perché è così importante che tutti abbiano l’abitudine di obbedire a semplici regole di sicurezza. Ecco perché la disciplina è parte integrante della sicurezza industriale. Che si tratti di procedure di emergenza, procedure operative standard o altro, è fondamentale che venga fatto ogni sforzo per far sì che il personale esegua ogni singolo passaggio ogni volta. Non c’è spazio per prendere scorciatoie o per l’imbarazzo di sembrare un principiante. La stretta aderenza è fondamentale. E per raggiungere questo obiettivo, potresti dover sfruttare le riunioni mattutine, potresti voler far giurare fedeltà ai singoli lavoratori, potresti voler istituire lezioni monotematiche e potresti voler fare altre cose, ma è essenziale che tutti partecipino e partecipino pienamente.

E questo è IL SIGNIFICATO DELLE 5S LEAN.

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La trasformazione della tecnica Lean 5S dopo gli anni 90: un nuovo concetto di 5S

DAVIDE LEGA - 5S VISUAL CONSULTING

La trasformazione della tecnica Lean 5S dopo gli anni 90: un nuovo concetto di 5S

Il passo numero 3 della tecnica 5S e cioè Pulire, nasce dalla cultura e filosofia giapponese.

Takashi Osada nel suo testo “the 5s’s” ci fa notare che questa attività in Giappone è una tradizione, ma anche un esperienza di fabbrica per “purificare il cuore”.

Infatti quasi tutti in Giappone vanno a fare pulizie di fine anno (come nella nostra cultura esistono le pulizie pasquali !). Vogliono prepararsi per il nuovo anno con stile. Vogliono iniziare con il piede giusto. Quindi spazzano via lo sporco dagli angoli. Spolverano i posti alti (Hard to clean places di Hirano). E cercano anche di purificare il loro spirito. Quindi, questa tradizione delle pulizie di fine anno è vista come una grande virtù in Giappone.

La pulizia quindi, per loro, e anche un modo di purificare lo spirito.

Questa pulizia è anche la base dell’istruzione.

Ad esempio, il novizio più inesperto del tempio inizia con l’assegnazione del compito di pulizia. L’apprendista che vuole imparare un mestiere di artigiano inizia con la pulizia.

Lo scienziato viene prima assegnato alla pulizia del laboratorio.

Anche le persone che imparano le arti marziali o le arti dello spettacolo iniziano con l’apprendimento delle arti della pulizia (ti ricorda qualcosa Karate Kid?).

Anche prima che inizino a produrre qualsiasi cosa, il rituale della pulizia assicura che siano degni del loro lavoro. In quanto tale, la pulizia serve tanto a purificare il cuore quanto a pulire gli orpelli esterni.

Purtroppo il mondo cambia in Giappone e già negli anni ’90 questi concetti si allontanano dalla cultura giapponese. Osada fa notare che di recente (1990 ndr), entrambi , la scuola e la casa, hanno abbandonato le loro responsabilità in Giappone. Invece, le persone ora imparano le basi di ogni comportamento sociale sul posto di lavoro con una formazione sul posto di lavoro.

La base di questo atteggiamento è trattare tutte le cose con cura. Più qualcuno è attento e cauto nell’ispezionare i macchinari in fabbrica, più è probabile che noti piccole cose quotidianamente. Più è probabile che si prenda cura dell’attrezzatura e la utilizzi con attenzione.

Questo è il momento in cui le persone sono al meglio, quando riescono a vedere la situazione chiaramente e quando si preoccupano per i loro colleghi e cercano di fare un lavoro migliore. Questo è il primo passo verso un cuore puro.

Quando le persone hanno questa esperienza nel loro lavoro, quando si riuniscono con i loro colleghi e sviluppano lo spirito di lavorare insieme, questo cambia anche il loro atteggiamento, il loro modo di pensare e il modo in cui agiscono. Quindi la fabbrica non è semplicemente un posto per fare cose. E’ anche un posto per rendere le persone migliori.

Di fatto questo è un sistema che incoraggia quindi comportamenti responsabili.

Esistono però responsabilità diverse per la direzione e il lavoratore. Se dividiamo la responsabilità in responsabilità della direzione e responsabilità del lavoratore dal punto di vista del lavoro, è chiaro che le due sono diverse. La direzione deve assumersi la responsabilità del prodotto finito, ovviamente, ma il lavoratore ha un tipo di responsabilità completamente diverso.

Ad esempio, uno dei prerequisiti per evitare guasti alle attrezzature è che i macchinari siano oliati senza fallo. Il lavoratore non è responsabile di assicurarsi che la macchina non sviluppi alcun problema. Il lavoratore è responsabile solo di oliarla regolarmente e senza fallo. In effetti, il lavoratore non è responsabile del risultato, ma del processo. È il processo che porta al risultato, ed è il lavoratore che è responsabile del processo.

Ecco perché il modo migliore per prevenire i problemi è che ogni lavoratore dichiari chiaramente di quali processi è responsabile (e qui è fondamentale l’organigramma 5S di reparto) e poi assolva a queste responsabilità nel miglior modo possibile, ogni giorno.

La gestione che si limita a redigere regolamenti e insiste affinché vengano rispettati non durerà a lungo. Invece, hai bisogno di persone che lavorino insieme e si aiutino a vicenda, che ogni persona si prenda il tempo e l’iniziativa extra per fare un buon lavoro, e che ogni persona sia molto consapevole di cosa sta facendo e perché.

Hai bisogno di un comportamento responsabile, un comportamento responsabile da parte di ogni singolo lavoratore su base individuale.

Di qui si può comprendere come le 5S diventino quindi una filosofia di gestione della fabbrica.

I tempi quindi richiedono ora un nuovo concetto delle 5S.

E lo vedo negli interventi che eseguo nelle fabbriche italiane, dove impianti di lavorazione e assemblaggio che utilizzano molto di grasso rinascono invece come come “fabbriche da soggiorno o Living Room Factories“. Altre fabbriche stanno emergendo come “fabbriche da camera bianca o Clean-room factories“, rivaleggiando persino con il laboratorio più immacolato. E la gente ha iniziato a riferirsi alla fabbrica come “showroom“.

Dal punto di vista occupazionale, sta diventando sempre più difficile per le aziende manifatturiere che hanno stabilimenti sporchi attrarre i lavoratori di cui hanno bisogno. Al contrario, le aziende che hanno fabbriche pulite stanno organizzando visite guidate alle fabbriche per le famiglie dei loro dipendenti e persino per i loro clienti.

Direi quindi che possiamo considerare le 5S come una tecnica molto valida di gestione.

Fino a poco tempo fa, le 5S erano un movimento minore ai margini della produttività e della produzione. Erano belle, ma non essenziali. Ora, tuttavia, il management sta cambiando idea e sta realizzando che le 5S sono centrali per il suo pensiero e la sua filosofia di gestione. Sta iniziando a vedere che le 5S sono una tecnica di gestione chiave.

Negli ultimi anni, e soprattutto dopo gli anni novanta, sempre più aziende euro-americane hanno cercato di adottare la gestione giapponese. E si stanno rendendo conto che le 5S sono una parte essenziale di questa gestione.

Uno stabilimento statunitense, ad esempio, ha lanciato una grande campagna di pulizia. Questa era rivoluzionaria, così come lo era lo slogan della campagna: una buona pulizia dipende da te!.

In Giappone, i dirigenti aziendali di alto livello citano le 5S come priorità di gestione numero uno.

Inoltre da già da alcuni anni che possiamo anche considerare le 5S come un motore della produttività e qualità.

Infatti c’è una 5S rivoluzione in corso per una maggiore produttività e qualità nei settori dell’elettronica, delle apparecchiature mediche, della lavorazione di precisione, dell’assemblaggio e nel resto delle industrie all’avanguardia sia in Giappone, ma anche nel resto del mondo.

La trasformazione della tecnica Lean 5S dopo gli anni 90: un nuovo concetto di 5S

Attenzione però!. Quali 5S?. Le persone hanno iniziato a percepire i limiti delle vecchie campagne superficiali 5S incentrate solo su organizzazione e ordine (anche se so che alcuni miei colleghi giapponesi eseguono tuttora molto spesso campagne con i soli primi due passi). Quindi non sono più sufficienti i primi due passi, ma occorre approfondire e affinare la tecnica completa.

I dipendenti e di dirigenti hanno capito che la necessità di una qualità senza pari richiede l’eliminazione anche della minima contaminazione (come espresso nelle camere bianche e nei gradi di pulizia (argomento che a me piace moltissimo e che insegno con entusiasmo nelle mie consulenze)). Hanno capito che hanno bisogno di controllare non solo la sporcizia, ma anche altri fattori come l’elettricità statica, la temperatura e l’umidità. Hanno capito che hanno bisogno di eliminare gli errori a livello di micromillimetro se vogliono la massima qualità. Stanno quindi cercando nuovi livelli di pulizia, combinando la filosofia di gestione e le ultime tecnologie.

In breve, si stanno impegnando per le 5S come dovrebbero essere e cioè approfondite e affinate come non mai.

E di conseguenza, tutto è cambiato. Le persone hanno, ad esempio, abbandonato i vecchi grigi metallici o i rossi coprenti che non mostrano lo sporco e adottato un nuovo bianco immacolato.

Il bianco è ovunque nelle fabbriche giapponesi oggi, sui macchinari, negli interni, negli edifici e persino sulle uniformi dei lavoratori e questa tendenza sta arrivando lentamente anche in Italia.

C’è una nuova enfasi sull’essere puliti e competitivi.

E questo è un bene! La trasformazione della tecnica Lean 5S dopo gli anni 90: un nuovo concetto di 5S che farà bene sicuramente anche alla tua azienda !

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Le 5s Lean come scienza comportamentale

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Le 5s Lean come scienza comportamentale

Negli ultimi anni si sono moltiplicati i workshop sulle tecniche di miglioramento Kaizen a piedi, o i cosiddetti Rallies, o le Camminate del Miglioramento e altri metodi per far muovere le persone e coinvolgerle in ciò che fanno. E’ giusto.

Le 55 operano anche secondo questo principio “le azioni parlano più delle parole“.

Il modo più efficace per fare le cose non è spiegare come dovrebbero essere, ma dare un’occhiata alle realtà e poi apportare i cambiamenti nello shop floor. Il modo per svegliare tutti dal torpore delle teorie è far partecipare tutti, creare un senso di partecipazione e identità di gruppo e creare un senso di meraviglia e realizzazione. Ci sono ragioni per cui è stato detto che “un‘immagine vale più di mille parole e oppure “vedere per credere”.

E io credo che le prime applicazioni delle 5S portino sempre questo senso di meraviglia e stupore e poi di senso di realizzazione. Attenzione però!

Nessuna scorciatoia per le 5S, solo e sempre un sacco di olio di gomito.

Le persone oggigiorno sono molto studiose, conoscono tutti gli argomenti e tutte le teorie. Sanno esattamente cosa deve essere fatto. Ma conoscono anche tutte le ragioni per cui non può essere fatto, e le esporranno in grande dettaglio quando si tratta di iniziare un azione. Il risultato è che le cose non vengono fatte.

In qualche modo, le stesse persone sembrano pensare che solo perché sanno cosa deve essere fatto, possono farlo in qualsiasi momento e non deve essere fatto ora. In qualche modo, sembrano pensare che sapere sia un sostituto del fare. Quindi non si mettono mai al lavoro e le cose vanno di male in peggio.

In questi momenti sono come congelate dal troppo sapere.

Come procedere allora?

In momenti come questo, è fondamentale iniziare. Si può e forse si dovrebbe iniziare con qualcosa di semplice. È qui che entrano in gioco le 5S. La teoria non è poi così difficile, ma, attenzione, la teoria non significa nulla se non è accompagnata dalla pratica.

La cosa importante è iniziare. Ora. Sporcarsi le mani. Trovare i problemi. E risolverli.

È solo praticando effettivamente le 5S che le capirai davvero. Non esiste una strada facile per la comprensione. Non ci sono scorciatoie. C’è solo duro lavoro. L’unica comprensione deriva dal fare.

In questo senso c’è un percorso ideale che comprende le seguenti 4 fasi di inizio di un percorso 5S che definisce la tua scienza comportamentale aziendale.

  1. Avvio dell’azione di un intervento 5S;
  2. La scoperta e lo stupore delle modifiche apportate alterano momentaneamente le percezioni delle persone coinvolte;
  3. Il posto di lavoro e le attrezzature vengono alterate e percepite diversamente dalle persone coinvolte;
  4. In una fase successiva le persone coinvolte vengono alterate definitivamente nella loro percezione di se stesse: è il punto di non ritorno.

Il punto di non ritorno avviene quando le persone rispondono “No”, alla domanda “Vorresti tornare alle condizioni inziali?”

Ecco come le 5S Lean diventano una scienza comportamentale.

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