Cosa fa un Consulente di Visual Management: guida completa per le aziende
a cura di Davide Lega, consulente di logistica e visual management
Introduzione: perché oggi serve il Visual Management nelle aziende
Hai mai visitato un’azienda dove tutto è immediatamente comprensibile al primo sguardo? Dove i processi scorrono fluidi, i materiali sono al posto giusto e ogni collaboratore sa esattamente cosa fare?
Questa non è magia. È Visual Management, una delle leve più potenti del miglioramento continuo. Ed è qui che entra in gioco il consulente di Visual Management, come me: mi chiamo Davide Lega, e da oltre vent’anni lavoro in tutta Italia al fianco di piccole e medie imprese per rendere i processi più snelli, chiari e produttivi.
Cos’è il Visual Management: una definizione semplice
Il Visual Management è l’insieme di strumenti, tecniche e metodi che permettono di rendere visibile l’organizzazione del lavoro. Il principio è semplice: ciò che è visibile è gestibile.
Esempi:
Segnaletica di processo nei reparti produttivi
Layout visivi per flussi e aree funzionali
Lavagne KPI e strumenti per il monitoraggio in tempo reale
Cartellonistica per sicurezza, efficienza, controllo
Il ruolo del consulente di Visual Management
Come consulente specializzato in logistica e miglioramento visivo, il mio ruolo consiste nell’aiutare le aziende a:
Semplificare la comunicazione interna attraverso elementi visuali
Progettare strumenti standardizzati per la gestione quotidiana
Integrare il visual con la metodologia Lean, 5S e il Visuality
Diffondere una cultura aziendale più trasparente e responsabile
Il mio approccio è pratico, concreto e coinvolge direttamente i collaboratori.
Perché un’azienda dovrebbe affidarsi a un consulente di Visual Management
Ecco 5 motivi che spingono i miei clienti a contattarmi:
✅ Meno errori operativi
✅ Meno tempo sprecato in attese e incomprensioni
✅ Maggiore chiarezza organizzativa
✅ Collaboratori più coinvolti nei risultati aziendali
✅ Maggiore controllo da parte della direzione
Chi può beneficiare del mio supporto come consulente
Il mio lavoro si rivolge soprattutto a:
PMI manifatturiere e logistiche
Aziende con reparti produttivi e magazzini complessi
Imprese che vogliono implementare Lean o 5S o il Visuality
Realtà che hanno già iniziato un percorso di miglioramento continuo e vogliono consolidarlo
Il mio metodo di lavoro: 5 fasi per cambiare visione
Ecco le 5 fasi che seguo come consulente di Visual Management:
1. Audit
Osservazione sul campo, mappatura degli sprechi e delle criticità.
2. Progettazione
Disegno strumenti visuali su misura: layout, etichette, KPI board, standard visivi.
3. Coinvolgimento
Coinvolgo i collaboratori in workshop pratici: nessuna rivoluzione funziona senza partecipazione.
4. Implementazione
Test graduali e adattamenti continui.
5. Follow-up e formazione
Formazione operativa per mantenere attivo il sistema nel tempo.
Caso reale (Romagna): come ho migliorato un magazzino con il Visual Management
Un’azienda logistica romagnola mi ha contattato per migliorare il magazzino centrale. Attraverso un progetto di Visual Management mirato:
✅ Riduzione del 70% degli errori di prelievo
✅ Tempo di picking migliorato del 30%
✅ Maggiore autonomia operativa per gli operatori
Abbiamo installato un layout visuale a colori, lavagne visive, sistemi per la gestione visiva delle urgenze e KPI board con aggiornamento giornaliero.
Come scegliere un consulente di Visual Management
Scegli un consulente che abbia:
✅ Esperienza concreta sul campo ✅ Competenze Lean (5S, Kaizen, TPM, WCM, Visuality) ✅ Capacità di lavorare con le persone, non solo con i numeri ✅ Esperienza con aziende simili alla tua
Mi chiamo Davide Lega, e ogni progetto per me inizia da un ascolto vero. Nessuna azienda è uguale a un’altra: ogni sistema visivo deve nascere dalle esigenze reali del cliente.
Contattami
Se pensi che nella tua azienda serva più chiarezza, meno errori, e un’organizzazione visiva più efficiente, scrivimi.
Davide Lega è un consulente di logistica e visual management con oltre 20 anni di esperienza in PMI italiane. Autore di libri, formatore e divulgatore con il progetto Gazzetta Logistica, accompagna le imprese in percorsi pratici di miglioramento snello e visivo.
La rivoluzione dell’ordine: le 5S secondo Marco, il responsabile magazzino
“Io non sono uno da scrivania, io ci vivo dentro il magazzino. E questo casino mi fa venire l’orticaria.” Marco chiuse il portatile con un gesto secco, si alzò dalla sedia e fece due passi nel capannone. Davanti a lui, pallet storti, bancali mezzi vuoti, fogli sparsi su una cassetta degli attrezzi che non avrebbe dovuto stare lì.
Erano le 17:48 di un mercoledì qualunque, in una piccola azienda metalmeccanica della provincia bolognese. Produzione artigianale, clienti esigenti, margini risicati. E un magazzino che rallentava tutto, ogni giorno di più.
Marco era lì da tre anni. Aveva cominciato come mulettista, poi era diventato capoturno, e infine responsabile. Aveva visto troppi errori, troppi materiali sballati, troppa improvvisazione. Ma adesso, dopo un corso sulla Lean, qualcosa gli frullava in testa.
“Marco, ci serve spazio”
Il giorno dopo, Francesca, responsabile produzione, si presentò da lui con il solito problema.
“Abbiamo tre commesse in partenza, ma l’area spedizioni è intasata. Non riusciamo neanche a preparare i colli, figuriamoci a metterli in ordine di consegna.”
Marco si strofinò la fronte.
“Ti credo. Qui dentro è come cercare il cacciavite nella borsa del mare. Ma forse… forse ho un’idea.”
Il primo passo: Seiri – Separare
Lunedì successivo, riunione in magazzino con tutto il team.
“Ragazzi, voglio provare una cosa nuova. Si chiama 5S. È una tecnica giapponese. No, non si mangia col sushi. Serve a rimettere in sesto tutto questo caos. O almeno a provarci.”
Qualcuno ridacchiò, ma Marco non si scoraggiò.
“Oggi cominciamo dalla prima S: Seiri, scegliere. Vedremo cosa serve davvero e cosa no. Tutto il resto? Fuori. Senza pietà.”
In due ore riempirono un intero container di materiale inutilizzato: bobine mezze finite del 2018, pallet rotti, viti di misure mai usate, etichette con codici cancellati. Una pulizia mentale e fisica.
Seconda S: Seiton – Sistemare
La settimana dopo, Marco entrò in magazzino con un rotolo di nastro adesivo giallo fluorescente e un pennarello indelebile.
“Adesso ogni cosa deve avere il suo posto. E deve essere evidente anche a un cieco. Etichette, zone, ombre per gli attrezzi, segnaletica a terra. Basta perdere tempo a cercare.”
Il bancale delle minuterie ebbe la sua area. I carrelli ricevettero le sagome. I documenti di trasporto finirono in un espositore verticale, divisi per corriere.
“Vedi?” disse a Carlo, il più scettico. “È come un’orchestra. Se ogni strumento sa dove suonare, non si sente casino ma musica.”
Terza S: Seiso – Splendere
Era venerdì, le 16:30, di solito l’ora morta prima della birra.
“Oggi niente pulizie veloci. Puliamo sul serio. Non solo per pulire, ma per vedere. Crepe, perdite d’olio, viti allentate. Tutto parla, se lo guardi bene.”
Con guanti e stracci, tutti si misero a controllare scaffali, muletti, etichette. Carlo trovò una perdita idraulica che avrebbe fermato un carrello la settimana dopo.
“Non è solo questione di decoro” disse Marco. “È prevenzione.”
Quarta S: Seiketsu – Standardizzare
A quel punto, l’ordine aveva cominciato a farsi notare. Anche il direttore generale, che passava raramente in magazzino, chiese a Marco:
“Hai fatto pitturare il pavimento?” “No, solo tolto la polvere di due anni. E tracciato qualche linea.”
Era tempo di standardizzare. Marco creò una semplice check-list quotidiana: 10 minuti a turno, per mantenere le 3S. Niente di rigido, ma visivo e concreto.
“Non serve un ISO 9001. Serve costanza. Le regole visive aiutano più delle parole.”
Quinta S: Shitsuke – Sostenere
A distanza di due mesi, il magazzino non era perfetto. Ma funzionava.
Il tempo medio di picking si era ridotto del 28%.
I nuovi assunti imparavano i percorsi in due giorni, non in due settimane.
Gli errori di spedizione? Quasi azzerati.
E soprattutto: le persone erano fiere del loro posto di lavoro.
Marco guardò il reparto con un mezzo sorriso.
“Non ho comprato nuovi scaffali. Non ho assunto nessuno. Ho solo dato un senso alle cose.”
E Francesca, passando con una distinta in mano, disse:
“Sai che ti dico, Marco? Questo magazzino… adesso respira.”
Post Scriptum per chi legge
Le 5S non sono una moda né una bacchetta magica. Sono una forma di rispetto verso le persone, il tempo, il lavoro. E funzionano. Anche nei magazzini piccoli. Soprattutto lì.
Se anche il tuo magazzino ti sembra “un cacciavite nella borsa del mare”, forse è il momento di cominciare. Un’etichetta alla volta.
Segui il mio sito DavideLega.com per i miei articoli sulla storia logistica, sulla tecnica 5S e Visual e per i racconti di ciò che faccio come docente e consulente in ambito logistico
ELIMINAZIONE DEI DIFETTI DELL’ATTREZZATURA E PULIZIA DEGLI UTENSILI (ATTREZZATURA 5S)
Pulizia e ispezione
L’attrezzatura 5S è il primo passo verso l’auto manutenzione.
Sebbene ciò implichi una pulizia e un’ispezione dettagliate di attrezzature e utensili, non significa che si debba semplicemente iniziare a guardare ciò che si ha a portata di mano.
Le aree problematiche devono essere identificate e analizzate per prime, e si devono prendere decisioni su come pulire e ispezionare determinati oggetti.
È anche una buona idea pensare ai piccoli difetti che potrebbero essere scoperti, così la gente saprà a cosa prestare attenzione.
Liste di controllo per l’ispezione.
Pulizia e ispezione delle attrezzature significa sbirciare all’interno, e questo significa rimuovere tutte le coperture, i filtri e altri elementi che impediscono di osservare attentamente l’interno. Anche solo rimuovere questi elementi può rivelare una serie di problemi. Tuttavia, questi non saranno tutti i problemi. A meno che chi si occupa della pulizia e dell’ispezione non abbia una buona conoscenza delle complessità tecniche dell’attrezzatura, non saprà cosa sta osservando e non sarà in grado di eseguire il tipo di ispezione necessario. E anche gli ispettori più esperti dovrebbero utilizzare delle checklist o delle SOP per non tralasciare nulla.
Verifica delle basi.
Ci sono molti aspetti da considerare quando si parla di macchinari e attrezzature, comprese linee pneumatiche, linee idrauliche, lubrificazione, componenti elettrici e meccanici, ma l’ispezione dovrebbe cercare i fattori di base che determinano l’usura e l’invecchiamento delle attrezzature. Ciò significa controllare la presenza di sporcizia e assicurarsi che la pulizia sia accurata.
Ciò significa verificare che le attrezzature non esauriscano olio e lubrificazione.
Ciò significa assicurarsi che tutto sia ben stretto e che nulla sia così stretto da deformarsi.
E ciò significa controllare il surriscaldamento e assicurarsi che venga mantenuto il controllo della temperatura.
In questo contesto, a volte è utile designare un’area modello che venga sottoposta al trattamento completo. Questa esperienza non solo evidenzia eventuali problemi nelle procedure, ma dimostra anche quanto sia facile o difficile il lavoro e funge da standard.
Il nostro modello di pulizia potrebbe essere composto di passi procedurali che qui di seguito indico
Designare l’obiettivo
Analizzare i problemi che si potrebbero incontrare
Educazione e preparazione alla pulizia e all’ispezione
Implementazione della pulizia e scoperta dei problemi
Inserimento dei problemi e dei risultati nella checklist
Analizzare per identificare le cause dei problemi
Affrontare i problemi e apportare miglioramenti
Educazione alla pulizia e all’ispezione
Ci sono diverse cose che le persone devono imparare prima di iniziare le attività di pulizia e ispezione, che sono essenziali per le attività relative alle attrezzature 55.
Funzioni e strutture
La prima cosa da fare è imparare le funzioni e le strutture dell’attrezzatura su cui si andrà a lavorare, e acquisire una piena comprensione dei meccanismi coinvolti. Ogni apparecchiatura funziona a modo suo per svolgere il proprio compito secondo i propri principi, e chi non comprende l’attrezzatura non può sapere cosa è importante e su cosa concentrarsi.
In molte aziende, si scopre che nemmeno le persone che utilizzano le attrezzature da molto tempo ne capiscono il funzionamento o la reale utilità. Molte aziende sono così interessate a far sì che le persone utilizzino i macchinari che si limitano a spiegare loro come farlo, trascurando le funzioni più importanti e “non essenziali”.
Interiorizzare la conoscenza delle apparecchiature
Quando si effettua la pulizia e l’ispezione, più è facile più è meglio, e questo richiede un ulteriore ciclo di formazione sull’attrezzatura per assicurarsi che le persone capiscano davvero di cosa si tratta.
Dove sono i filtri e come funzionano? Disegna il sistema di lubrificazione, incluso il punto in cui viene versato l’olio e quali valvole attraversa nel suo percorso. Ci sono un sacco di domande che possono e devono essere poste. Quanti e dove sono? Dove si controllano le perdite d’olio e da dove potrebbe provenire l’olio? Dove sono tutti i collegamenti elettrici?
Per le apparecchiature più piccole, è necessario lavorare direttamente sull’apparecchiatura stessa. È anche utile tornare indietro, trovare un campione difettoso e chiedere al personale cosa potrebbe aver causato il problema. È necessario fare di più che comprendere l’apparecchiatura.
È necessario rifletterci sopra e identificarsi con essa.
Eseguire ispezioni di pulizia e scoprire piccoli difetti
Quando si avvia effettivamente questo processo e si rimuovono le coperture e gli altri pannelli protettivi, si scopriranno problemi di ogni genere.
Sporcizia e intasamenti dovuti a una pulizia inadeguata. Innanzitutto, c’erano molta sporcizia e intasamento dovuti a una pulizia inadeguata. Luoghi che normalmente erano fuori dalla vista erano quindi fuori dalla mente. C’erano anche molti problemi con l’olio, soprattutto in punti che normalmente venivano trascurati. C’erano anche punti deboli che nascondevano problemi reali, ma non venivano trattati perché si pensava che fosse sufficiente rimetterli in sesto.
I tecnici spesso dicono di detestare sentire qualcosa che sbatte all’interno di un’apparecchiatura e di voler costruire apparecchiature che non producano rumori sordi o tonfi. Ma non è il rumore in sé a essere contestato. Piuttosto, è la causa del rumore: il bullone allentato che indica che qualcos’altro si è allentato e si è schiantato contro un altro componente con riverberi che si diffondono come increspature in uno stagno.
I tecnici dovrebbero essere preoccupati e Temere che un componente allentato in un punto possa poi causare un componente allentato in un altro punto, con conseguenti guasti gravi. Per questo motivo, vogliono e devono individuare immediatamente la causa del problema e risolverla.
Anche se si tratta di un singolo bullone, conoscono i pericoli che questo bullone allentato rappresenta e non prendono la cosa alla leggera. In genere, si riscontrano solo tra il 5% e il 20% dei bulloni allentati.
Trovare i problemi rafforza la fiducia.
Dovrebbero esserci diverse persone che dedicano diverse ore alla pulizia e all’ispezione di un singolo componente importante dell’attrezzatura. E dovreste essere preparati al fatto che troveranno 50 o addirittura 100 o più problemi. Si tratta di piccoli errori di orientamento o difetti che non emergono nelle ispezioni quotidiane. Ce ne saranno così tanti che tutti rimarranno stupiti. Infatti, le persone saranno stupite non solo per i tanti problemi, ma anche per il fatto di aver utilizzato l’attrezzatura con noncuranza, ignari e inconsapevoli. Ma una volta scoperti questi problemi, avranno più fiducia in ciò che stanno facendo.
Punti di pulizia e ispezione per la maggior parte delle apparecchiature
Sebbene sia necessaria una checklist dettagliata ed esaustiva per ogni macchinario, è possibile menzionare alcuni degli elementi principali comuni alla maggior parte delle attrezzature. Qui sono elencati per aspetto.
Pulizia: sporcizia, intasamenti, polvere, ruggine, perdite, ecc.
Olio: mancanza di olio, olio insufficiente, perdite, intasamento del filtro, olio sporco, tubazioni dell’olio sporche o piegate, porte di drenaggio intasate, guarnizioni usurate o strappate, ecc.
Serraggio: bulloni allentati, distacchi di saldatura, parti allentate, vibrazioni o rumori di urto, movimento degli ammortizzatori, attrito, ecc.
Calore: serbatoi dell’olio, motori, riscaldatori, assi, pannelli di controllo, acqua di lavaggio o pulizia, acqua di raffreddamento, ecc.
Rottura: Rottura, scheggiatura, contatori che non tornano a zero, vetri rotti, maniglie che si sono staccate, interruttori o pulsanti rotti, cavi o fasci di fili che si sono srotolati, cose deformi, ecc.
Gli aspetti dell’attrezzatura da ispezionare possono essere classificati anche in base alla funzione o addirittura alla posizione.
Idraulica: all’interno dei serbatoi dell’olio idraulico, valvole dell’olio, filtri, dispositivi di regolazione, pompe, tubi flessibili, scatole del cambio, manometri, cilindri, ecc.
Componenti meccanici e gruppi motopropulsori: ventole del motore, cinghie del ventilatore, giunti, giunti, pulegge, catene, pompe, ecc.
Componenti elettrici: coperture dei pannelli di controllo, interni dei pannelli di controllo, lampade, lampadine, interruttori a levetta, ecc.
Utensili e dispositivi di misura: utensili, punte, lame, dispositivi di misura, calibri, matrici, ecc.
Specifiche dell’attrezzatura: mattoni refrattari, rulli, condotti, chiavistelli, scivoli, attrezzature di trasporto, ecc.
Analizzando il perché
Ogni pezzo di equipaggiamento svolge funzioni specifiche e la comprensione di queste funzioni ti renderà un ispettore migliore. Questa comprensione può essere notevolmente migliorata se ci si chiede il perché di ciascuno dei problemi e dei piccoli difetti identificati.
Chiediti:
1. Perché è importante?
2. Perché questo aspetto è stato trascurato o ignorato?
3. Cosa ci si può aspettare che accada se lasciamo le cose così com’è? Che impatto avrà? Quali sono i principi e i meccanismi coinvolti?
4. Perché il fenomeno è passato così tanto tempo prima di essere rilevato? Cosa si sarebbe potuto fare per rilevarlo prima?
5. Perché è così? Qualcuno lo sa? Lo sanno tutti?
Chiedendoti costantemente il perché e il cosa, arriverai al nocciolo del problema e sarai in grado di coinvolgere i circoli di qualità dei piccoli gruppi e il management nella ricerca e nell’implementazione delle soluzioni. Le ispezioni sono certamente valide, ma non rappresentano la fine del processo. Lo scopo di un’ispezione è individuare i problemi e risolverli in modo che non si ripresentino durante l’ispezione successiva.
Segui il mio sito DavideLega.com per i miei articoli sulla storia logistica, sulla tecnica 5S e Visual e per i racconti di ciò che faccio come docente e consulente in ambito logistico
Il passo3 5s Seiso – Pulizia – Cleaning è forse il passo più conosciuto, ma credo anche quello meno studiato e quindi gestito in maniera superficiale. In passato, quando tutto scarseggiava e non c’era molto di niente, utensili e macchinari venivano tenuti pulitissimi e trattati con quasi riverenza. Eppure, col tempo, con l’aumentare della prosperità, le persone iniziarono ad assumere un atteggiamento più disinvolto e meno premuroso nei confronti dei propri utensili e attrezzature. Svilupparono una mentalità usa e getta. Iniziarono a pensare che fosse più economico comprarne uno nuovo che riparare quello vecchio o persino mantenerlo in buone condizioni. Questa convinzione fu rafforzata dal ritmo frenetico della vita moderna, in cui il premio sembrava essere più la puntualità che la cura delle cose.
E questo non è tutto.
Sempre più spesso, la pulizia e la sanificazione sono considerate parte del settore dei servizi, qualcosa per cui si assumono persone, persone esterne quindi alla tua attività. Sono persino nate diverse aziende di successo ad assecondare questa mentalità. Lavanderie e tintorie sono un esempio lampante, ma ci sono anche addetti alle pulizie assunti appositamente per pulire dopo che le persone magari hanno già pulito, la loro scrivania o il loro reparto. Ci sono poi gli “ingegneri della pulizia” che popolano le aziende moderne. In alcune aziende prendono nomi e ruoli di nuovissimo conio come “addetti al recycling” nuovo termine per operatore ecologico dentor e fuori l’azienda.
Inoltre oggigiorno ci sono persone che vivono del controllo dell’inquinamento e dello smaltimento dei rifiuti, la cosidetta economia circolare. Ci sono persino persone che progettano e costruiscono quelle che vengono chiamate camere bianche. La pulizia è un grande business oggigiorno.
Relativo a molti problemi.
La pulizia significa più mantenere solamente le cose pulite. È più una filosofia e un impegno ad essere responsabili di tutti gli aspetti degli oggetti che si usano e a garantire che siano mantenuti in perfette condizioni. Non bisogna mai pensare che pulire sia solo pulire e che sia un lavoro faticoso. Piuttosto, si dovrebbe considerare la pulizia come una forma di ispezione.
Con la crescente sofisticazione dei moderni prodotti industriali, polvere, sporcizia, corpi estranei, sbavature e altri problemi hanno sempre più probabilità di causare difetti, guasti e persino incidenti. La pulizia è la risposta. La pulizia dovrebbe essere vista come un modo per eliminare una alla volta le cause dei problemi e dovrebbe essere condotta con questo spirito e atteggiamento.
L’approccio in tre fasi
In termini molto generali, una pulizia corretta si articola in tre fasi. La prima è l’attività a livello macro, che consiste nel pulire tutto e trovare il modo di affrontare le cause generali pertinenti al quadro generale. La seconda è il livello individuale, che si occupa di luoghi di lavoro specifici e persino di macchinari specifici. La terza è il livello micro, in cui vengono puliti componenti e utensili specifici e le cause dello sporco vengono individuate e corrette.
Procedure
Ci sono quattro passaggi che devono essere seguiti:
1. Dividere l’area in zone e assegnare la responsabilità a ciascuna zona.
2. Decidere cosa deve essere pulito, stabilirne l’ordine e procedere. Allo stesso tempo, è fondamentale che tutti comprendano appieno l’importanza della pulizia, in modo da poter analizzare le cause dei problemi.
3. Rivedere il modo in cui viene effettuata la pulizia e gli strumenti utilizzati in modo che anche i punti difficili da pulire possano essere puliti facilmente.
4. Stabilisci le regole da rispettare affinché le cose continuino ad avere l’aspetto che desideri.
Zone e Responsabilità
Nell’assegnare la responsabilità delle attività 5S, è opportuno iniziare con la responsabilità di gruppo per aree specifiche. In seguito, è possibile affidare questa responsabilità a un gruppo, con una persona come leader. Tuttavia, questo da solo non basta. Tutti parlano del fatto che il gruppo faccia le cose, ma questo raramente funziona a lungo termine. Basta guardare le sale riunioni o i bagni della vostra azienda. I gruppi sono solo un insieme di individui e non possono fare nulla che i loro membri non facciano.
Rotazione delle responsabilità.
Ognuno tiene la propria automobile pulita e tutti fanno attenzione a non graffiarlo. Ma quando si tratta di proprietà di qualcun altro, soprattutto quando quest’ultimo è un’entità impersonale come l’azienda, troppo spesso le persone lasciano che le cose si sporchino o si arrugginiscano un po’. Responsabilità congiunta significa che è responsabilità di tutti, ma troppo spesso significa anche che non è responsabilità di nessuno. Molte aziende cercano di aggirare questo problema facendo ruotare la responsabilità tra i membri del gruppo. Potrebbe trattarsi di una rotazione giornaliera volta a distribuire le responsabilità. Nell’avvicendare la responsabilità per il tipo di lavoro che a nessuno piace particolarmente gestire, una persona, al termine del proprio turno, si assicurerebbe che il lavoro venga passato alla persona successiva.
A meno che non vi siano responsabilità individuali chiaramente definite e uno spirito di cooperazione nella gestione della zona di responsabilità del gruppo, è impossibile sperare in un buon lavoro di squadra. In questo, la pulizia è molto simile alle difese a zona installate in sport di squadra come il calcio o il football americano. Perderai la battaglia contro lo sporco se tutti non giocano al meglio delle proprie capacità.
Rappresentare graficamente la responsabilità individuale.
Nelle attività 5S, è meglio lavorare partendo dal presupposto della responsabilità individuale il più possibile, con la consapevolezza che le persone si aiuteranno a vicenda nei momenti davvero difficili.
Ad esempio, si potrebbe iniziare delineando graficamente le singole aree di responsabilità. Nel fare ciò, è importante che tutti gli incarichi siano assolutamente chiari e che non vi siano aree indefinite, non assegnate o grigie
Se tutti non prendono a cuore questi ammonimenti e non accettano la responsabilità personale, non si andrà da nessuna parte.
Attuazione
Se si esegue la pulizia in una progressione ordinata per pezzo di attrezzatura e per posizione, si è destinati a scoprire un sacco di problemi nel processo. Ecco perché è bene farlo in concomitanza con le pulizie annuali e gli interventi kaizen.
Alcuni dei problemi che potreste incontrare in questo processo sono illustrati di seguito:
• I filtri dell’aria condizionata sporchi causano difetti di stampa.
• La limatura nei condotti di trasporto può causare graffi.
• Gli scarti nello stampo causano pressature difettose.
• Oggetti cadono dall’attrezzatura e penetrano nei prodotti.
• Durante il trasporto gli oggetti si ammaccano o si piegano.
• Limature e altre particelle contaminano la resina.
• Il liquido refrigerante sporco provoca intasamenti.
• Polvere e altre sostanze rovinano la verniciatura.
• I collegamenti difettosi si verificano perché i contatti elettrici sono sporchi.
• Gli incendi sono causati dal cortocircuito delle apparecchiature elettriche causato dai rifiuti.
Tra i numerosi punti da pulire in questo processo ci sono soffitti, apparecchiature elettriche, condotti, filtri dell’aria condizionata, macchinari interni ed esterni, scatole e scaffali, carrelli e altri mezzi di trasporto, nonché coperture protettive. Tutti questi punti avranno un impatto sul processo e, di conseguenza, sulla qualità.
Operazione fazzoletto.
Può avere molti nomi, uno dei quali è strategia di pulizia, operazione di pulizia e altro ancora, ma fondamentalmente è una campagna per far sì che tutti facciano un po’ di pulizia e lucidatura.
E se lo fai con stracci bianchi, è anche possibile esporli, sia per indicare i punti che hanno più bisogno di essere puliti, sia per mostrare come, dopo un po’, anche i posti più sporchi non sono più sporchi come prima.
Pulizia dei macchinari.
All’inizio, la gente correva intorno allo stabilimento con gli aspirapolvere domestici, ma questo si rivelò presto inefficiente e furono ideate attrezzature migliori collegando gli aspirapolvere ai carrelli elevatori.
Non è necessario usare attrezzature di pulizia speciali se si usa la fantasia, ma alcuni posti hanno ideato robot per la pulizia e li tengono in funzione nello stabilimento tutto il giorno.
Facilitare il processo
Attività 5S da tre minuti per tutti.
Ciò significa fare in modo che tutti quanti si impegnano in attività 5S per un tempo molto breve, solo 3 minuti al giorno, ogni giorno. La cosa importante è assicurarsi che tutti facciano la stessa cosa nello stesso momento, tutti partecipino. È molto difficile da realizzare e richiede molta pre-coordinazione, leadership e un modo per coinvolgere i ritardatari.
Ma non si tratta solo di pigrizia. A volte le istruzioni non sono chiare. Ma è importante che tutti partecipino alla stessa attività contemporaneamente. Tutti hanno una buona ragione per non partecipare, e tutte queste buone ragioni devono essere superate affinché le 55 attività abbiano successo.
Importanza di limitare il tempo.
Non c’è motivo per cui le attività dei 3 minuti 55 devono durare esattamente 3 minuti. L’importante è che durino poco, ma potrebbero benissimo durare 2 o 5 minuti. L’importante è che durino un tempo chiaramente definito e che il tempo venga utilizzato al meglio. E poiché durano così poco, possono essere affrontate non come attività 5S, ma come parte della routine quotidiana. Le persone possono svolgerle come parte del loro lavoro. Se non correggono le cause delle difficoltà di pulizia, scopriranno che il loro lavoro non procederà in modo fluido e che la loro efficienza sarà ridotta.
Esistono tantissime varianti. Ci sono attività 5S da 1 minuto. Ci sono attività 5S da 3 minuti. Ci sono attività 5S da 10 minuti. E ci sono persino attività 5S da 30 minuti. In effetti, si possono fare diverse combinazioni. L’importante è decidere chiaramente quando e cosa faranno le persone in questo periodo. Potrebbero svolgersi all’inizio o alla fine del lavoro. Potrebbero svolgersi alla fine della settimana o all’inizio del mese. È bene che ci sia varietà, con periodi diversi assegnati a compiti diversi. Se tutti danno il loro contributo, scoprirai di poter svolgere una quantità incredibile di lavoro in 3 minuti. Tre minuti sono più o meno la durata di una canzone popolare. Non sono poi così lunghi, ed è importante che finiscano quando finiscono.
Ad esempio, potresti decidere di riservare 3 minuti all’inizio del pomeriggio. E una volta trascorsi i 3 minuti, avviare la linea. Questo non significa riporre le cose allo scadere dei 3 minuti. Significa eseguire i controlli di qualità e sicurezza a 2 minuti e 30 secondi, in modo che tutto sia pronto allo scadere dei 3 minuti. Se hai stabilito che saranno 3 minuti, non aumentarli né diminuirli.
Tutti insieme contribuiscono alla qualità e alla sicurezza.
Per concludere, avere tutti-che eseguono lavori sullo stesso pezzo contemporaneamente è estremamente utile per i controlli di qualità e sicurezza. In alcuni casi, l’istituzione di una politica che preveda che tutti eseguano la stessa operazione più volte al giorno ha ridotto drasticamente il numero di errori nelle operazioni di assemblaggio.
Segui il mio sito DavideLega.com per i miei articoli sulla storia logistica, sulla tecnica 5S e Visual e per i racconti di ciò che faccio come docente e consulente in ambito logistico
Vediamo in questo articolo come curare al massimo i dettagli nel secondo passo Seiton e cioè Ordinare. Come avrai capito, ci saranno regole e queste ovviamente dovranno essere rispettate, ma anche suggerite, migliorate, ampliate e formalizzate.
Controllo quotidiano e prevenzione delle condizioni di esaurimento scorte
• Quando cerchi qualcosa dove dovrebbe essere e non c’è, ci sono tre possibilità: l’articolo è esaurito o out of stock, qualcuno l’ha preso e non l’ha ancora rimesso a posto, oppure è perso. Ma non sai quale possibilità è vera. Ne hai nessuna maniera per sapere cosa dovresti fare? Se è esaurito, ne sono stati ordinati altri o no? Se qualcuno lo sta usando, chi è e quando lo riporterà indietro?
• Inoltre, se è esaurito, qual è la procedura per ordinarne altro? Ci sono altri negozi o inventari in giro che potrebbero averne? Chi contattare? L’ideale, ovviamente, è che tutto questo sia chiaro a colpo d’occhio. Questo termine a colpo d’occhio (At glance) è la tecnica sopraffina per giudicare se il tuo ambiente è ordinato bene o meno. Quindi ogni spazio dovrebbe anche avere una nota, un appunto, un istruzione su quando e quanto riordinare (ad esempio, riordinare quando ne rimangono solo cinque e ordinarne 10). Dovrebbe esserci una istruzione su come riordinare e persino (perché no) alcune schede di riordino, preferibilmente codificate a colori. Infatti, molti posti, (banchi di lavoro, piccoli magazzini scaffalati, supermarket) hanno le cose così ben organizzate che quando le scorte scendono al punto di riordino, la scheda di riordino è proprio lì. In fin dei conti l’istruzione di lavoro è sicuramente un Poka Yoke che ci aiuta inoltre a evitare oltre alle dimenticanze, errori nel riordino (quantità, qualità, tempi etc.).
• Nel decidere quanti averne a portata di mano, la domanda principale è: Quanto sono facili da riordinare? Se puoi sempre procurartene molti di più in fretta, non c’è bisogno di tenerne molti a portata di mano. Se ci vuole molto tempo per procurarsene di più, sarebbe saggio averne di scorta. Il tempo comanda sempre tutte le nostre operazioni, ed il tempo è sicuramente la chiave di lettura nel decidere il successo o il fallimento del secondo passo della tecnica 5S, Seiton. Vediamo quindi come ottimizzare questa attività di riordino.
Riformare il processo di riordino
• Tirare fuori e riporre le cose può essere un processo che richiede molto tempo, ed è per questo che mettiamo insieme le cose in sets o in kit, in modo da poter fare tutto in una volta. Tuttavia, per frequenti turni o cambi di utensili, dove ci sono molte possibilità di combinazioni e un gran numero di cose coinvolte, è importante che l’approvvigionamento sia rapido e senza errori. Per questo motivo molte persone trovano comodo avere le cose che usano di frequente proprio vicino alla linea, a portata di mano.
• A volte, di conseguenza i carrelli sono personalizzati per trasportare gli utensili o le parti più frequentemente utilizzate, e questi possono essere costruiti, progettati in modo che ci sia una netta distinzione tra le cose che tutti usano e quelle che usa solo un processo o una persona. È inoltre importante assicurarsi che i carrelli siano facili da spostare e che rendano il lavoro più semplice. Questa corretta progettazione ci consentirà di ottimizzare il tempo e le energie per quel trasporto.
Esercitarsi a tirare fuori le cose e a riporle: i vantaggi del Kaizen
Il secondo passo della tecnica 5S e cioè l’ordinare è un processo di eliminazione dello spreco di tempo implicato nel tirare fuori le cose e nel riporle. In poche aziende riesco a percepire che questo processo di eliminazione del tempo di presa e riposizione degli oggetti sia stato effettivamente svolto, e raramente vedo risultati tangibili. Questo perché molte volte la tecnica non è esercitata da tutti ed non è esercitata bene, e per questo il secondo passo non ha un grande impatto. Fortunatamente, il risvolto positivo è che sappiamo dove mettere le mani, e la pratica tende quindi per fortuna anche a evidenziare le cose che devono ancora essere fatte.
La Figura mostra i risultati ottenuti quando il tirare fuori e riporre le cose è stato trasformato in un gioco.
Sono state apportate modifiche e migliorie a strumenti comuni in modo che potessero essere recuperati e riposti da chiunque, dal principiante al veterano, persino dal management. I miglioramenti migliori sono quelli che rendono possibile a chiunque di farlo. Se questo fosse un ufficio anziché un’officina meccanica, potresti fare la stessa cosa con i file. Dovrebbe essere possibile per chiunque farlo in mezzo minuto o meno.
In verità io uso un tempo di riferimento anche minore dei trenta secondi. Quando il luogo è stato ordinato correttamente con varie sotto tecniche (sagoma, pokayoke, naming etc.) tengo sempre come tempo ideale 4 secondi per prelevare un oggetto o riporlo o per scoprire quale oggetto manca.
COSE DA RICORDARE QUANDO SI RIPONGONO GLI OGGETTI
Ogni volta che riponi qualcosa, dovresti ricordare i seguenti elementi, che sono spiegati di seguito:
• Segni di contorno e posizionamento
• Supporti, mensole e carrelli
• Macchine utensili e altri strumenti
• Lame e matrici
• Materiali e lavori in corso
• Scorte contingenti
• Oli
• Strumentazione e dispositivi di misurazione
• Oggetti di grandi dimensioni
• Piccoli oggetti e materiali di consumo
• Forniture per l’etichettatura e l’esposizione
Vediamoli uno a uno
Contorni e segni di posizionamento
Per iniziare a mettere ordine in una fabbrica, il primo passo è delineare i passaggi e contrassegnare chiaramente dove va ogni cosa.
Naturalmente, il primo imperativo è progettare un layout che favorisca un buon lavoro, e questo vale anche per l’ordine.
Il passo successivo fondamentale è ricordare la regola della linea retta, dell’angolo retto e la regola della perpendicolarità orizzontale per la disposizione.
I segni di posizionamento sono importanti per sfruttare al meglio lo spazio a disposizione, ed è anche importante per motivi di sicurezza che tutti i passaggi siano rettilinei. Allo stesso tempo, questo darà alla fabbrica un aspetto pulito.
In molti casi è utile predisporre dei passaggi lungo le pareti, sia per garantire che i passaggi principali siano ampi e ordinati, sia per evitare spazi morti.
I contrassegni di posizione per varie cose, ci aiutano a creare zone e ad assicurarsi che le cose siano dove dovrebbero essere, perché molto spesso non avere le cose dove dovrebbero essere ha un impatto negativo sul lavoro stesso e può persino sconvolgere il processo di lavoro e danneggiare la qualità. Molti uffici hanno contrassegni impostati in modo che siano invisibili quando tutto è dove dovrebbe essere, ma diventano visibili quando qualcosa è fuori posto.
A questo proposito vorrei che deste un occhiata a questa foto. I pallini verdi e azzurri sono visibili perché appunto manca l’oggetto che dovrebbe coprirli.
In qualunque modo ciò venga fatto, bisogna ricordare che queste linee e segni sono decisioni chiare. Anche solo tracciare le linee crea una sensazione di ordine maggiore nel posto di lavoro, e questo è un passaggio molto importante che non può essere trascurato. Una volta che le linee sono tracciater, naturalmente, tutti dovrebbero essere responsabili nel garantire che tutto rimanga pulito e ordinato e che nulla superi i confini assegnati.
In molti casi, le aziende hanno trovato utile usare colori diversi per i loro passaggi principali e secondari. La codifica a colori può fare molto per rendere le cose più facili da trovare e conservare.
Anche le limitazioni di altezza sono molto importanti per decidere dove mettere le cose. Tali limitazioni non sono solo importanti per motivi di sicurezza (per evitare che le cose cadano sulle persone), ma sono anche un buon modo per prevenire l’accumulo di scorte non necessarie.
Tracciare queste linee e indicare dove vanno le cose fanno tutti parte degli studi di layout, e le tre considerazioni chiave devono essere (1) far sì che il lavoro proceda senza intoppi, (2) la sicurezza e (3) un layout dall’aspetto pulito.
Supporti, mensole e carrelli
Supporti e ripiani sono importanti per l’ordine, ma troppi supporti e ripiani possono effettivamente essere un impedimento all’ordine. Troppo spazio è pericoloso perché ti culla nel credere di avere spazio per tutte queste cose. Il primo passo in molte fabbriche è ridurre il numero di supporti e ripiani. Una volta fatto, decidi cosa deve assolutamente esserci su un supporto o uno scaffale e butta via il resto. Questo è basilare. Non tenere più di quanto ti serve.
Quando i tuoi supporti e ripiani sono tutti di altezze diverse, metti dei supporti sotto di essi e rendili della stessa altezza. A volte potresti voler mettere delle rotelle sotto alcuni in modo che possano essere spostati più facilmente. Potresti voler creare supporti speciali che sosterranno solo le cose necessarie per un lavoro particolare. Se ci sono frequenti cambi di direzione o cambi di parti, potresti avere un supporto con un set di cose di cui hai bisogno.
I supporti e gli scaffali non devono poggiare direttamente sul pavimento. Metterci sopra le gambe e sollevarli dal pavimento rende più facile la pulizia e conferisce al posto un aspetto più ordinato.
I carrelli sono un mezzo per trasportare cose da un posto all’altro. Le cose pesanti, naturalmente, possono essere spostate da gru a ponte o da carrelli elevatori, ma se ci si affida solo a gru e carrelli elevatori, ascensori, le persone finiranno per trasportare un sacco di cose a mano. Allo stesso tempo, gru e carrelli elevatori richiedono operatori speciali e di solito vengono restituiti vuoti. Chiunque può spostare un carrello, e i carrelli possono trasportare molto più di una persona.
L’uso di gru e carrelli elevatori dovrebbe essere ridotto al minimo. I carrelli sono più efficienti in molti casi, soprattutto perché possono essere progettati per una moltitudine di usi. Se usate un po’ di immaginazione e fate in modo che i carrelli siano alla stessa altezza dei banchi da lavoro, tutto sarà alla stessa altezza e non dovrete passare molto tempo a sollevare e abbassare le cose. Ciò vi farà risparmiare tempo e fatica.
È importante usare la propria immaginazione e ricordare che i supporti, gli scaffali, i carrelli, gli scivoli di trasporto e altre cose sono tutti lì per rendere il lavoro più fluido, veloce e sicuro, per rendere la pulizia più facile e per una serie di altri motivi. Sentiti libero di innovare quando si adatta ai tuoi scopi.
Fili e condotti
Ci sono troppi posti che hanno connessioni multiple che si estendono come una ragnatela. Ci sono anche molti posti che hanno cavi sepolti sotto il pavimento, che serpeggiano lungo sui pavimenti e perfino appesi alle travi in un groviglio sgradevole alla vista, dove è impossibile dire cosa è collegato a cosa.
Tutti questi sono potenziali punti critici soggetti a rotture, usura ed errori, che portano a lesioni o guasti ai macchinari. È fondamentale che vengano istituite delle politiche per rimuovere questi fili e condotti da sotto i piedi, raggrupparli, etichettarli e assicurarsi che tutte le linee siano linee rette con angoli retti e saldamente ancorate.
Tutte le linee interrate devono essere dissotterrate, messe fuori terra e fissate saldamente in posizione. Ogni linea deve essere nominata e numerati per evitare errori. E anche il layout dovrebbe essere riconsiderato e rivisto per facilitare lo spostamento delle cose quando necessario.
Macchine utensili e altri strumenti
La maggior parte del lavoro in fabbrica comporta l’uso di macchine utensili, e ci sono un gran numero di molti tipi di macchine utensili. Ecco perché è così importante che siano organizzate per un facile utilizzo. I punti principali di questa organizzazione sono
• eliminare la necessità di utensili
• ridurre il numero di strumenti necessari
• mettere gli strumenti dove puoi averli subito a portata di mano
• disporre gli strumenti nell’ordine in cui ti servono
• mettere gli strumenti in modo da non dover cambiare mano
• posizionare gli utensili in modo da poterli riporre con una mano
Vediamoli uno a uno
Eliminando la necessità di strumenti
Il modo migliore per farlo è quello di avere la chiave fissata in modo permanente alla testa del bullone, per usare i dadi ad alette, o per usare altri tecniche affinché tutto ciò di cui hai bisogno sia sempre a portata di mano, quando e dove ti serve.
Ridurre il numero di strumenti necessari
Se riesci a ridurre il numero di dimensioni dei bulloni, ciò riduce anche il numero di chiavi di cui hai bisogno. Puoi anche combinare diversi utensili in uno come il coltellino svizzero. È anche utile avere un singolo utensile come una chiave a percussione con diverse teste. Le tecniche SMED aiutano in questa grande impresa.
Posizionare gli strumenti dove puoi averli subito a portata di mano
Il posto migliore per mettere le cose è proprio dove le userai. Ovviamente, questo significa che c’è poco spazio e devi ridurre il numero di cose che ci sono, ma anche questa è una buona idea. Il miglior esempio di questo è il modo in cui gli elettricisti usano le cinture portautensili con tutto ciò di cui hanno bisogno. Lo stesso principio può essere applicato anche creando abbastanza spazio di stoccaggio vicino ai macchinari per contenere gli utensili per quella macchina. E quando lo fai, è una buona idea creare spazio per uno straccio che le persone possono usare per pulire i macchinari e tenerli puliti.
Mettere gli strumenti nell’ordine in cui ti servono
Le linee di montaggio sono impostate in modo che i pezzi arrivino nell’ordine in cui devono essere assemblati. Anche quando si esegue una revisione, è una buona idea mettere le cose nell’ordine in cui le si smonta, in modo da non dimenticare nulla quando le si rimonta. Proprio come le persone alle cene formali iniziano dall’esterno e si fanno strada verso l’interno con le posate, così dovresti avere tutto in ordine. Non solo rende più facile trovare le cose, ma assicura anche che non ti perda nulla o che non metti nulla nell’ordine sbagliato.
Posizionare gli strumenti in modo da non dover cambiare mano
Uno degli sprechi di tempo più grandi in qualsiasi processo si verifica quando le persone prendono qualcosa con una mano e devono cambiarla per utilizzarlo, e poi dover cambiare di nuovo mano per riporlo. Eliminare questa perdita di tempo può migliorare radicalmente l’efficienza, specialmente nelle operazioni di produzione. Ciò significa mettere gli strumenti sul lato giusto della persona e nel giusto orientamento per essere utilizzati, e significa assicurarsi che siano sempre pronti in quel modo. Significa avere abbastanza spazio per la persona che solleva qualcosa senza troppe manovre, e significa assicurarsi che gli oggetti siano sollevati in posizione e pronti per essere utilizzati.
Posizionare gli utensili in modo da poterli riporre con una mano
È anche uno spreco passare un sacco di tempo a mettere via le cose. Molte persone sono più efficienti di quanto credano quando hanno catenelle sugli occhiali così non devono pensare a come metterli via o chiedersi dove sono. Le chiavi inglesi possono essere appese a ganci e i martelli possono anche essere appesi a cappi o occhielli.
È fondamentale che gli utensili siano tenuti in buone condizioni e in buone condizioni, perché sono oggetti che vengono utilizzati più e più volte ogni giorno e ogni risparmio si moltiplica per cento.
Lame, matrici e altri materiali di consumo molto importanti
Questo è uno dei punti di qualità più importanti che ci siano, ed è fondamentale che venga creato un sistema per mantenere queste cose regolarmente e per garantire che siano in condizioni ottimali. Ci sono alcune cose da ricordare.
• Creare spazi di stoccaggio in modo che sia chiaro cosa c’è dentro e che proteggano gli oggetti da intaccature, rotture, ruggine e sporcizia.
• Fare attenzione che limatura, sporcizia o ruggine non entrino nelle estremità coniche dei supporti.
• Ridurre il numero a portata di mano. Progettare custodie in modo che le lame non si urtino tra loro o non si danneggino. Rivedere le procedure di affilatura e lucidatura e le custodie in cui vengono conservate le cose. Se ci sono cambiamenti di dimensioni, assicurarsi di indicarlo sulla custodia di stoccaggio.
• Questi oggetti vengono spesso riposti in verticale, quindi assicuratevi di avere un fermo o un altro supporto, nonché una copertura per motivi di sicurezza.
Materiali e lavori in corso in cui i numeri cambiano
È molto difficile designare dei posti fissi per le cose quando i numeri continuano a cambiare. Anche quando lo fai, non c’è alcuna garanzia che saranno sempre pieni, ed è molto probabile che finirai con lo sprecare spazio.
• Per i materiali e i lavori in corso, designare luoghi stabiliti e decidere quanti di questi devono essere presenti. Qualsiasi cosa in più è troppa e si dovrebbero prendere altre disposizioni per questo surplus. Anche se vengono posizionati vicino al lavoro in corso, si dovrebbe comprendere che si tratta di una disposizione temporanea e che si dovrebbe prendere una decisione chiara su quanto a lungo rimarranno lì. Quando si hanno materiali in arrivo o lavori in corso in uscita a intervalli regolari, con il risultato che le cose tendono ad accumularsi appena prima o dopo le consegne, dovrebbe esserci uno spazio che di solito viene utilizzato per qualcos’altro ma che è disponibile per contenere questo surplus. Anche così, il principio fondamentale dovrebbe essere quello di ridurre il numero di cose a portata di mano e si dovrebbe fare uno sforzo costante in questa direzione.
• Allo stesso tempo, capita spesso che i lavori in corso, prodotti finiti e persino extra per ogni evenienza ottengono un sito di stoccaggio speciale e finiscono lì per un po’ di tempo. La cosa importante da ricordare qui è il metodo FIFO, e cioè il primo ad entrare, primo ad uscire. Usa il primo che ricevi per primo e spedisci il primo che hai fatto per primo. Non creare spazi morti dove le cose si accumulano.
• Altri temi molto importanti nel controllo qualità includono quello di garantire che non vi siano danni a merci o parti durante il trasporto, che non si sporchino e che le cose non siano etichettate in modo errato. In effetti, queste sono le cose in cui la maggior parte delle persone di produzione è meno brava e meritano molta attenzione.
• Per i prodotti difettosi e per le cose in attesa di decisione devono essere riservati spazi e contenitori speciali, ed è una buona idea codificare a colori questi luoghi e contenitori in modo luminoso di un bel rosso o giallo brillante e di etichettarli chiaramente in modo che non ci siano malintesi. E i contenitori per i prodotti difettosi dovrebbero essere piccoli in modo che si riempiano rapidamente e attirino l’attenzione su di sé.
• Poiché la mancanza anche di una sola parte può bloccare un intero processo di assemblaggio, è importante che tutte le parti siano presenti e in ordine. Tale gestione del processo è cruciale. Molte delle migliori fabbriche hanno queste cose su piccoli carrelli che vengono poi allineati in ordine, in modo che sia un processo semplice eseguire ogni passaggio in ordine e controllare che tutto sia stato fatto.
Azioni di contingenza
• Nella gestione dei pezzi di ricambio e delle emergenze, è una buona idea sapere esattamente quanti di ciascuno ti servono e quando è il momento di riordinarli.
• E nella gestione di queste scorte, è importante essere molto chiari sulla loro manutenzione, incluso il controllo di scheggiature o graffi, ruggine o sporcizia. I circuiti stampati e simili devono essere conservati in modo che non si urtino tra loro e non raccolgano sporcizia o polvere. Molto spesso, devono essere conservati in un luogo fresco e asciutto
Oli
La conservazione e la manutenzione degli oli è un altro punto importante dal punto di vista dell’organizzazione e della pulizia. Nel fare orrganizzazione e pulizia, le procedure sono le seguenti:
1. Consolida i tipi di oli che utilizzi e riduci il numero di tipologie diverse.
2. Progetta codici colore e marcature speciali che ti indichino sia il tipo di olio sia la frequenza con cui deve essere cambiato o aggiunto. E assicurati di renderlo abbastanza semplice in modo che chiunque possa capirlo e che non ci siano errori.
3. Decidi quali oli saranno immagazzinati e controllati centralmente e quali saranno sotto-immagazzinati e sotto-controllati lungo la linea. Quindi decidi quanto di cosa mettere dove lungo la linea e quali regole governeranno il rifornimento. Ricorda che questo include anche lo spazio di stoccaggio e i contenitori designati e che queste cose devono anche essere codificate a colori.
4. Assicurati di avere tutti gli utensili necessari, a seconda del tipo di olio, del modo in cui viene inserito nella macchina o applicato e di qualsiasi altra cosa specifica per il lavoro.
5. Oltre al processo di produzione in sé, gli oli devono essere considerati anche per quanto riguarda gli aspetti di incendio, inquinamento e sicurezza. Fermare eventuali perdite e fare tutto il possibile per assicurarsi che non penetrino sporcizia o altri corpi estranei nell’olio.
6. Innovare per rendere più semplice il versamento dell’olio, anche se ciò significa installare beccucci o prese d’aria con collo più lungo.
Strumentazione e dispositivi di misurazione
Alcune idee per l’archiviazione di questi dispositivi:
• Queste cose devono essere accurate. Altrimenti sono inutili. Si presume che vengano controllate regolarmente e regolate per accuratezza, ma questo deve essere chiaramente indicato. Naturalmente, alcune cose devono essere più accurate di altre, e questo dovrebbe anche essere chiaramente indicato insieme al nome dell’ispettore. È inammissibile che queste non siano etichettate o che le etichette siano state staccate.
• Quando la manutenzione quotidiana è approssimativa, questi dispositivi a volte non tornano a zero quando sono spenti, arrugginiti, ammaccati o altrimenti deformati. È importante assicurarsi che non vengano urtati, sporchi o altrimenti danneggiati. Ecco come ci si assicura di costruire qualità; e se sono spenti, l’intero processo è spento.
Articoli di grandi dimensioni
Gli oggetti grandi e pesanti sono molto individuali, ognuno con i suoi scopi e ognuno usato a modo suo, ed è importante ideare uno spazio di stoccaggio e mezzi di trasporto per ogni singolo oggetto individualmente. Poiché molti di questi oggetti hanno spesso cavi lunghi, bisogna trovare un modo per avvolgere questi cavi ed evitare che si ingarbuglino. Inoltre, pompe e altre attrezzature pesanti devono essere maneggiate con cura e trasportate con cura anche per motivi di sicurezza.
• Per ogni apparecchiatura devono essere progettate protezioni di sicurezza e strumenti per la pulizia specifici, ed è importante che venga predisposto uno spazio per tali apparecchiature, dove siano facilmente accessibili ma non intralcino.
Piccoli articoli e materiali di consumo
• La maggior parte di questi articoli vengono conservati come forniture quotidiane e il fatto che vengano utilizzati ogni giorno rende ancora più importante ideare procedure di riordino semplici.
• Il problema sorge quando gli articoli cadono nella fila o si perdono. Ecco perché è consigliabile tenere le scatole di fornitura piene solo all’80% circa e avere una linea chiara che indichi dove fermarsi, poiché avere un po’ di spazio libero in cima significherà un minor rischio di traboccamento o fuoriuscita. Quando si mettono via le cose, assicurarsi di mettere i coperchi sui contenitori. Assicurarsi di raccogliere qualsiasi pagina di caduta e rimetterla al suo posto. A meno che questi articoli non vengano raccolti e rimessi subito a posto, molto probabilmente verranno buttati via (sprecati) o scambiati per qualcos’altro (con conseguente qualità inferiore).
• Un certo numero di cose dovrebbe essere fornito alla linea in set. Questi includono molle e altri articoli difficili da maneggiare, rondelle e altri articoli difficili da raccogliere, cuscinetti e raccordi che non tollerano sporcizia, muffa o ruggine e guarnizioni e guarnizioni che si rovinano se si rompono, si deformano o addirittura si danneggiano. Fornirli in set rende anche meno probabile che qualcosa venga dimenticato. Si dovrebbe esercitare l’ingegno per garantire che siano facili da maneggiare, facili da installare e facili da ottenere correttamente.
• Sebbene ci siano molte cose da ricordare nella gestione di queste piccole parti, è anche importante ricordare che lo stoccaggio è cruciale e ideare modi per immagazzinare ciascuna di esse adatti a quella parte specifica. Anche il riordino dovrebbe essere reso semplice ed efficiente.
Forniture per etichettatura
I punti principali da ricordare quando si affiggono avvisi, poster o cartelli sono:
• Non metterli ovunque. Designa loro dei posti speciali e rispetta le designazioni.
• Assicurati di indicare per quanto tempo rimarranno esposti. Non dovrebbe essere esposto nulla senza un’indicazione di quando verrà rimosso. (Non solo i poster obsoleti sono uno spreco di spazio, ma restano esposti così a lungo che nessuno ci fa più caso e, per estensione, le persone prendono l’abitudine di non prestare attenzione a nessun avviso, nemmeno a quelli nuovi.)
• Il nastro adesivo deve essere rimosso in modo tale che il muro non risulti antiestetico in seguito.
• Avvisi, poster e cartelli devono essere allineati lungo la parte superiore in modo da risultare ordinati.
Carta per manifesti
• Dovrebbero esserci tre o quattro dimensioni standard.
• I poster che verranno appesi devono essere curati e prima misurateli completamente per accertarvi che non siano d’intralcio.
• I poster devono essere affissi saldamente in modo che non volino via o cadano a causa del vento quando le finestre sono aperte o quando le persone passano.
Lettere • I messaggi possono essere scritti a mano, ma devono essere puliti e leggibili. Se possibile, è una buona idea usare set di caratteri. Gli avvisi importanti non devono sembrare graffiti.
Stand e insegne
• Molto spesso sono una distrazione. Le altezze devono essere attentamente determinate e il posizionamento deve essere attentamente considerato in modo che le persone possano anche vedere di cosa si tratta.
Liste di controllo e simili
• Elenchi di condizioni operative, procedure e istruzioni, checklist e simili sono strumenti importanti per garantire che un processo venga eseguito correttamente. In effetti, sono per l’operatore di una macchina ciò che la mappa del percorso è per un passeggero di un autobus o di un treno. Dove siamo ora? Cosa viene dopo? Cosa devo fare? E dovrebbero essere progettati in modo da essere facili da capire anche per qualcuno che non è intimamente coinvolto nel processo.
• Poiché queste cose cambiano frequentemente, è utile disporre di carta colorata o bandierine nei punti chiave, per avere un mezzo che le persone possano usare per verificare che siano in programma e per tenerli aggiornati.
Bene. Rispettare le regole come avrai capito è fondamentale per ottenere un buon ambiente 5S. Le regole, ti ricordo, per noi amanti della tecnica sono esattamente gli Standard aziendali.
Segui il mio sito DavideLega.com per i miei articoli sulla storia logistica, sulla tecnica 5S e Visual e per i racconti di ciò che faccio come docente e consulente in ambito logistico
Visit DavideLega.com for articles on logistical history, the 5S and Visual techniques, and insights into my work as a lecturer and consultant in the logistics field.
Passo numero 2 SEIRI – NEATNESS –PULIZIA (ORDINARE)
Mettere via le cose come si dovrebbe.
Dopo esserti liberato di tutte le cose di cui non hai bisogno, la domanda successiva è decidere quante e quali cose mettere e dove. Questa è la pulizia. In quanto tale, la pulizia significa mettere via le cose tenendo a mente efficienza, qualità e sicurezza, e significa ricercare il modo ottimale per mettere via le cose.
Ci sono innumerevoli esempi di organizzazione e ordine nella vita di tutti i giorni.
I parcheggi sono uno. Tutte le auto sono parcheggiate in modo efficiente in modo che una qualsiasi di esse possa essere spostata quando necessario.
Il modo in cui sono sistemati i libri in biblioteca è un altro.
Così come la pianificazione sistematica del layout, la gestione del magazzino, la disposizione degli utensili sul posto di lavoro e persino il modo in cui le cose sono sistemate sugli scaffali del supermercato.
Non è un concetto difficile da visualizzare e apprezzare. È solo difficile da fare.
Ma non è nemmeno difficile se si seguono tre semplici regole
1) Decidi dove appartengono le cose
Il primo passo è decidere dove vanno le cose. Ovviamente, devono esserci dei criteri per decidere questo, perché l’assenza di criteri e di qualsiasi schema renderà impossibile per le persone ricordare dove dovrebbero essere le cose e significherà che ci vorrà molto più tempo per rimettere le cose a posto o per tirarle fuori. Tuttavia ci sono molte possibilità e selezionare quella che è meglio per te richiederà un po’ di studio.
2)Decidi come riporre le cose
Il passo successivo è decidere come riporre le cose. Questo è fondamentale per un deposito funzionale. Le cose devono essere riposte in modo che siano facili da trovare e da raggiungere. Il deposito deve essere fatto tenendo a mente il recupero.
3)Rispettare le regole e cioè le Put-Away Rules !
La terza regola è obbedire alle regole. Ciò significa rimettere sempre le cose al loro posto. Sembra semplice, e lo è se lo fai. È proprio farlo che è difficile. Che questo venga fatto o meno determinerà se l’organizzazione e la pulizia avranno successo o meno. Allo stesso tempo, la gestione dell’inventario è importante per vedere che non si esauriscano parti o prodotti.
Promuovere l’ordine
La procedura di base per l’ordine è (1) analizzare lo status quo, (2) decidere dove collocare le cose, (3) decidere come riporle e (4) far sì che tutti seguano le regole di riordino.
Comprendere e analizzare lo status quo
L’ordine è uno studio sull’efficienza. È una questione di quanto velocemente riesci a ottenere le cose di cui hai bisogno e quanto velocemente riesci a mettere via. Prendere una decisione arbitraria su dove mettere le cose non ti renderà più veloce. Invece, devi analizzare perché tirare fuori le cose e metterle via richiede così tanto tempo. Devi studiare questo sia per i nuovi lavoratori che per i veterani del tuo reparto, ufficio, posto di lavoro.
Devi ideare un sistema che tutti possano capire. Altrimenti, tutti i tuoi sforzi saranno vani.
Inizia con l’analisi.
Inizia analizzando come le persone prendono le cose e come le ripongono, e perché ci vuole così tanto tempo. Questo è particolarmente importante nei luoghi di lavoro che utilizzano molti utensili e materiali diversi, perché il tempo impiegato per tirare fuori le cose e riporle è tempo perso.
Ad esempio, se una persona tira fuori qualcosa o ripone qualcosa 200 volte al giorno e ogni volta impiega 30 secondi, si parla di 100 minuti, più di un’ora e mezza al giorno. Se il tempo medio potesse essere ridotto a 10 secondi, si potrebbe risparmiare più di un’ora.
Quando si ha a che fare con una produzione di piccoli lotti e una rapido tempi di consegna, ogni secondo conta. Un minuto speso a tirare fuori qualcosa e a riporlo potrebbe essere fatale. Un produttore che ha condotto uno studio dettagliato sulla logistica dei materiali e degli strumenti utilizzati nel processo di produzione ha scoperto che, c’era una varizione considerevole nel come le cose venivano svolte
In questo negozio, la percorrenza media era di 180 km. Hanno anche scoperto che realizzare tutte le posizioni dei prodotti tra 40 e 60 centimetri avrebbe prodotto un’efficienza notevolmente migliore. Quindi, hanno istituito un’organizzazione e un ordine per standardizzare il lavoro e migliorare il processo di lavoro, con risultati eccezzionali e riduzione della percorrenza del 60%.
Decidere dove vanno le cose
Sbarazzarsi delle cose di cui non hai bisogno
Il primo passo è dimezzare gli inventari. La regola dovrebbe essere quella di non avere più di un esemplare di una stessa parte a portata di mano in un dato momento. Più di uno è troppo.
Determinare il metodo analitico per la stratificazione e la disposizione dello stoccaggio
Ci sono alcune cose che vorrai avere a portata di mano e altre che possono essere più lontane. Questo è il tipo di stratificazione di cui c’è bisogno.
Le cose che sono a portata di mano devono davvero essere a portata di mano? Nel fare questo, è importante considerare il layout dell’intero edificio.
Le cose che vengono usate di frequente potrebbero essere meglio vicino alla porta.
Le cose pesanti dovrebbero essere dove possono essere spostate facilmente.
È fondamentale nel fare questa stratificazione che tu lavori all’interno di un quadro analitico sistematico.
Standardizzare la denominazione
Capita spesso che qualcosa abbia due nomi: il suo vero nome e il nome con cui tutti lo chiamano. In questi casi, decidi quale userai e quello sarà. Avere due nomi per la stessa cosa confonde solo le persone.
Quando ti stai liberando di qualcosa, è un buon momento per fare l’inventario e vedere quanti esemplari di ogni articolo hai.
Potrebbero esserci molte cose che non hanno un nome.
Potrebbero esserci momenti in cui due cose diverse hanno lo stesso nome.
Potrebbero esserci momenti in cui diverse cose sono chiamate con lo stesso nome anche se ci sono piccole differenze tra loro. Fare l’inventario metterà in evidenza tutti questi problemi.
Put things away as they should be. After getting rid of everything you don’t need, the next step is deciding how many and which items to keep and where to store them. This is cleanliness. As such, cleanliness means putting things away while keeping efficiency, quality, and safety in mind, and it involves finding the optimal way to store items.
There are countless examples of organization and order in everyday life.
Parking lots are one example. All cars are parked efficiently so that any one of them can be moved when needed.
The way books are arranged in a library is another.
The systematic layout planning of warehouses, tool organization in workplaces, and even the arrangement of products on supermarket shelves all follow this principle.
It is not a difficult concept to visualize or appreciate—it is just difficult to implement. But it is not even difficult if you follow three simple rules:
1) Decide where things belong
The first step is to decide where things should go. There must be criteria for making this decision because, without criteria or a clear system, people will struggle to remember where things should be, leading to wasted time when retrieving or storing them. However, there are many possibilities, and selecting the best one for your needs will require some analysis.
2) Decide how to store things
The next step is deciding how to store things. This is essential for a functional storage system. Items must be stored in a way that makes them easy to find and access. Storage should always be planned with retrieval in mind.
3) Follow the rules – the Put-Away Rules!
The third rule is to always follow the rules. This means consistently putting things back where they belong. It sounds simple—and it is, if you do it. The difficulty lies in making it a habit. Whether this is done or not will determine the success or failure of organization and cleanliness. At the same time, inventory management is crucial to ensure that parts or products do not run out.
Promoting Order
The basic procedure for maintaining order is:
Analyze the current situation
Decide where to place things
Decide how to store them
Ensure everyone follows the organization rules
Understanding and Analyzing the Current Situation
Order is a study in efficiency. It is about how quickly you can get what you need and how quickly you can put it away. Making an arbitrary decision on where to place things will not make you faster. Instead, you must analyze why retrieving and storing items takes so long. This applies to both new workers and experienced employees in your department, office, or workplace.
You must develop a system that everyone can understand. Otherwise, all your efforts will be wasted.
Start with analysis. Begin by analyzing how people retrieve and store items and why it takes so long. This is especially important in workplaces that use many tools and materials, as time spent retrieving and storing items is wasted time.
For example, if a person retrieves or stores something 200 times a day, and each time takes 30 seconds, that adds up to 100 minutes—more than an hour and a half per day. If the average time could be reduced to 10 seconds, over an hour could be saved.
In small-batch production with fast turnaround times, every second counts. A single minute spent retrieving and storing an item could be critical.
A manufacturer who conducted a detailed study of the logistics of materials and tools in their production process discovered significant variations in how tasks were performed.
In their facility, the average travel distance was 180 km per day.
They also found that positioning all items between 40 and 60 cm in height significantly improved efficiency.
As a result, they established an organization and order system to standardize work and improve workflow, leading to exceptional results and a 60% reduction in travel distance.
Deciding Where Items Should Go
Eliminate What You Don’t Need
The first step is halving inventory. The rule should be never to have more than one of the same item on hand at any given time. More than one is too much.
Determine an Analytical Method for Layering and Storage Arrangement
Some items need to be within easy reach, while others can be stored further away. This layering system is essential.
Are the items within reach really where they should be?
When organizing, it is crucial to consider the layout of the entire building.
Frequently used items might be better placed near the entrance.
Heavy items should be placed where they can be moved easily.
It is essential to approach layering systematically within a structured analytical framework.
Standardizing Naming Conventions
It is common for an item to have two names: its official name and the one people actually use. In such cases, choose one and stick with it. Having multiple names for the same item only creates confusion.
When you are eliminating unnecessary items, it is also a good time to take inventory and assess how many of each item you have.
There may be many unnamed items.
There may be cases where two different things share the same name.
There may be items with slightly different variations but still referred to by the same name.
Conducting an inventory check will highlight all these issues.
Perché è difficile implementare le 5S e perché ci sono resistenze
Aspettati tutte le resistenze possibili e immaginabili. Cambiare è scomodo per tutti.
Dimmi se conosci un consulente che non abbia mai incontrato resistenze nel’applicare le 5S: se lo conosci presentamelo.
Tutte le aziende che vogliono introdurre le 5S incontrano resistenze.
Possiamo classificarle seguendo in parte i 12 tipi di Hiroyuki Hirano e aggiungendone qualche altra. Ecco le principali resistenze ed obiezioni.
1 Cosa c’e di così grande nel separare e ordinare ?
Frasi del tipo ‘perché enfatizzi questa tecnica 5s quando è normale ordinare?’, oppure ‘Perché ci tratti come bambini che devono mettere in ordine la loro camera?’ e ancora ‘ io ordino sempre , non ho bisogno di qualcuno che me lo ricordi’.
La prima cosa da fare è quindi cercare di eliminare l’umiliazione che si potrebbe creare con il personale quando pensano di essere trattati come bambini. Si deve spiegare con calma il perché e rendere la tecnica oggettiva e non personale.
2 Perché io che sono il direttore dovrei anche occuparmi di 5s?
3 Mi sembra stupido pulire se poi si sporca di nuovo!
Frasi del tipo ‘ho cose più importanti da fare’, oppure ‘delegherò qualcuno che se ne occupi’, sono sempre all’ordine del giorno tra i direttori, presidenti e amministratori delegati. Delegare si può fare, ma occorre comunque un impegno in prima persona perché implementare le 5s è quasi impossibile senza il loro appoggio continuo.
E’ normale , mi dicono, che in una fabbrica sia sporco. E’ inutile pulire se poi domani dovremo farlo di nuovo, ripetono all’unisono. L’atteggiamento è ovviamente da cambiare perché è obbligatorio nelle 5s mantenere le condizioni e da lì partire per migliorare. L’accettanza delle condizioni di sporco e del disordine sul luogo di lavoro deve essere eliminata.
4 Pulire e mettere in ordine è improduttivo
Sì lo so, è la prima cosa che uno pensa. Pulire non aumenta la produttività.
Le obiezioni del tipo ‘il mio lavoro è fare prodotti, non è pulire’ oppure ‘io posso anche pulire, ma chiè poi che farà il mio lavoro?’ sono molto comuni. Pensare invece che le 5s dovrebbero essere parte integrante del mansionario è normale se vuoi cambiare la mentalità aziendale.
Aggiungo inoltre che in generale nelle aziende la persona che si muove molto , che suda, che è sporca è sinonimo nella nostra cultura di ‘produttività’ e di ‘gran lavoratore’. Gli studiosi ci dicono che muoversi e sudare è normale in una palestra, ma in ottica Lean il movimento è spreco e si dovrebbe capire bene la differenza tra ‘muoversi’ e ‘lavorare’. Adoro per questo il termine che Gwendalyn Galsworth utilizza e cioè ‘Motion: muoversi senza lavorare’.
La stessa cosa avviene negli uffici: cataste disordinate di documenti da lavorare sono sinonimo di produttività e di persona indaffarata, mentre una scrivania ordinata pulita è sinonimo di persona che non ha nulla da fare.
Ricordiamoci però che in ottica Lean, la sovraproduzione è la ‘madre’ di tutti gli sprechi.
5 Perché occuparci del pulire? Non mi sembra così prioritario, anzi banale…
Nessuno addetto vorrebbe lavorare in un ambiente sporco, ma in molti casi è così. A volte sono proprio i caporeparti, mid-managers, capo turni, responsabili di team a volerlo: ma, se amano lavorare in un ambiente disordinato, finiranno con avere un team di lavoro disordinato ed indisciplinato. Il nostro obiettivo invece è eliminare l’indifferenza alla 5S dei nostri manager: se trattano ordine e pulizia in maniera banale, banalizzano anche la produttività e l’efficienza dell’azienda.
6 Abbiamo già un programma di pulizia e ordne
‘Teniamo le corsie sgombre, e le postazioni ordinate. Anche in ufficio.’
Così mi disse un manager una volta. E’ vero, lo facevano veramente, ma in che maniera ? Sistematica ? Puntuale? No: in maniera superficiale e saltuaria. Così come si fa la pulizia della caserma il giorno prima della visita del generale il quale abbagliato dallo scintillare esclamerà convinto ‘Questo si che è ordine. Complimenti a tutti!’. Ed il gioco è fatto. Ma poi ti sentirai un pochino con la coscienza sporca!
5S è invece un programma metodico e di costanza. Non ama l’improvvisazione, ma la programmazione.
7 Lo so che è disordine: ma io nel mio disordine trovo tutto!
E’ una capacità da supereroi sicuramente il trovare quel componente in mezzo a migliaia di componenti, ma lui è così: dotato di superpoteri. E poi tutte quelle cose in mezzo gli danno un senso di assicurazione sulla sua produttività.
Alcuni nel disordine si trovano benissimo, e se glielo fai notare ne fanno una questione personale: ‘lasciami in pace, io lavoro bene così’. Alcuni creano muri di materiali e componenti, così come pile di documenti a protezione della propria postazione di lavoro. Conoscevo un mio ex collega che si era creato un muro sulla scrivania con porta documenti alto ottanta cm a protezione della sua ‘privacy’ lavorativa.
Ovvio e inutile dire che era il suo ‘mondo’ dove mancavano standardizzazione e regole condivise. Lo scopo delle 5s è aprire quel vaso di Pandora e consentire che quei documenti ‘privati’ diventino accessibili a tutti.
Alcuni rifiutano di rendere accessibile documenti, materiale, files con la scusa che sono unici, importanti, delicati e che solo loro hanno l’autorità, capacità nel gestirli. Queste sono le persone che chiudono tutto a chiave, nascondono in posti inaccessibili le cose, e che a volte le portano pure a casa!
Non amo generalizzare, ma quando si parla di risorse umane, o ufficio progettazione, a volte è un po’ così.
8 Abbiamo già fatto le 5s: perché questo corso di formazione?
Queste persone intendono le 5s come il vaccino del vaiolo senza richiamo.
E non sono neanche gli integratori da prendere quando si è un po’ giù.
Sono invece le calorie, proteine, vitamine che ogni giorno l’organismo azienda deve assumere per garantirsi una sovravvivenza di lungo periodo.
E’ una buona abitudine che dobbiamo rendere parte della nostra vita lavorativa quotidiana.
Per tornare alla metafora del bagno o della doccia, quando mi dicono che hanno già fatto il corso 10 anni prima, io rispndo : “Hai percaso anche fatto l’ultimo bagno 10 anni fa?”.
9: 5s e i miglioramenti correlati sono riservati esclusivamente alla fabbrica.
In alcune aziende, mentre il personale addetto alla produzione implementa energicamente le 5S e altre misure di miglioramento e razionalizzazione, il personale amministrativo e commerciale afferma che tali misure non hanno nulla a che fare con il loro tipo di lavoro.
Non si rendono conto che consentire che documenti e promemoria invadano le scrivanie equivale a consentire che sporcizia e detriti da taglio invadano i pavimenti delle fabbriche. Ecco perché l’implementazione delle 5S deve essere un programma aziendale globale.
10. Siamo troppo occupati per dedicare tempo all’organizzazione e all’ordine.
In alcuni luoghi di lavoro, l’organizzazione e l’ordine sono le prime cose ignorate quando le cose si fanno frenetiche. Presto ci ritroviamo con attrezzi e strumenti lasciati fuori, pezzi e materiali ammucchiati in posti scomodi e olio e sporcizia che si accumulano sui macchinari e sui pavimenti. La scusa è sempre che “siamo troppo occupati per quello“. Queste persone sono troppo occupate per fare la doccia e lavarsi i denti? Quello che stanno dicendo in realtà è che non vogliono tenere il posto pulito e in ordine, e questa è la loro scusa. La verità è che le loro scuse non sono più valide del loro atteggiamento verso la pulizia.
11. Chi sono loro per dirmi cosa fare?
La maggior parte delle implementazioni 55 si scontrano con problemi di relazioni umane fin dall’inizio. Qualcuno potrebbe capire quanto siano importanti le 5S ma opporsi a ricevere ordini dalle persone che promuovono le 5S. Una volta che le relazioni umane si aggrovigliano, ci vuole molto tempo per appianarle. Di conseguenza, conviene formare team di promozione 5S con membri esperti nell’applicare le 5S alle relazioni umane.
Ecco perché come consulente prima di iniziare qualsiasi progetto di 5S creo sempre una squadra e chiedo la partecipazione attiva di direttori, capo reparti e figure di processo.
12. Non abbiamo bisogno dei 55. Stiamo facendo soldi, quindi lasciateci fare il nostro lavoro!
Può essere difficile implementare le 5S o altri programmi di miglioramento in aziende che sono attualmente redditizie. Se sottolinei che è più efficiente tenere a portata di mano solo una scatola di parti per ogni processo, probabilmente ti verrà risposto qualcosa del tipo “Sì, ma stiamo andando bene, e questo è il modo in cui ci piace farlo” oppure, ‘abbiamo margini tali da non pensare a questo tipo di sprechi’. In genere, queste persone non riescono a riconoscere quanti processi sono coinvolti nella realizzazione di un prodotto. Invece di enfatizzare la produttività dei singoli processi, dovremmo guardare prima al flusso di produzione complessivo. La produzione ha un ritmo, e questo ritmo si sconvolge quando i lavoratori si preoccupano solo dei loro singoli processi. Un ritmo scarso ha un impatto negativo sulla gestione dell’inventario e del trasporto, che alla fine crea più sprechi, come il tempo extra necessario per trovare determinati articoli. Consentendo agli operatori di fare le cose a modo loro, concediamo un tipo di libertà egoistica che danneggia tutti a lungo termine.
Riepilogando
Questi tipi di resistenza si verificano in ogni fabbrica nelle prime fasi dell’implementazione delle 5S.
Se ignoriamo tale resistenza e andiamo avanti con l’implementazione delle 5S, il risultato sarà probabilmente niente di più che miglioramenti superficiali. Invece, dobbiamo far sì che tutti capiscano veramente quanto siano necessarie le 5S, incorporando l’implementazione delle 5S nelle attività di miglioramento continuo.
Ecco come gettare solide basi per un miglioramento generale.
Ecco perché è difficile implementare le 5S e perché ci sono resistenze
Segui il mio sito DavideLega.com per i miei articoli sulla storia logistica, sulla tecnica 5S e Visual e per i racconti di ciò che faccio come docente e consulente in ambito logistico
Visit DavideLega.com for articles on logistical history, the 5S and Visual techniques, and insights into my work as a lecturer and consultant in the logistics field.
Dalla Casa alla Fabbrica: Un Viaggio nella Pulizia Radicale
Immagina di affrontare una pulizia profonda della tua casa. Non quella superficiale, ma quella che fai una volta all’anno, spostando i mobili, scoprendo angoli dimenticati, affrontando le macchie ostinate. È un lavoro faticoso, ma necessario. Ora, pensa a come questi stessi principi possano trasformare un’intera fabbrica, dove lo sporco non è solo polvere, ma grasso, trucioli, ruggine, e dove ogni negligenza può costare caro.
Iniziare dalle Basi: Strumenti e Metodi
Tutto comincia con gli strumenti giusti. A casa, per rimuovere l’olio versato in cucina, useresti uno straccio assorbente; in officina, servono pompe aspiratrici o palette. La fuliggine nel camino si raccoglie con una scopa, mentre in una linea di produzione si usano spazzole metalliche e idropulitrici. La differenza è nella scala, non nell’approccio. Le superfici incrostate? A casa, basta una spugna abrasiva; in fabbrica, servono trattamenti chimici o sabbiatrici. E la ruggine, quel nemico silenzioso che corrode ringhiere e macchinari, va affrontata con pazienza: a volte con un semplice raschietto, altre con solventi specifici. Il segreto è adattarsi, senza mai dimenticare che ogni materiale ha la sua fragilità.
Sicurezza: Un Ponte tra Casa e Lavoro
A casa, sai di non lasciare pozze d’acqua sul pavimento, per evitare scivoloni. In fabbrica, il pericolo si moltiplica: scale bagnate, detergenti tossici, macchinari accesi durante la pulizia. Qui, la sicurezza diventa un rituale: spegnere ogni dispositivo, formare chi usa attrezzature pericolose, controllare che nessuno si infili in spazi angusti senza protezioni. E poi c’è il dopo-pulizia: come quando, a casa, controlli che il forno sia spento dopo averlo strofinato. In fabbrica, devi assicurarti che i macchinari non conservino tracce di detergenti, che l’umidità non favorisca la ruggine. Un errore può bloccare una linea produttiva, o peggio.
Buttare via il Vecchio: Liberarsi del Inutile
A casa, apri armadi pieni di oggetti inutili: elettrodomestici rotti, vestiti smessi. In fabbrica, è peggio: macchine obsolete, cavi sfilacciati, serbatoi arrugginiti. L’ispezione è meticolosa: si mappa ogni angolo, si segnano i problemi con una “P” rossa su una planimetria. Alcune cose si sistemano in fretta, come aggiustare una mensola traballante. Altre richiedono esperti, come riparare un motore danneggiato. Ma il principio è lo stesso: ciò che non serve o è rotto deve andare via, prima che diventi un pericolo o un ostacolo.
Alle Radici dello Sporco: Perché Tornare Sempre alla Sorgente
A casa, ti chiedi: perché il pavimento si sporca sempre sotto quel mobile? Scopri che il cane ci passa con le zampe fangose. In fabbrica, lo sporco ha cause complesse: una perdita d’olio da un tubo, polvere che entra da una finestra rotta, guarnizioni consumate. La vera sfida è risalire alla fonte. Come quando, a casa, non basta pulire il lavandino intasato: devi sostituire il tubo difettoso. In fabbrica, eliminare le “coppe dell’olio” (quelle vaschette che raccolgono le perdite) non è una soluzione, ma un palliativo. Meglio individuare il tubo rotto e ripararlo, anche se richiede tempo. Questo approccio richiede una mentalità scientifica: classificare lo sporco, capire da dove arriva, sperimentare soluzioni. È come tenere un diario delle pulizie domestiche, annotando i punti critici e le ricadute.
Costruire un Futuro più Pulito: Tra Innovazione e Perseveranza
A casa, dopo la pulizia radicale, cerchi di mantenere l’ordine: metti tappetini all’ingresso, usi copri divani. In fabbrica, si installano coperture anti-polvere, si riprogettano macchinari per ridurre gli schizzi, si addestra il personale a pulire subito le fuoriuscite. La differenza sta nella tenacia. A casa, puoi permetterti di rimandare; in fabbrica, ogni ritardo costa efficienza. Ma il cuore del metodo è identico: trasformare la pulizia da emergenza a routine. Un esempio? Immagina di sostituire le vecchie grondaie che disperdono l’acqua piovana con un sistema di drenaggio intelligente. A casa, eviterai muffe alle pareti; in fabbrica, proteggerai i macchinari dall’umidità.
Conclusione: Pulire è Capire
Che sia una cucina o un reparto produttivo, pulire a fondo significa comprendere il luogo in cui si vive o si lavora. È un atto di rispetto verso gli spazi e le persone che li abitano. E mentre a casa ti accontenti di un ambiente accogliente, in fabbrica questo si traduce in sicurezza, efficienza, qualità. La prossima volta che affronti le pulizie di primavera, pensa: stai facendo lo stesso lavoro di un ingegnere che riprogetta una linea di montaggio. Solo con più polvere e meno diagrammi.
Questoè il senso della pulizia “Dalla Casa alla Fabbrica: Un Viaggio nella Pulizia Radicale“
Segui il mio sito DavideLega.com per i miei articoli sulla storia logistica, sulla tecnica 5S e Visual e per i racconti di ciò che faccio come docente e consulente in ambito logistico
Visit DavideLega.com for articles on logistical history, the 5S and Visual techniques, and insights into my work as a lecturer and consultant in the logistics field.
Seiri, sgomberare: Individuare le cose inutili e liberarsene
L’approccio
Oggi parliamo di Seiri, sgomberare: Individuare le cose inutili e liberarsene
Di solito, quando dico che il mio lavoro consiste a volte nel dare lezioni di riordino, tutti spalancano gli occhi per la sorpresa: «Esiste un lavoro del genere?», oppure: «Il riordino è una cosa che si studia?». Indubbiamente, e tutto parte come sapete dla primo passo delle 5S Seiri, Sgomberare.
I segnali del disordine, delle cose non utili e i loro posti
Quando entro in un azienda ci sono segnali che noto facilmente e che indicano il grado di disordine. Questi segnali sono relativi allo scarso utilizzo di spazi ed attrezzature. In questi spazi e attrezzature si raccolgono oggetti di cui nessuno ha veramente bisogno. Credimi, osservarli è come avere già il quadro generale dello stato di salute dell’ordine e dell’organizzazione dellazienda: sono vere e proprie cartine di tornasole del tipo di gestione manageriale con cui dovrò avere a che fare.
E’ un lungo e penoso elenco di spazi e posti male utilizzati: iniziamo.
Ci sono molti posti in cui le cose che nessuno usa e di cui nessuno ha bisogno sembrano accumularsi.
Scaffali e armadietti
In qualche modo, sul retro degli scaffali e degli armadietti sembra accumularsi roba che nessuno usa mai, quella in eccesso e quella rotta.
Troverai anche molte cose di cui non hai bisogno sugli scaffali più in alto o più in basso
A volte potresti anche trovare scatole contenenti effetti personali.
Cassetti
Non sto parlando dei cassetti in generale, ma del retro o del fondo dei cassetti, che sembrano raccogliere tutti quei piccoli attrezzi o componenti che oramai nessuno usa più. Parti dimenticate, oggetti rotti, oggetti in sovrappiù. All’atto dell’esame scatta invaribilmente da parte del magazziniere la stessa identica frase che riecheggia nelle mie orecchia da ormai più di venti anni: “Eccoli dove erano! Quanto li ho cercati!”.
Negli uffici accadde la stessa cosa e le cassettiere si riempiono degli oggetti personali più disparati.
Ripiani
Dedicheremo un capitolo a parte sul riordino dei ripani quando parleremo dei contenitori e del concetto di selettività, ma sicuramente le parti alte e le parti a terra dei ripiani sono dei luoghi in cui è facile notare oggetti che stazionano imperterriti da anni e a cui nessuno ormai fa più caso: ovvio che non ti servono.
A volte questi cassetti e ripiani li definisco, ‘Cassetti o ripiani di spazzatura’.
Inutile dire che faresti meglio a buttare via tutto.
I prigioneri
Con questo termine indico tutto quello che è tenuto sotto chiave, sia in contenitori, cassetti, armadi, e stanze. Più prigionieri ha l’azienda e più regna il disordine e le confusione.
Perché si fanno i prigionieri? I motivi sono molteplici: il collega non si fida di nessuno e tiene sottochiave i suoi attrezzi, il titolare non si fida dei dipendenti e teme i furti, il titolare, non si fida della gestione dei compnenti e chiude le cassettiere con le attrezzature costose. Più di una volta mi è successo di trovare lucchetti anche ai magazzini di componenti: alla mia domanda al titolare su come potevano gestire il flusso in velocità in caso di riformimento alle linee la risposta è stata: “siamo veloci lo stesso!”. Il titolare fa finta di nulla perché l’unica maniera nella sua azienda di non creare confusione è tenere tutto sotto chiave. In un caso specifico ho riscontrato che era vero, il magazzino era rimasto in ordine, come cristalizzato, tutto come era stato posto all’origine. Solo un piccolo particolare: all’esterno di quel magazzino se ne era creato un altro per la gestione quotidiana, completamente disordinato!
Zone di passaggio
Appoggiare pallet nei corridoi di passaggio non si dovrebbe fare, ma è proprio lì che c’è spazio e per pigrizia e scarso ordine diventa il posto pù conveniente. In verità sappiamo che i corridoi a maggior transito debbono essere lasciati completamente liberi anche per questioni di sicurezza. Allora i corridoi laterali e i corridoi vicini al muro diventano il posto perfetto per appoggiare di tutto e dimenticarsi di quegli oggetti.
Accanto ai corridoi, tra i corridoi e i muri, e soprattutto nei corridoi poco utilizzati, è lì che ci sono anche posti comodi dove le persone possono riporre le cose e dimenticarle. Facile no?
Angoli
Come la polvere, le cose di cui non hai bisogno sembrano accumularsi negli angoli.
Le mie foto preferite sono quelle degli angoli. Negli angoli trovi di solito gli oggetti che per fretta e cattiva volontà appoggi.
Ogni angolo è buono: sembrano calamite per gli oggetti da buttare.
A volte l’angolo è ottimo per gli oggetti in verticale. Sai benissimo che non devi mai andare oltre i due metri in alterzza per evitare problemi di sicurezza. Uno degli angoli in cui si accumula materiale è quello legato all’esistenza di un pilastro in cemento armato. Di solito li, in quei pochi centimetri quadrati, si accumula materiale in verticale ed è proprio li che intervengo con la segnaletica orizzontale di colore bianco-rosso, dopo avere fatto rimuovere tutto (ovviamente).
Sottoscala
La contestazione che mi fanno sempre quando faccio notare che c’è materiale vetusto nel sottoscala, è che “lì non dà fastidio a nessuno!”. Vero, però a me lo dà e anche molto!
In verità dà fastidio al concetto di ‘Utile’. Rimuovilo e più che probabilmente, buttalo.
La verità è che i sotto scala sono posti nascosti e bui e difficili da pulire.
Così l’unica maniera per tenerli puliti è sgomberare e apporre appunto segnaletica orizzontale di colore bianco-rosso, che indica che li non dovrai più mettere nulla.
Caso diverso è se il sottoscala è sufficientemente alto da potere riporre, ad esempio, un attrezzatura come una lava pavimenti. In questo caso apporrai la dovuta segnaletica orizzontale di colore bianco e ovviamente dovrai tenere in ordine.
Pavimenti, fosse e tramezzi
Le cose cadono o vengono appoggiate sul pavimento per vari motivi, e poi rimangono lì. Ci sono materiali, lavori in corso, parti difettose, infissi e quasi tutto il resto lì sotto.
Perfino gli utensili vengono lasciati cadere e non vengono mai più raccolti.
Il pavimento è il primo livello di pulizia nel passo dello sgomberare, mentre è l’ultimo nel passo del pulire.
Componenti e parti in lavorazione.
E’ normale quando mi avvicino a un macchinario scoprire che questo è pieno a volte di piccoli componenti lavorati o meno, caduti per terra, sotto il macchinario o addirittura dentro di esso. Posso parlare di componenti buoni o di scarto, è lo stesso, ed è fantastico notare la capacità che hanno questi piccole parti di infilarsi dappertutto. Sotto i carelli, o sotto attrezzature parcheggiate da tempo indefinito. Tutte queste parti rimaranno lì fino alla prossima pulizia superficiale dell’operatore che di solito, cinque minuti prima del fine turno, prende scopetta e paletta per dare una ripassatina generale e superficiale, evitando accuratamente, tutte le piccole parti che alla vista della scopetta corrono a nascondersi negli ancoli più bui e scuri.
Parti vecchie e a volte rotte, componenti che non si usano più, ma che resistono imperterrite ad ogni attacco della routine superficiale di pulizia.
Contenitori di parti
A proposito dei pezzi in lavorazione, io mi chiedo perché questi generano o figliano contenitori sporchi disordinati e semnpre pieni di componenti che non si usano più. Le parti non ripulite, vecchie e non utilizzabili vengono lasciate nel tempo nei contenitori, perché solo le buone vengono prelevate. Anno dopo anno lo strato delle parti non utili si accumulano e sembra quasi che si pensi che si possano macerare da sole e creare perché no una squisita salsa al formaggio. No. Devi solo ripulire il contenitore gettando tutto via senza pensieri, e riutilizzarlo per altri parti se necessario. Se non necessario elimina fisicamente quel contentore, perché devi sempre seguire la legge che se dai una possibilita allo sporco di riformarsi in un contenitore libero, questo certamente lo farà !
Ecco quindi che dietro angoli di macchinari emergono diversi contenitori simili per lo stesso uso, alcuni vecchi ammazzati, altri usurati e altri nuovi di zecca, come una piccola tribù alla quarta generazione.
Piccole parti , Maschere, cartamodelli, attrezzi, punte utensili e strumenti di misura.
Molto spesso ti accorgerai di avere scorte di queste cose in quantità maggiori del necessario, o addirittura di avere quelle rotte ancora in giro perché nessuno ha pensato di buttarle via.
Perché non butti una maschera o un cartamodello utilizzato per un prodotto, o per un cliente dieci anni fa? Perché o non ti ricordi di averla o perché quando di rendi conto di averla ti si insinua il dubbio che potrebbe in un futuro remoto servire e per questo motivo non la butti via.
Quante attrezzature unte bisunte e consunte si ammassano nei nostri cassetti e tavoli. Quanti strumenti di misurazioni inefficienti, o inutilizzabili, con display rovinati abbiamo comprato e a volte mai utilizzato. Non ti serviranno.
Butta tutto e non pensarci : non ne sentirai la mancanza.
Parti di emergenza
Il più delle volte, lo spazio di stoccaggio per le parti di emergenza è diventato l’ultimo rifugio per parti rotte, surplus e cose di cui nessuno avrà mai bisogno. Quando le persone rovistano nei bidoni per trovare qualcosa, tirano fuori quelle buone e lasciano quelle cattive. E nel corso degli anni si sviluppano interi bidoni di parti cattive. Io le chiamo le Prigioni dei Reietti!
Monumenti , cioè i Macchinari, carrelli scaffali, banchi , appoggi e tutto quello che è ingombrante
Questa è una categoria che mi piace, che adoro.
Quando le 5S si fanno difficili da realizzare nello step del Seiso?
Quando incontriamo i monumenti.
Ti renderai conto che hai extra macchinari, carrelli, banchi, supporti, appoggi etc. Di conseguenza avrai extra tubazioni, condotte, cavi elettrici, impianti elettrici, interrutori, quadri da gestire, pulire manutenere etc.
Di conseguenza avrai accumulo di sporcizia, olio esausto su più strati mescolato a polvere di ferro, ragnatele solidificate e collanti di ogni tipo da scrostrare .
Questi monumenti sono tali: grandi imponenti, occupano spazio, nascondono lo sporco in maniera eccelsa perché molte volte sono appoggiati ai muri e il retro di questi è paragonabile a un pancake che gronda di olio arancio traslucido maleodorante doove ovviamente non risuciamo a pulire.
Inutile dirti che mi concentro nel primo livello di sgombero proprio sui monumenti, quella scaffalatura inutile e ferma da anni, ma rifugio di ogni tipo di oggetto da anni, quel macchinario non più recuperabile, perché fermo da anni e senza pezzi di ricambio recuperabili, quei banchi di assemblaggio con i ripiani di legno consumati da generazioni di tarli di ogni classe animale.
Spostare, Togliere, subito! Dovè è il muletto?
Pareti e bacheche
Ci sono avvisi che hanno perso da tempo ogni rilevanza che avrebbero potuto avere. Ci sono note e programmi che sono diventati gialli con il tempo. Ci sono pezzi di carta che non significano più nulla. Ci sono tutti i tipi di cose affisse su muri e bacheche. Questo è tanto sgradevole e dispendioso quanto la spazzatura che si accumula lungo il muro .
Questo sia nei reparti che negli uffici.
Al di fuori
Guarda vicino alla recinzione. Guarda intorno all’esterno degli edifici. Guarda i tubi di scarico. Guarda le gronde e lungo i sentieri. Quanta spazzatura c’è? E puoi star certo che niente di ciò che c’è qui fuori servirà domani.
Magazzini e capannoni esterni
Lontani dagli occhi e dal cuore, questi luoghi tendono a trasformarsi in veri e propri cumuli di spazzatura.
In tutto questo, siate particolarmente scrupolosi e rigorosi riguardo a qualsiasi luogo esterno che abbia un coperchio o una serratura. Esploratelo, e sgomberatelo: se era lontano dagli occhi, era anche lontano dal cuore, e quindi non abbiate paura nel rimuovere le cose!
Ebbene pensi che non ci sia molto da fare nel primo passo Seiri?
Segui il mio sito DavideLega.com per i miei articoli sulla storia logistica, sulla tecnica 5S e Visual e per i racconti di ciò che faccio come docente e consulente in ambito logistico
Visit DavideLega.com for articles on logistical history, the 5S and Visual techniques, and insights into my work as a lecturer and consultant in the logistics field.
